VERDIEPINGSARTIKEL

Studiekosten niet verliezen door studiekostenbeding

In veel functies is het nodig dat de werknemer zich regelmatig laat bijscholen. Naast deze noodzakelijke scholing kan een werknemer natuurlijk ook andere redenen hebben om een cursus of opleiding te volgen. Denk aan verdieping in het vak. Betaalt uw organisatie de scholingskosten, dan wilt u profiteren van deze investering. En dat gaat niet als de werknemer snel vertrekt. Hiervoor bestaat het studiekostenbeding.


30 november 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Dick van Deventer van Valegis Advocaten, e-mail: d.vandeventer@valegis.com, www.valegis.com


Meestal volgen werknemers een cursus of opleiding om hun functie goed te kunnen uitoefenen; ze hebben bepaalde kennis en vaardigheden nodig. Daarnaast kunnen werknemers door middel van een cursus of opleiding hun (vak)kennis en vaardigheden op peil houden, uitbreiden of verdiepen. Zo’n cursus of opleiding is dan ook niet alleen gunstig voor die werknemer zelf. Ook uw organisatie hoopt daarvan een voordeel te hebben. Door het volgen van scholing zijn werknemers immers beter en misschien wel breder inzetbaar. Op die manier kunnen zij bijvoorbeeld meer inkomsten genereren voor uw organisatie.

Studiekostenbeding

Met een studiekostenbeding regelt u in welke gevallen een werknemer de door de werkgever betaalde studiekosten geheel of gedeeltelijk moet terugbetalen. Daarvan kan redelijkerwijs sprake zijn in verschillende situaties.

Denk bijvoorbeeld aan het geval dat een werknemer tijdens, direct na of kort na zijn opleiding bij uw organisatie weggaat. Het studiekostenbeding kan ook betrekking hebben op de situatie dat een werknemer wel in dienst blijft, maar de opleiding op eigen initiatief voortijdig stopt. Daarnaast kan het studiekostenbeding gaan over bijzondere situaties waarbij de arbeidsovereenkomst of de opleiding op enig moment op initiatief van de werkgever eindigt.

In die gevallen heeft uw organisatie wel kosten gemaakt, maar weinig tot geen voordeel van die investering.

Formulering moet specifiek genoeg zijn

Een werknemer met de functie ‘Algemeen Medewerker Transport en Recycling’ mocht van zijn werkgever de cursus Rijbewijs C volgen. De partijen waren hiervoor een studiekostenbeding overeengekomen. De transportmedewerker verzuimde van de cursus echter een aantal lessen; de ene keer wegens ziekte, de andere keer wegens vervoersproblemen.

 

Cursusgeld

De werkgever gaf toen te kennen de opleiding te zullen opschorten of zelfs te zullen beëindigen. Daarop nam de transportwerknemer ontslag. De werkgever vorderde toen het cursusgeld van hem terug. Het beding voorzag namelijk onder meer in een terugbetalingsregeling als de arbeidsovereenkomst op initiatief van de werknemer zou eindigen.

 

Na of tijdens

Het hof was het hier niet mee eens. De werknemer moest het cursusgeld onder meer terugbetalen als hij binnen een bepaalde periode na de cursus zelf uit dienst zou treden. De situatie waarin de werknemer ontslag nam tijdens de cursus was niet in de studieovereenkomst opgenomen. Het hof oordeelde dat de onduidelijkheid in de overeenkomst voor rekening en risico van de werkgever behoorde te komen. De werknemer hoefde daarom niets terug te betalen.

 

Gerechtshof Leeuwarden, 5 juli 2011, ECLI (verkort): BR0372

Glijdende schaal

Het studiekostenbeding is niet afzonderlijk in de wet geregeld. Toch zijn er in de rechtspraak enkele specifieke criteria ontwikkeld voor de rechtsgeldigheid van het studiekostenbeding.

In het studiekostenbeding moet staan hoelang uw organisatie verwacht voordeel te hebben van de kennis en vaardigheden die de werknemer tijdens de scholing heeft opgedaan. Ofwel: binnen welke periode verwacht uw organisatie de studiekosten terug te verdienen?

Daarnaast moet de terugbetalingsregeling in het studiekostenbeding een zogenoemde glijdende schaal bevatten. Dat is een staffel waarin u opneemt gedurende welke periode welk bedrag (of percentage) van de studiekosten moet worden terugbetaald. Die periode komt overeen met de tijd waarbinnen u verwacht voordeel van de scholing te hebben.

In die periode moet de terugbetalingsregeling naar evenredigheid afnemen. Kortom: als het dienstverband langer voortduurt, moet het restitutiebedrag lager worden.

Informatieplicht

Als uw organisatie een studiekostenbeding overeenkomt, moet u aan de werknemer duidelijk de voorwaarden en eventuele gevolgen daarvan uitleggen. Laat u dit na, dan kan dat de geldigheid van het beding aantasten.

Geef daarom aan wat de hoogte is van de studiekosten en leg duidelijk uit dat er sprake kan zijn van een terugbetalingsverplichting. Zet ook duidelijk uiteen hoe die terugbetalingsregeling eruitziet. Vermeld helder wanneer de werknemer studiekosten moet terugbetalen. Noem daarbij de staffel en welke kosten moeten worden terugbetaald.

Zo moet uit de regeling blijken of de werknemer bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst ook het (doorbetaalde) loon over die studieperiode moet terugbetalen.

Van belang hierbij is of de werknemer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd heeft. Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd rust op u een zwaardere informatieplicht. De kans dat de werknemer studiekosten moet terugbetalen is namelijk veel groter. In dat geval moet u de werknemer nog beter op de hoogte stellen van de eventuele financiële risico’s.

Initiatief van de werkgever of de werknemer?

Daarnaast is van belang op wiens initiatief de studie gevolgd wordt. Als uw organisatie de werknemer verplicht om een bepaalde opleiding of cursus te volgen, kunt u niet snel een geslaagd beroep doen op het studiekostenbeding. Dat is bijvoorbeeld het geval als niet snel duidelijk is waarom een werknemer een bepaalde opleiding eigenlijk moet volgen.

Ook speelt een rol op wiens initiatief de arbeidsovereenkomst eindigt. Als de arbeidsovereenkomst van de werknemer op initiatief van uw organisatie eindigt, kan dat een geslaagd beroep op het studiekostenbeding in de weg staan, zeker als de werknemer niets te verwijten is.

Fiscale gevolgen studiekostenvergoeding

De betaling van een studiekostenvergoeding heeft natuurlijk ook een fiscale kant. De vergoeding die uw organisatie aan een werknemer geeft voor een cursus of opleiding kan onbelast zijn. Het moet dan gaan om een cursus waarmee de werknemer zijn voor het werk benodigde kennis en vaardigheden onderhoudt of verbetert. Of om een studie of opleiding die is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst.

Als een werknemer op grond van een studiekostenbeding de kosten van zo’n onbelaste cursus aan uw organisatie moet terugbetalen, is deze terugbetaling ook onbelast.

Nieuwe werkgever

Als een werknemer een nieuwe werkgever vindt, terwijl hij nog een lopend studiekostenbeding heeft, neemt de nieuwe werkgever de terugbetaling vaak voor zijn rekening. De nieuwe werkgever kan die studiekosten dan aan de werknemer vergoeden. Doet hij dat in hetzelfde kalenderjaar als waarin de werknemer de studiekosten aan de oude werkgever terugbetaalt, dan kan dit onbelast.

Als de nieuwe werkgever de studiekosten later vergoedt of overneemt, is het zaak dat hij dit onvoorwaardelijk toezegt in het kalenderjaar waarin de werknemer zijn oude werkgever moet betalen. Alleen dan kan deze vergoeding onbelast en zonder fiscale gevolgen plaatsvinden. Zorg dus dat u dit goed heeft geregeld. 

Onduidelijkheid kost werkgever centen

Een werkneemster die voor bepaalde tijd als verkoopmedewerkster in dienst was bij een optiek, kreeg na haar derde arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd een vast contract aangeboden. Dat weigerde zij. De werkneemster had tijdens haar dienstverband voor bepaalde tijd een opleiding tot opticien(manager) gevolgd. De optiek meende daarvan nog niet volledig geprofiteerd te hebben toen het dienstverband eindigde.

 

Van rechtswege

De optiek vorderde daarom terugbetaling van de studieschuld van € 1.721,30. Het studiekostenbeding vereiste voor terugbetaling dat het dienstverband op verzoek van de werkneemster was beëindigd. Volgens de optiek was daarvan sprake. De werkneemster zag dit echter als een beëindiging van rechtswege.

 

Formulering

Het hof keek zowel naar de formulering van het beding als naar de bedoeling van beide partijen. Het oordeel was dat de verkoopmedewerkster de consequenties van de afspraak niet had begrepen. De uitleg van de werkgever dat er ook sprake was van ontslag op verzoek van de werkneemster als zij een contractverlenging zou weigeren, bleek niet uit het beding. Die onduidelijkheid moet juist voor risico van de werkgever komen. De werkneemster kreeg dan ook gelijk en hoefde de studiekosten niet terug te betalen.

 

Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 8 september 2015, ECLI (verkort): 6643



Meer informatie over het opstellen van goede bedingen voor de arbeidscontract vindt u in de toolbox Stel goede bedingen voor het arbeidscontract op.