VERDIEPINGSARTIKEL

De verwerking van stagiairs in uw onderneming voor de loonheffingen

Aangezien binnenkort de scholen weer van start gaan, kan het ook zijn dat er dan weer leerlingen of studenten bij uw organisatie komen meedraaien.

Voor sommige opleidingen is het in de praktijk werken immers een verplicht onderdeel. Als uw onderneming zulke stageplekken verschaft, krijgt u met specifieke (fiscale) aandachtspunten te maken!


12 augustus 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen


Een stage is een periode van activiteiten en werkzaamheden in het kader van de studie of opleiding die de leerling op grond van een bepaald stageprogramma volgt. Als uw onderneming stageplekken aanbiedt – oftewel een stageverlener is – krijgt u met diverse aandachtspunten rond de loonheffingen te maken.

Soort dienstbetrekking

Als u met stagiairs te maken heeft, moet u eerst bepalen of, en zo ja, van welk soort dienstbetrekking er sprake is:

  • Echte dienstbetrekking: dit is het geval als de stagiair een reële beloning ontvangt voor zijn werkzaamheden (bijvoorbeeld het voor zijn leeftijd geldende minimum(jeugd)loon).
  • Fictieve dienstbetrekking: dit is het geval als de stagiair wel een beloning ontvangt, maar het geen reële beloning is (bijvoorbeeld de helft van het voor hem geldende minimumloon).
  • Geen dienstbetrekking: dit is het geval als de stagiair alleen onderricht of (onbelaste) kostenvergoedingen ontvangt.

In een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of personeelsreglement kunnen afspraken zijn gemaakt over vergoedingen aan stagiairs.

Meestal zijn stagiairs niet in echte dienstbetrekking, maar heeft u wel met zo’n stagiair te maken, dan is dit voor de loonheffingen een ‘normale’ werknemer. U moet dan als inhoudingsplichtige alle loonheffingen over zijn beloning berekenen – en inhouden dan wel betalen – en de stagiair is verzekerd voor alle sociale verzekeringen.

Gaat het om een stagiair met een fictieve dienstbetrekking, dan moet u als inhoudingsplichtige loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden op de stagebeloning en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) betalen. De stagiair is verzekerd voor de volksverzekeringen en ZVW (de ZVW-verzekering is gekoppeld aan de verzekering voor de volksverzekering Wet langdurige zorg (WLZ)).

Let op dat een stagiair van jonger dan 30 jaar die alléén in Nederland woont voor zijn studie niet premieplichtig is voor de volksverzekeringen. Verricht hij echter naast zijn studie arbeid in het economisch verkeer, dan geldt deze uitsluiting voor de premieheffing niet, ongeacht de aard of omvang van de arbeid.

Beloning versus vergoeding

Hoewel de begrippen stagebeloning en stagevergoeding in de praktijk door elkaar worden gebruikt, zijn het officieel twee verschillende zaken:

  • Onder de stagebeloning valt alles wat u een stagiair uitbetaalt of verstrekt.
  • De stagevergoeding is de stagebeloning zónder de onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Bij een buitenlandse stagiair vallen vergoedingen en verstrekkingen rond de kosten van levensonderhoud en zakgeld ook buiten de stagevergoeding.

Wijzigen van verzkeringssituatie

Stagiairs in fictieve dienstbetrekking zijn verder wel (alleen) verzekerd voor de Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten (Wajong) en Ziektewet (ZW), ondanks dat u voor hen geen premies werknemersverzekeringen bent verschuldigd. De verzekering voor de Wajong geldt zolang de stagiair maximaal 30 jaar is en minimaal 213 lesuren per kwartaal heeft.

Let er op dat als een stagiair in fictieve dienstbetrekking na zijn stage bij u in (echte) dienstbetrekking komt, dat u een nieuw nummer inkomstenverhouding voor hem gebruikt. Er ontstaat immers een nieuwe inkomstenverhouding door het wijzigen van zijn verzekeringssituatie voor de werknemersverzekeringen.

Een stagiair die niet in (echte of fictieve) dienstbetrekking bij u is, valt buiten de loonheffingen. Zo’n stagiair is qua sociale verzekeringen wel (alleen) verzekerd voor de Wajong, onder dezelfde voorwaarden als die hiervoor zijn genoemd.

Extra aandachtspunten buitenlandse stagiairs

Een stagiair hoeft natuurlijk niet per se uit Nederland te komen. Bij buitenlandse stagiairs met een echte of fictieve dienstbetrekking die alleen vanwege een stage in Nederland verblijven maar hier niet wonen, gelden enkele extra aandachtspunten, afhankelijk van de situatie.

Als u de buitenlandse stagiair alleen zijn extra kosten van levensonderhoud vergoedt wegens het verblijf buiten het land van herkomst – zoals voor huisvesting, voedsel, drank en kleding – mag u dat onbelast doen.

Dat geldt ook als u hem alleen zakgeld betaalt; een uit vrijgevigheid betaald bedrag voor kleine uitgaven van maximaal € 100 per maand. U hoeft op de beloning dan ook geen loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden.

U – of de stagiair – moet de vergoede kosten dan wel kunnen onderbouwen met nota’s en kwitanties. Bovendien mag de stagiair niet langer dan zes maanden in Nederland verblijven, waarbij hij grotendeels – te weten meer dan 50% van de voor werkzaamheden beschikbare tijd – voor het volgen van een opleiding en stagelopen hier verblijft.

U moet in dit geval na afloop van het kalenderjaar via het formulier ‘Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan derden’ aan de Belastingdienst doorgeven wat u de buitenlandse stagiair heeft uitbetaald (per 2021 waarschijnlijk via de renseigneringsverplichting, zie pagina 19).

Heeft u voor de buitenlandse stagiair geen tewerkstellingsvergunning nodig, dan moet de stagiair u een verklaring van zijn onderwijsinstelling overhandigen. Hierin moet het volgende staan vermeld:

  • de opleiding die de stagiair volgt;
  • wat voor stage(s) hij doorloopt, inclusief een uitgewerkt stageprogramma.

U moet een afschrift van de tewerkstellingsvergunning of de genoemde verklaring bij uw loonadministratie bewaren.

Inhoudingsplichtige voor de loonheffingen

In situaties waarin u de buitenlandse stagiair niet alleen zijn extra kosten voor levensonderhoud of zakgeld betaalt, geldt u als inhoudingsplichtige voor de loonheffingen. Let daarbij op de volgende zaken:

  • De stagebeloning kan zijn vrijgesteld van Nederlandse belastingheffing op grond van een belastingverdrag.
  • Voor het al dan niet moeten inhouden van premies voor de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen moet u de internationale regelingen voor sociale zekerheid raadplegen. Meestal geldt dat het werkland heffingsbevoegd is voor de premies, waardoor er ook een verzekering in het werkland ontstaat.

Vergoeding is niet voor stagiair maar voor derde partij

Er kan zijn afgesproken dat de stagiair de stagevergoeding niet zelf ontvangt, maar u deze aan de school of het stagefonds betaalt. U hoeft de vergoeding in dat geval niet in de loonheffingen te betrekken.

Hiervoor gelden wel als voorwaarden dat de school of het stagefonds de vergoeding niet (direct of indirect) doorbetaalt aan de stagiair – maar deze gebruikt voor algemene schoolse activiteiten – en de ontvangen stagevergoedingen en besteding ervan administreert.

Verder moet u binnen twee maanden na afloop van elk jaar onder vermelding van datum en nummer van het besluit waarop deze regeling is gebaseerd (14 december 2010, nr. DGB2010/2202M) deze gegevens in uw administratie vastleggen:

  • naam, adres en BSN van de stagiair;
  • naam en adres van de school of het stagefonds;
  • bedrag van de beloning.