Werknemers die thuiswerken nemen de laptops van de zaak mee naar huis. Ook thuis zit een ongeluk in een klein hoekje; een kop koffie is zo gemorst. Wie betaalt de kosten als er schade aan de laptop ontstaat: de werkgever of de werknemer?
Gebeurt er iets met de laptop op een werkplek op kantoor, dan is de werkgever hiervoor aansprakelijk. Hij draait op voor de kosten en laat de laptop in kwestie repareren of vervangen. Met de toename van het aantal thuiswerkers in Nederland kan het vaker gaan voorkomen dat apparatuur van de zaak, zoals laptops maar ook smartphones, bij de werknemer thuis beschadigd raakt. In dat geval is de werkgever nog steeds aansprakelijk, maar er zijn grenzen. Als de werknemer opzettelijk handelt, nalatig is of als er sprake is van bewuste roekeloosheid kan de werkgever de werknemer proberen aansprakelijk te stellen. De werkgever moet dit wel kunnen bewijzen.
Maar wat als de werknemer op zijn eigen computer vanuit huis werkt en deze beschadigt? Vaak behoudt de werkgever dan verantwoordelijkheid (omdat het apparaat voor werk wordt gebruikt), maar de kwestie wordt al snel ingewikkeld. Heeft de werknemer wel de mogelijkheid om een bedrijfslaptop te gebruiken, maar kiest hij er zelf voor om zijn eigen apparatuur te gebruiken, dan zal de werknemer eerder zelf opdraaien voor de kosten. Het kan ook uitmaken of de schade is opgelopen onder werktijd of in privétijd. Voor zowel werkgever als werknemer is het dus belangrijk om goede, heldere afspraken te maken over het gebruik van de zakelijke apparatuur (tool).
Neem de aansprakelijkheid op in de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Een handige regeling is bijvoorbeeld om de werknemer elke maand een onkostenvergoeding te betalen omdat hij zijn eigen apparatuur gebruikt. Op die manier heeft de werkgever meteen een bijdrage geleverd aan eventuele schade van de apparatuur. Daarnaast kan de werkgever in clausules vermelden welke procedures werknemers moeten volgen bij verlies of diefstal van apparatuur. Het niet volgen van deze procedures kan ertoe leiden dat de werknemer zelf verantwoordelijk is voor de gevolgen van het verlies of de diefstal.