VERDIEPINGSARTIKEL

Regels voor het berekenen en uitkeren van vakantiebijslag

In veel organisaties wordt binnenkort de vakantiebijslag uitbetaald. Een behoorlijke klus voor u als salarisadministrateur elk voorjaar! Tenzij uw organisatie ervoor gekozen heeft om de vakantiebijslag als onderdeel van het gewone salaris verspreid over heel het jaar uit te betalen. Hoe zit het ook alweer met vakantiebijslag en op weke manier kan uw organisatie zo’n allinloon gaan betalen aan de werknemers?


2 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online.


Vakantiebijslag wordt in de volksmond vaak vakantiegeld genoemd. Onterecht natuurlijk; u weet als salarisadministrateur dat vakantiegeld eigenlijk slaat op het salaris dat een werknemer krijgt doorbetaald op het moment dat hij vakantiedagen opneemt. Zijn vakantiebijslag of vakantietoeslag is het geld dat hij gedurende het jaar op heeft gebouwd op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML). Een werknemer kan met zijn opgespaarde vakantiebijslag op vakantie gaan, terwijl u zijn salaris doorbetaalt, omdat hij netjes heeft aangegeven zijn opgebouwde vakantieuren op te nemen. Hij geniet dan van beide tegelijk.

Grondslag voor vakantiebijslag

Werknemers hebben recht op minstens 8% vakantiebijslag over hun salaris, voordat u de inhoudingen voor de loonbelasting in mindering brengt. U moet de vakantiebijslag berekenen over het brutoloon van de werknemer, dus bijvoorbeeld ook over loon tijdens ziekte of vakantie. Eventueel loon van derden als onderdeel van de arbeidsvoorwaarden telt ook mee; denk bijvoorbeeld aan fooien. Sinds 1 januari 2018 hebben werknemers ook recht op vakantiebijslag over overwerkloon. Hoewel u vorig jaar nog een uitzondering op deze regel kon maken, kan dat in 2019 niet meer. Bepaalde vormen van loon in geld blijven buiten de grondslag voor de vakantiebijslag.

Niet in de berekening

U hoeft geen vakantiebijslag te berekenen over:

  • eindejaarsuitkeringen;
  • winstuitkeringen;
  • bonussen;
  • onkostenvergoedingen;
  • uitkeringen bij bijzondere gelegenheden.

Grens bij drie keer minimumloon

Werknemers moeten in totaal minstens 108% van het voor hen geldende minimumloon verdienen. De WML begrenst de grondslag op drie keer het minimumloon. Met een werknemer die meer dan drie keer het minimumloon verdient, kunt u afspreken dat hij over het meerdere geen vakantiebijlslag krijgt. Die inperking kan ook via het individuele arbeidscontract gebeuren. Overigens mag uw organisatie altijd in het voordeel van de werknemers afwijken.

Persoonlijk keuzebudget

In steeds meer cao’s zijn de vakantiebijslag – en vaak ook de bovenwettelijke vakantiedagen – ondergebracht in een zogenoemd keuzebudget. Elke werknemer kan gedurende het jaar dan zelf kiezen waar hij zijn budget voor gebruikt; hij kan het laten uitbetalen, er extra vakantiedagen van kopen, het opsparen tot het eind van het kalenderjaar of een combinatie van deze mogelijkheden.

Vakantiebijslag op de loonstrook

U kunt werknemers bij de uitbetaling van de vakantiebijslag eens per jaar een aparte loonstrook voor de uitbetaling verstekken. Dat hoeft u echter niet zo te doen, u kunt de uitbetalingsspecificaties ook op het gewone salarisstrookje van de werknemer zetten. U zou opgebouwd recht op vakantiebijslag ook bij iedere loonbetalingsronde kunnen uitbetalen. Zo maakt de vakantiebijslag deel uit van het reguliere verloningsproces. Veel werkgevers en werknemers denken dat op hun loonstrook te zien moet zijn welk deel van het nettoloon tijdvakloon is en welke delen vakantiebijslag en vakantiegeld. In een recente rechtszaak werd echter besloten dat de details niet per se op het loonstrookje hoeven te staan. Deze vorm van uitbetalen, dus door middel van een all-inloon of keuzebudget, is toegestaan zolang een schriftelijke arbeidsovereenkomst duidelijkheid geeft over de manier van uitbetalen en de bijbehorende loonspecificaties. Uw organisatie moet er wel voor zorgen dat een werknemer in de gelegenheid gesteld wordt om vakantie op te nemen. De werknemer moet er rekening mee houden dat hij zijn salaris op dat moment niet krijgt doorbetaald, aangezien hij dat geld als onderdeel van zijn normale salaris al gedurende het jaar verspreid krijgt.

Aparte eindafrekening bij uitdiensttreding

Het verlonen via een all-inloon of keuzebudget levert u niet per se administratief voordeel op, maar zorgt ervoor dat werknemers flexibeler over hun geld kunnen beschikken. Lang niet alle werknemers willen de uitkering immers per se voor de zomer gebruiken. U hoeft, als de vakantiebijslag onderdeel is van het salaris, geen aparte eindafrekening voor de gereserveerde vakantiebijslag meer te maken, als de werknemer uit dienst gaat. Die is dan al standaard ieder loontijdvak aan de werknemer uitgekeerd. Krijgen werknemers geen vast salaris per loontijdvak, maar een flexibel salaris op basis van hun werkelijke uren, dan kunt u dit met 8% verhogen en zo veel rompslomp voorkomen. U behandelt de vakantiebijslag voor de loonheffingen dan als normaal loon en niet als bijzondere beloning.

Tabel bijzondere beloningen

Over de vakantiebijslag zijn ook gewoon premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) verschuldigd. Voor de berekening van de loonheffing is het moment van uitbetaling van de vakantiebijslag bepalend.

  • Doet u dat eens per jaar, dan is de witte tabel voor bijzondere beloningen van toepassing. Als het gaat om vakantiebijslag waarop u de tabel voor bijzondere beloningen toepast – er is dus géén sprake van een all-inloon – moet u in kolom 1 van de loonstaat (Loontijdvak) bovendien aangeven dat het om een bijzondere beloning gaat.
  • Betaalt u bij elke salarisronde de vakantiebijslag uit: gebruik de witte tijdvaktabel. Bij een all-inloon valt de vakantiebijslag als regulier loon onder de witte tijdvaktabel.

Het bedrag aan uitbetaalde vakantiebijslag moet u opnemen in kolom 3 (Loon in geld) van de loonstaat.

Onduidelijkheden dwingen werkgevers naar de rechterbank

In oktober 2018 stelde een kantonrechter in Rotterdam een werknemer in het gelijk die aanvoerde dat hij geen vakantiegeld en vakantiebijslag had gehad. Bepalend in deze zaak was de collectieve arbeidsovereenkomst (cao), die volgens de rechter onduidelijk was. Het all-inloon en de hoogte van het loon, de vakantiebijslag en de vergoeding voor opgebouwde vakantiedagen had de werkgever daarom uiteen moeten zetten op de loonstroken van de werknemer. Rechtbank Midden- Nederland besloot in februari 2019 dat all-inloon is toegestaan, zolang een schriftelijke arbeidsovereenkomst maar duidelijkheid geeft over de manier van uitbetalen en de bijbehorende loonspecificaties.

Rechtbank Rotterdam, 11 oktober 2018, ECLI (verkort): 8427
Rechtbank Midden-Nederland, 27 februari 2019, ECLI (verkort): 859

Wat het verschil tussen vakantiebijslag en het opgebouwde recht op vakantiebijslag betekent voor uw loonaangifte kunt u lezen op rendement.nl/salaristools.