Voor werkgevers is het belangrijk om tijdig op de hoogte te zijn van de vakantieplannen van werknemers. Maar lang niet elke werknemer dient ver vóór zijn vakantie een aanvraag in. Wat zijn de regels en hoe kunnen werkgevers meer grip krijgen?
Er zijn geen wettelijke regels voor wanneer een werknemer zijn vakantie uiterlijk moet aanvragen. In de wet staat dat de werkgever verplicht is de werknemer elk jaar in de gelegenheid te stellen om zijn wettelijke vakantiedagen (minimaal viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week) op te nemen. Ook moeten werknemers de kans krijgen om in elk geval twee aaneengesloten weken of tweemaal een hele week met vakantie te zijn.
Als een werknemer een vakantieaanvraag schriftelijk indient, moet de werkgever daar binnen twee weken schriftelijk op reageren. Doet hij dat niet, dan krijgt de werknemer automatisch een stilzwijgend akkoord. Een werkgever mag alleen bij ’gewichtige redenen’ een vakantieverzoek afwijzen. Van een gewichtige reden is echter niet snel sprake. De organisatie moet dan echt in de problemen komen doordat de vakantie van de werknemer leidt tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering of zelfs faillissement, en geen redelijke mogelijkheden hebben om het werk op te vangen. Hetzelfde geldt als een werkgever ná goedkeuring van een vakantieverzoek alsnog tot de conclusie komt dat de werknemer in zijn vakantieperiode onmisbaar is. Heeft de werkgever een gewichtige reden om een vakantie in te trekken, dan moet hij nog wel in overleg met de werknemer om de vakantieperiode te wijzigen en moet hij eventuele gemaakte kosten vergoeden.
Om toch meer grip op de vakantieplanning, en dus bezetting, te krijgen, kunnen werkgevers wel goede afspraken maken met werknemers over het opnemen van vakantiedagen (toolbox). Als een werkgever helder communiceert wat de verwachtingen, risico’s en regels zijn rond vakanties (mogelijk voortkomend uit een vakantiereglement), komt hij samen met werknemers meestal wel tot een passende werk- en vakantieplanning.
Ook kunnen werkgevers via een cao of schriftelijke overeenkomst met de werknemers (zoals de arbeidsovereenkomst) afwijken van de wettelijke regels voor het vaststellen van vakanties. Dat biedt werkgevers de mogelijkheid om bijvoorbeeld vast te leggen wanneer vakantieaanvragen door werknemers ingediend moeten zijn. Deze optie om af te wijken van de wet vormt ook de basis voor het aanwijzen van (collectieve) vakanties, zoals via sommige cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen gebeurt, met als bekend voorbeeld de schoolvakanties.