VERDIEPINGSARTIKEL

Waar moet u op letten als uw organisatie met stagiairs werkt?

Binnen veel ondernemingen is het gebruikelijk dat een scholier of student een tijdje stage komt lopen. Vaak vindt een stage plaats in het kader van de opleiding van de scholier of student. Zoals een student rechten die een periode van 2 maanden stage loopt op een advocatenkantoor.

Waar moet u opletten als u binnen uw organisatie een stagiair inzet? Wat zijn de risico’s, aandachtspunten en rechten en plichten?


3 augustus 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Dick van Deventer, advocaat bij Valegis Advocaten, e-mail: d.vandeventer@valegis.com, www.valegis.com


Ondernemingen zetten stagiairs vaak in voor werkzaamheden die reguliere werknemers (deels) ook doen. Als dat in uw organisatie ook gebeurt, is het de vraag of het risico bestaat dat er sprake is van een reguliere arbeidsovereenkomst in plaats van een stageovereenkomst.

Er is sprake van een arbeidsovereenkomst bij de volgende drie elementen:

  • de arbeidskracht is in dienst van de werkgever;
  • de werkgever is verplicht om de arbeidskracht loon te betalen.
  • de arbeidskracht is gedurende bepaalde tijd verplicht om persoonlijk werkzaamheden te verrichten.

Wat moet er in de stageovereenkomst

Een stagiair werkt vaak gedurende een afgesproken periode – bijvoorbeeld 2 maanden – op basis van een stageovereenkomst. De meeste stagiairs krijgen daar een vergoeding voor.

De stagiair verricht de werkzaamheden onder toezicht en leiding van de ‘stagegever’: uw organisatie. Veel van de elementen die aanwezig zijn bij een arbeidsovereenkomst zij dus óók aanwezig in de stageovereenkomst.

Het verschil is dat een stage gaat om het uitbreiden van de kennis en ervaring van de stagiair: het leeraspect. Bovendien mag u een stagiair niet volledig dezelfde werkzaamheden laten doen als een gewone werknemer.

Zou het tot een rechtszaak komen, dan verkleint u de kans dat een rechter oordeelt dat er tóch sprake is van een arbeidsovereenkomst door in de stageovereenkomst duidelijk op te nemen dat partijen geen arbeidsovereenkomst hebben willen sluiten en dat het leerelement voorop staat. U moet in de praktijk ook werken conform die stageovereenkomst.

Wat hoort er in een praktijkovereenkomst te staan?

Een praktijkovereenkomst is iets anders dan een stage-overeenkomst. De praktijkovereenkomst wordt gesloten in het kader van het ‘werkend leren’. Hierbij bestaat een contractuele relatie tussen:

  • de leerling en de school;
  • de school en het werkbedrijf;
  • de leerling en het werkbedrijf.

Die laatste relatie betreft vaak een arbeidsovereenkomst. U moet zich realiseren dat de leerling in dat geval ook werknemer is en het arbeidsrecht dus van toepassing is. Het gaat dan niet meer om een stage.

Een voorbeeld is de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) zoals die in de zorg veel voorkomt. In een dergelijke arbeidsovereenkomst is dan geregeld dat de leerling een paar dagen per week naar school gaat maar ook bij uw organisatie werkzaamheden verricht.

Is stagevergoeding loon?

U bent niet verplicht om een vergoeding aan de stagiair te betalen. De wet zegt hier niets over. Spreek dus met de stagiair af of u al dan niet een stagevergoeding betaalt.

Of een stagevergoeding kwalificeert als loon, verschilt per situatie. De vergoeding moet hiervoor in redelijke verhouding staan tot de verrichte arbeid.

Het gaat dan niet alleen om een onkostenvergoeding, zoals de vergoeding van reiskosten of een relatief lage vergoeding. Het is dan immers niet echt een tegenprestatie voor de verrichte arbeid en er zal minder snel sprake zijn van loon. Gaat de vergoeding de reële onkosten te boven – betaalt u bijvoorbeeld het volledige minimumloon – dan kwalificeert de stagevergoeding al snel als loon.

U moet de stagiair na afloop van het jaar een jaaropgaaf verstrekken. Daarop staat het totale bedrag aan loon of kostenvergoeding dat u heeft betaald, net als de loonbelasting/premie volksverzekeringen die u heeft ingehouden en afgedragen. Deze gegevens heeft de stagiair nodig bij het doen van zijn aangifte inkomstenbelasting.

Minder loonbelasting/premie volksverzekeringen door studenten- en scholierenregeling

U kunt voor scholieren en studenten die bij u stage lopen de zogenoemde scholieren- en studentenregeling toepassen. U hoeft dan minder loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden en past de kwartaaltabel voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen toe.

De regeling geldt onder meer voor studenten en scholieren die bij het begin van een kalenderkwartaal recht hebben op een gift of prestatiebeurs volgens de Wet studiefinanciering 2000 of de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

Buitenlandse studenten
De regeling geldt ook voor buitenlandse studenten en scholieren uit een ander land van de Europese Unie, IJsland, Noorwegen, Zwitserland of Liechtenstein die een International Student Identity Card (ISIC) hebben. Zij kunnen die aanvragen via de website isic.org.

U kunt voor de studenten- en scholierenregeling gebruikmaken van het formulier ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’ van de Belastingdienst. Bewaar dit formulier – samen met een eventuele kopie van de ISIC – bij uw administratie.

Wanneer bent u inhoudingsplichtig?

Als de stagiair volgens de Belastingdienst een reëel loon ontvangt – bijvoorbeeld het minimumloon – is er in fiscale zin sprake van een echte dienstbetrekking. Uw onderneming is dan inhoudingsplichtig.

U moet loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden, premies werknemersverzekeringen afdragen en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW) betalen. In dat geval is de stagiair verzekerd voor alle werknemersverzekeringen.

Is er geen echte dienstbetrekking maar krijgen de stagiairs wel een beloning, dan is er sprake van een fictieve dienstbetrekking. U betaalt dan geen premies werknemersverzekeringen.

Wel moet u loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en afdragen en werkgeversheffing ZVW betalen. De stagiairs zijn in dat geval alleen verzekerd voor de Ziektewet (ZW) en de Wajong.

Stagiair heeft ook recht op beschermingsmiddelen

Vergoeding betalen aan stagefonds

Als de stagiair de stagevergoeding niet zelf krijgt, maar u betaalt die vergoeding rechtstreeks aan de school of een stagefonds, hoeft u onder voorwaarden geen loonheffingen te berekenen. De school of het stagefonds moet de stagevergoeding en de besteding daarvan dan zorgvuldig administreren. U moet binnen twee maanden na afloop van elk kalenderjaar deze gegevens in uw administratie vastleggen:

  • de naam, het adres en het burgerservicenummer (BSN) van de stagiair;
  • de naam en het adres van de school of het stagefonds;
  • het bedrag van de beloning.

Voor stagiairs gelden de Arbowet en de Arbeidstijdenwet net zo goed als voor andere werknemers. U bent dus verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van stagiairs.

Zo heeft een stagiair bijvoorbeeld ook recht op kosteloze verstrekking van beschermingsmiddelen en de materialen die hij nodig heeft om zijn stage uit te kunnen voeren.

U mag een VOG verplicht stellen voor elke stagiair

U kunt de stagiair verplichten een verklaring omtrent gedrag (VOG) aan te vragen. De VOG is bedoeld als middel om de integriteit van een natuurlijk persoon te beoordelen. Er vindt dan onderzoek plaats naar het justitieel verleden van de stagiair.

De stagiair kan de VOG aanvragen in zijn woongemeente of rechtstreeks (digitaal) bij Dienst Justis met een DigiD. Hij krijgt vervolgens binnen vier tot acht weken uitsluitsel.

De kosten bedragen € 33,85. Als uw organisatie die kosten voor haar rekening neemt, zijn ze belast loon voor de stagiair of kunt u ze aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte.

Aansprakelijkheid organisatie ook voor stagiairs

Het arbeidsrecht verplicht uw organisatie om de arbeid en werkplek van de werknemers zo te organiseren dat ze bij hun werk geen schade lijden. Uw organisatie is aansprakelijk voor de schade die ontstaat in de uitoefening van de werkzaamheden, tenzij de schade is ontstaan doordat de werknemer zich roekeloos heeft gedragen.

Dit geldt ook voor arbeidskrachten die formeel geen werknemer zijn. Uit jurisprudentie blijkt dat deze verplichting daarmee ook geldt voor stagiairs. De achterliggende gedachte is dat u als stagegever zeggenschap heeft over de veiligheid op de werkplek, ook voor stagiairs.