Moeten we loonbelasting afdragen voor stagiairs uit het buitenland?

27 augustus 2020

Volgende maand beginnen in onze organisatie een paar stagiairs uit het andere EU-landen. Welke extra aandachtspunten gelden er voor de loonheffingen als we een stagiair uit het buitenland in onze organisatie laten meedraaien?

Bij buitenlandse stagiairs met een echte of fictieve dienstbetrekking die alleen vanwege een stage in Nederland verblijven maar hier niet wonen, gelden enkele extra aandachtspunten, afhankelijk van de situatie.

Onbelast zakgeld betalen

De hoofdregel is dat de werkgever loonbelasting moet inhouden op het loon dat een buitenlandse student bij hem verdient. Maar als een werkgever de buitenlandse stagiair alleen zijn extra kosten van levensonderhoud vergoedt wegens het verblijf buiten het land van herkomst – zoals voor huisvesting, voedsel, drank en kleding – mag hij dat onbelast doen. Dat geldt ook als de werkgever hem alleen zakgeld betaalt; een uit vrijgevigheid betaald bedrag voor kleine uitgaven van maximaal € 100 per maand. Hij hoeft op de beloning dan ook geen loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden.

Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan derden

De werkgever – of de stagiair – moet de vergoede kosten dan wel kunnen onderbouwen met nota’s en kwitanties. Bovendien mag de stagiair niet langer dan 6 maanden in Nederland verblijven, waarbij hij grotendeels – namelijk meer dan 50% van de voor werkzaamheden beschikbare tijd – voor het volgen van een opleiding en stagelopen hier verblijft. 
De werkgever moet in dit geval na afloop van het kalenderjaar via het formulier ‘Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan derden’ aan de Belastingdienst doorgeven wat hij de buitenlandse stagiair heeft uitbetaald.

Belastingverdragen met landen

Voldoet de stagiair niet aan de bovengenoemde voorwaarden voor een onbelaste vergoeding, dan zijn er belastingverdragen die regelen dat de werkgever geen loonbelasting hoeft in te houden als de student loon krijgt uit buitenlandse bronnen, bijvoorbeeld een buitenlandse universiteit of een buitenlands fonds.

Geen tewerkstellingsvergunning nodig

Stagiairs met een paspoort van één van de EER-landen of van Zwitserland, mogen vrij in Nederland werken. Voor hen is geen tewerkstellingsvergunning nodig. In dat geval moet de stagiair een verklaring van zijn onderwijsinstelling overhandigen. Hierin moet het volgende staan vermeld:

  • de opleiding die de stagiair volgt;
  • wat voor stage(s) hij doorloopt, inclusief een uitgewerkt stageprogramma.

Let op dat er een afschrift van de tewerkstellingsvergunning of de genoemde verklaring bij de loonadministratie moet worden bewaard.