Na afloop van een belangrijk gesprek wilt u snel kunnen terugzien wat er besproken is en welke acties u moet ondernemen. Een gespreksverslag laat dit meteen zien. Uit welke bouwstenen bestaat een goed gespreksverslag?
Het maken van een gespreksverslag doet u niet tijdens het gesprek, maar daarna. Tijdens het gesprek luistert u aandachtig en maakt u aantekeningen. Na afloop brengt u structuur aan in uw aantekeningen aan de hand van een bouwplan. U beantwoordt eerst enkele algemene vragen: ‘Wanneer vond het gesprek of de bespreking plaats?’, ‘Waar vond het plaats?’, ‘Wie waren er aanwezig?’ en ‘Wat was het onderwerp?’. In een volgende alinea schrijft u op wat de aanleiding was voor het gesprek, en specificeert u ook het doel.
Wat er besproken is, komt vervolgens in een apart blok aan bod. Deel de besproken punten op in deelthema’s als het er veel zijn. Tot slot noteert u gemaakte afspraken, en eventuele actiepunten. Als u gespreksverslagen altijd op dezelfde manier noteert, kunt u in een oogopslag zien wat de essentie was en welke acties u moet ondernemen.