Investeert u in scholing van een werknemer, maar moet u deze werknemer later ontslaan, dan kunt u mogelijk de verplichte transitievergoeding onder voorwaarden verlagen met de scholingskosten. Het Besluit voorwaarden in mindering brengen kosten op transitievergoeding dat dit regelt, maakt voor de kostenaftrek onderscheid tussen twee soorten kosten.

• Transitiekosten: kosten rondom het eindigen of niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst en gericht op het voorkomen van werkloosheid of het verkorten van de periode van werkloosheid van de werknemer.
• Inzetbaarheidskosten: kosten rondom het bevorderen van de bredere inzetbaarheid van de werknemer die tijdens de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt.

Schriftelijke instemming van werknemer

Voor beide kosten dat u ze pas mag maken nadat de werknemer schriftelijk heeft ingestemd met de verlaging van de transitievergoeding met deze specifieke kosten – tenzij de kosten verplicht zijn door (cao-)afspraken met werknemers of vakbonden. Verder gelden deze eisen:

• De kosten zijn gericht op de betreffende werknemer en niet op ander personeel.
• De transitievergoeding is niet te verminderen met loonkosten.
• De scholingskosten staan in redelijke verhouding tot het doel.
• U maakt de kosten niet tijdens of na de periode waarover u de transitievergoeding moet berekenen.
• De kosten zijn niet op anderen te verhalen. 

Aftrek bij langere opzegtermijn

Voor transitiekosten geldt een extra regel: extra kosten die uw organisatie heeft door het hanteren van een langere opzegtermijn dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn, mag u van de transitievergoeding aftrekken als u de werknemer tijdens deze termijn vrijstelt van werkzaamheden. 

Extra vermindering transitievergoeding

Sinds 1 juli 2020 zijn er extra situaties waarin u de transitievergoeding mag verminderen met inzetbaarheidskosten. U mag de vergoeding verlagen met kosten voor activiteiten die de inzetbaarheid van de werknemer binnen of buiten uw organisatie bevorderen, tenzij:

• de werknemer zijn verworven kennis en vaardigheden vooral heeft gebruikt om zijn functie (die hij bij de aanvang van de scholingsactiviteiten verrichtte) uit te oefenen; of
• het geld is besteed vanwege re-integratieverplichtingen of de herplaatsingsverplichting om ontslag te voorkomen.

Daarnaast moeten de kosten niet ouder zijn dan vijf jaar op de dag waarop u de transitievergoeding verschuldigd bent, al mag u met de werknemer schriftelijk afspreken dat u van die termijn afwijkt. Vóór 1 juli 2020 mocht u inzetbaarheidskosten alleen van de transitievergoeding afhalen als deze gericht waren op de inzetbaarheid buiten de organisatie.