Niet te makkelijk denken over e-mail

U verstuurt waarschijnlijk elke dag e-mailberichten. Niemand hoeft u dus te vertellen hoe u dit moet doen. Maar dat wil niet zeggen dat er geen ruimte voor verbetering is. Want heeft u bijvoorbeeld wel genoeg aandacht besteed aan de onderwerpregel? En zo zijn er nog meer zaken waar u op kunt letten voordat u op ‘Verzenden’ klikt.

10 juli 2012 | Door redactie

Verstuurt u een privé-e-mail, dan zult u niet wakker liggen van een spelfout. Dat ligt anders bij zakelijke e-mail. U wilt natuurlijk niet uitgelachen worden door een relatie. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat uw e-mailbericht er professioneel uitziet en vrij is van fouten.

Lees tekst e-mail door

Let daarom, de volgende keer dat u een zakelijk e-mail verstuurt, op de onderstaande punten:

  • Een goede onderwerpregel is cruciaal. Dat is namelijk het eerste wat de ontvanger ziet. Zorg daarom dat u de inhoud van het bericht duidelijk beschrijft. Dus niet:’vergadering’, maar bijvoorbeeld ‘vergadering vrijdagochtend is geannuleerd’
  • Heeft u veel te melden, maak er dan geen grote lap tekst van. Verdeel de tekst in alinea’s om de leesbaarheid te vergroten;
  • Afkortingen, smileys, sms-taal en onconventionele spelling mogen eigenlijk niet voorkomen in een zakelijke e-mail. Bij iemand die u goed kent kan het soms wel, maar doe het niet als u twijfelt. Een lachend gezichtje is aardig bedoeld, maar kan verkeerd opgevat worden;
  • Het belangrijkste is dat u de tekst goed doorleest voordat u op Verzenden klikt. Staat u op het punt om een hele belangrijke e-mail te versturen, print die dan uit zodat u de tekst even rustig na kunt lezen.