Is een stagevergoeding loon of onkostenvergoeding?

Publicatiedatum 26 juli 2019

Hoe moeten we een vergoeding aan stagiairs van € 400 per maand verwerken voor de loonheffingen, als belast loon of onbelaste onkostenvergoeding?

Er is in dit geval sowieso geen sprake van een echte dienstbetrekking, omdat de stagiair niet het wettelijk minimumloon of een marktconforme beloning krijgt.

Feitelijke situatie

Of er sprake is van een (belaste) stagevergoeding of slechts van een (onbelaste) onkostenvergoeding hangt af van de feitelijke situatie (en dus niet van de afspraken op papier!). Dit zult u voor elke stagiair moeten bepalen, en is afhankelijk van zijn niveau, het aantal gewerkte uren et cetera. Is de vergoeding van € 400 daadwerkelijk een redelijke vergoeding voor zijn onkosten of is het een (verkapte) beloning en dus een stagevergoeding? Afhankelijk van wat de uitkomst is, geldt het volgende:

  • Als er sprake is van een stagevergoeding – de stagiair ontvangt meer dan een onkostenvergoeding maar de beloning is niet reëel/marktconform – is er sprake van een fictieve dienstbetrekking, zodat u er loonbelasting/premie volksverzekeringen op moet inhouden en werkgeversheffing ZVW over moet betalen, maar u bent er geen premies werknemersverzekeringen over verschuldigd (al is de stagiair wel verzekerd voor de Wajong en ZW).
  • Als er sprake is van een onkostenvergoeding, kunt u die onbelast aan de stagiair uitbetalen.

Gaat het inderdaad slechts om een vergoeding van onkosten, dan kunt u deze onbelast uitbetalen en is opname van de stagiair in de salarisadministratie niet nodig. Het is dan echter alsnog niet onverstandig om de uitbetaling van de onkostenvergoeding toch via de salarisadministratie te laten lopen, zodat een en ander goed wordt vastgelegd en de betalingen automatisch gaan. Maar dat gebeurt dan dus op vrijwillige basis.