Bouwplan voor een goed gespreksverslag

Na afloop van een belangrijk gesprek wilt u snel kunnen terugzien wat er besproken is en welke acties u moet ondernemen. Een gespreksverslag laat dit meteen zien. Uit welke bouwstenen bestaat een goed gespreksverslag?

11 juli 2019 | Door redactie

Het maken van een gespreksverslag doet u niet tijdens het gesprek, maar daarna. Tijdens het gesprek luistert u aandachtig (tool) en maakt u aantekeningen. Na afloop brengt u structuur aan in uw aantekeningen aan de hand van een bouwplan. U beantwoordt eerst enkele algemene vragen: ‘Wanneer vond het gesprek of de bespreking plaats?’, ‘Waar vond het plaats?’, ‘Wie waren er aanwezig?’ en ‘Wat was het onderwerp?’. In een volgende alinea schrijft u op wat de aanleiding was voor het gesprek, en specificeert u ook het doel.

Besproken punten en besluiten in gespreksverslag

Wat er besproken is, komt vervolgens in een apart blok aan bod. Deel de besproken punten op in deelthema’s als het er veel zijn. Tot slot noteert u gemaakte afspraken, en eventuele actiepunten. Als u gespreksverslagen altijd op dezelfde manier noteert, kunt u in een oogopslag zien wat de essentie was en welke acties u moet ondernemen.