VERDIEPINGSARTIKEL

Drie methodes voor meer grip op uw werk

Het is een doordeweekse dag. Uw telefoon blijft maar rinkelen. Tientallen collega’s staan fysiek of virtueel naast uw bureau met berichten, vragen of verzoeken. Hoe gaat u met deze informatiestromen om? Aan welke persoon of taak schenkt u het eerste aandacht? Het zijn vragen waar menig werknemer mee worstelt. Door alle input eerst te beoordelen en daarna systematisch te verwerken, krijgt u de controle over uw werkdag terug.


2 mei 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Martine Vecht, auteur van ‘Het ABC van plannen, organiseren en optimaliseren’ en professional organizer bij de School voor Organizing. www.schoolvoororganizing. nl


Het ligt voor de hand dat u op een werkdag in de eerste plaats de zaken afwikkelt die urgent zijn. Toch is dat niet altijd in uw voordeel. U schuift daarvoor bijvoorbeeld steeds uw eigen werk aan de kant, of komt niet toe aan taken zonder deadline. Hoe behulpzamer uw opstelling, hoe beter mensen u weten te vinden en hoe meer u in de knel komt.

Meer plannen

Dat u telkens nodig bent voor het leveren van informatie, het gladstrijken van problemen of om een crisis te bezweren, is waarschijnlijk onderdeel van uw functie. Tegelijkertijd wilt u wel enige grip kunnen houden op uw werkzaamheden en agenda. U wilt klaarstaan voor de ander zonder een speelbal te worden van de omgeving. Immers: hoe meer u kunt plannen, hoe meer kwaliteit u kunt leveren.

Actielijsten

In drie stappen bereikt u dit doel. Om goed te kunnen plannen, heeft u allereerst een volledig overzicht van uw werkzaamheden nodig. Een actielijst is daarbij bijzonder behulpzaam. Zonder zo’n lijst valt u al snel terug op veel minder effectieve methodes om dingen te onthouden die u niet meteen kunt oppakken. U krabbelt de taak in een notitieblok, stelt een reminder in, zet een vlaggetje in uw mail of markeert geopende e-mailberichten als ongelezen. Het nadeel van zo’n aanpak is dat uw taken verspreid raken over meerdere plekken. Het kan dus zijn dat u iets vergeet of verkeerde prioriteiten stelt. Met één actielijst werken voorkomt dus onrust en stress. Digitaal of op papier; net wat het beste werkt.

‘Things-To-Do-Today’-blok als weekplanner

Veel mensen gebruiken een Things-To-Do-Today-blok om er taken in te schrijven, maar niet als planningsinstrument. Toch kan dat goed door deze om te vormen tot weekplanner. Dat werkt zo:

  • Gebruik één pagina per week, en geef die de weeknummers.
  • Maak vierentwintig afvinkvakjes.
  • Schrijf taken die u deze week wilt doen in de planner.
  • Schrijf taken die u later wilt doen in een van de andere weken.
  • Kies per dag wat u wilt doen, vink voltooide taken af.
  • Neem onvoltooide taken mee naar de volgende week.

Systematische aanpak

Wat u verder nodig heeft, is een systematische werkaanpak waarbij u binnenkomende taken sorteert naar urgentie, belang, duur en gewenste opleverdatum. Dat betekent doelgericht, consequent en weloverwogen te werk gaan. Oftewel beoordelen, prioriteren en vervolgens uitvoeren, delegeren of inplannen. Hierbij streeft u naar zo min mogelijk bewerkingen per taak. Door vergelijkbare taken geclusterd uit te voeren, gebruikt u uw tijd efficiënt. Daarnaast kunt u werken volgens het principe ‘aanraken is afmaken’. U voorkomt hiermee dat u één en dezelfde taak steeds opnieuw ter hand moet nemen omdat u zich onderwijl hebt laten afleiden. Tot slot heeft u een zogeheten ‘extern brein’ nodig waarin u informatie op een toegankelijke manier kunt opslaan voor latere verwerking. Dan stap drie om grip op uw werkdag te krijgen. Onze hersenen verwerken informatie in schema’s, een evolutionair verfijnd systeem waarop wij mensen onze instinctieve beslissingen baseren. U maakt daarbij gebruik van allerlei onbewuste vuistregels: dat scheelt tijd en energie. Formuleer daarom ook voor veelvoorkomende situaties op kantoor vuistregels of principes. U beslist bijvoorbeeld niet meteen als u wordt overvallen door een verzoek, maar vraagt bedenktijd. U verwerkt taakverzoeken op volgorde van binnenkomst.

U bent altijd bereikbaar voor collega’s, maar niet altijd beschikbaar

U bent altijd bereikbaar voor collega’s, maar niet altijd beschikbaar. Door dergelijke principebesluiten te nemen, sluit u bij voorbaat al wat keuzes uit. Dat maakt het gemakkelijker om uw tijd te managen. U zult merken dat anderen dit eerder accepteren dan als u nu eens dit doet, dan weer dat. Zo zorgt u dat alles op rolletjes loopt terwijl u tegelijkertijd uw grenzen bewaakt.