Ruim helft managers heeft overvolle agenda

Een goed voornemen voor 2021: een legere agenda. Uit onderzoek blijkt namelijk dat die van 53% van de managers te vol zit. Slechts 16% slaagt erin ruimte in de agenda te houden. Met deze tips creëren ze wat meer lucht in hun planning.

6 januari 2021 | Door redactie

Constant schakelen tussen taken en projecten werkt niet productief. Het steeds weer opstarten van een nieuwe taak kost tijd en energie. Managers moeten daarom met aandacht aan één klus tegelijk werken. Of soortgelijke taken bundelen, zoals telefoongesprekken of e-mails beantwoorden. Zo zijn ze maar één keer tijd kwijt aan het opstarten. Daarnaast voelt de dag minder versplinterd aan, waardoor ze minder werkdruk ervaren. Een manager die een moeilijke klus moet doen die veel concentratie vereist, schakelt het beste de telefoon en mail alerts tijdelijk uit op een geschikt moment. Zoals aan het begin van de werkdag of na de lunch. Dan is hij nog fris.

Plan niet te strak

Als de agenda van de manager te strak is volgepland, raakt hij in de knoop met deadlines. Het is raadzaam om iedere dag ruimte in te plannen voor onvoorziene zaken. Denk aan twee uur per dag om in te lopen of onverwachte taken op te pakken. Onvoorziene zaken die geen directe actie vereisen kunnen het beste meteen worden ingepland. Is er tijd over? Dan kan de manager die gebruiken om achterstallig werk weg te werken of de mailbox op te ruimen.

Rust voor het brein

Managers moeten vergaderingen ook niet te dicht op elkaar plannen, maar er minstens een kwartier tussen houden. Zeker als het om videovergaderingen gaat, is het belangrijk hun brein even tot rust te laten komen. Daarnaast schieten ze zo niet meteen in de stress als een vergadering uitloopt. Het geeft ze ook de tijd om een kopje koffie te halen, een sanitaire stop te maken of, als ze thuiswerken: de vaatwasser uit te ruimen of de kat te knuffelen.

Plan ook vakanties

Over voorpret gesproken: managers doen er goed aan ook de vakanties en vrije dagen in hun agenda te plannen. Dat moeten ze meteen aan het begin van het jaar doen en de rest eromheen plannen, voordat de boel dichtslibt en er geen of onvoldoende tijd is om bij te komen. Momenten waarop managers tijd aan henzelf of hun gezin besteden, geven ze de kans om weer op te laden en los te komen van het werk.

Bijlagen bij dit bericht

Burn-out voorkomen
E-learning | VideoCollege 21 minuten
Vakantie- en verlofplanning 2021
Tools | Formulieren