Welke rol heeft de OR bij de invoering van een thuiswerkregeling?

20 september 2021

Onze bestuurder heeft onze OR gevraagd om mee te denken over een thuiswerkregeling. Waar moeten we bij de invoering van zo’n regeling op letten?

Het opstellen van een thuiswerkregeling is bij uitstek een project dat uw bestuurder samen met uw OR moet oppakken. Uw OR kijkt immers zowel naar de belangen van de werknemers als die van de organisatie.

Opletten

Hoewel de Wet op de ondernemingsraden een thuiswerkregeling niet specifiek noemt als onderwerp waarover uw OR instemmingsrecht heeft (artikel 27 WOR), geldt dit wel voor veel onderwerpen die in de regeling aan bod kunnen komen. Denk aan de arbeidsomstandigheden (ook op de thuiswerkplek), de regels voor de arbeids- en rusttijden of het werkoverleg.

Ook uw adviesrecht (artikel 25 WOR) kan van toepassing zijn. Bijvoorbeeld als uw bestuurder vanwege de overstap naar (gedeeltelijk) thuiswerken van plan is om een kleinere kantoorruimte te zoeken of omdat hij software wil invoeren om werknemers te monitoren.

Uw OR moet dus goed opletten of u zeggenschap heeft over de beslissingen die uw bestuurder voor het thuiswerkbeleid wil nemen. Sla ook de cao erop na.

Op basis van de huidige wetgeving kunnen werknemers weliswaar geen thuiswerkrecht afdwingen, maar in de cao kunnen wel relevante afspraken staan. En maakt uw organisatie deel uit van een groot concern, dan bestaan er mogelijk ook bedrijfsafspraken waarmee uw bestuurder rekening moet houden.

Tevredenheid

Voor uw OR is het van belang dat uw bestuurder bij het opstellen van een thuiswerkregeling zo veel mogelijk rekening houdt met de wensen en behoeften van uw achterban. Wijken de plannen van uw bestuurder erg af van wat uw achterban het liefste wil, dan zal hij zijn beslissing dus goed moeten onderbouwen.

Uw OR kan de wensen en ideeën van uw achterban inventariseren door middel van een achterbanraadpleging. Neem hierin zo veel mogelijk onderwerpen op die in de thuiswerkregeling aan bod kunnen komen: de arbeidsomstandigheden thuis, vergoedingen en verstrekkingen, bereikbaarheid, roosters, ICT enzovoort. De uitkomsten hiervan bespreekt uw OR vervolgens met uw bestuurder.

Vergoeding

Een goede thuiswerkregeling (tool) biedt duidelijkheid over de rechten en plichten van uw achterban en geeft inzicht in de randvoorwaarden om van thuiswerken een succes te maken. In de thuiswerkregeling moet in ieder geval staan bij welke functies thuiswerken een optie is, hoeveel uren of dagen per week werknemers thuis mogen werken, en of er dagen zijn waarop werknemers in principe thuis of juist op kantoor moeten werken.

Ook moeten er duidelijke afspraken in staan over de bereikbaarheid van werknemers en de financiële gevolgen als een werknemer structureel (deels) thuiswerkt. Denk aan een thuiswerkvergoeding of aanpassing van de reiskostenvergoeding.

Uw bestuurder doet er ook verstandig aan om vast te leggen dat de bevoegdheid om toestemming te verlenen over thuiswerken bij de werkgever ligt en in welke situaties hij een beslissing kan terugdraaien.

Aan de hand van de algemene thuiswerkregeling kan uw bestuurder individuele afspraken maken met werknemers. Die moet hij schriftelijk vastleggen in een overeenkomst (tool) met de werknemer. Zorgen de afspraken voor een wijziging van de arbeidsvoorwaarden, dan heeft uw bestuurder de individuele instemming van werknemers nodig.

Thuiswerkvergoeding

Het demissionaire kabinet kondigde onlangs aan dat het op Prinsjesdag een regeling wil introduceren voor een onbelaste thuiswerkvergoeding (tool), waarschijnlijk een nieuwe gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling.