Niet blunderen met zakelijke e-mails

Een zakelijke e-mail met daarin een joekel van een spelfout is niet bevorderlijk voor het imago van uw organisatie. Maar ook foutloze e-mails kunnen de plank nog steeds flink misslaan. Denk maar aan een raar lettertype of een e-mail die pas drie weken later beantwoord wordt. Als uw organisatie professioneel wil overkomen, moeten er regels voor het versturen van zakelijke e-mail opgesteld worden.

2 mei 2011 | Door redactie

E-mailcontact tussen organisaties en hun relaties laat namelijk behoorlijk te wensen over. Vaak geldt dat de e-mail die u als antwoord toegestuurd krijgt, aan alle kanten rammelt. Toch is het versturen van een foutloze en efficiënte e-mail geen hogere wiskunde. Uw organisatie zal alleen wel duidelijke afspraken moeten maken. Zo kunnen medewerkers zich houden aan de volgende aanwijzingen: 

  • Stuur een ontvangstbevestiging, eventueel automatisch.
  • Houd maximaal twee werkdagen aan voor de beantwoording.
  • Als u denkt dat het langer gaat duren, stuur dan informatie over de verwachte beantwoordingstermijn.
  • Maak in de onderwerpregel meteen duidelijk waar u op reageert.
  • Schrijf zakelijk, dus niet met ‘hoi’, ‘doei’ en ‘jij’, maar gebruik bij zakelijke correspondentie de gangbare aanhef en ondertekening.
  • Eindig met de NAW-gegevens van uw organisatie.
  • Stuur geen zware bijlagen mee, 1 MB is het absolute maximum.

Aansluiten op de huisstijl

Het staat bovendien erg professioneel als de online communicatie aansluit op de huisstijl van uw organisatie. Alle medewerkers moeten daarom weten welk lettertype zij in e-mails moeten gebruiken. Standaardteksten voor een ontvangstbevestiging, een afwezigheidsmelding en de automatische handtekening doen ook wonderen. U weet dan zeker dat alle medewerkers op dezelfde manier communiceren. Dat verkleint de kans op fouten door slordigheid al behoorlijk.