VERDIEPINGSARTIKEL

Het aankopen en verkopen van vakantiedagen

Alle werknemers in de organisatie hebben dezelfde rechten op vakantie. De ene werknemer houdt daarvan vakantiedagen over, terwijl de ander misschien niet genoeg heeft aan de vakantiedagen die hij opbouwt. Vaak is maatwerk wel mogelijk: werkgevers kunnen werknemers de mogelijkheid bieden om vakantiedagen aan te kopen of te verkopen. Bij zo’n aankoop of verkoop gelden de nodige administratieve, arbeidsrechtelijke en financiële aandachtspunten.


8 juni 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


Rond het aankopen van vakantiedagen stelt de wet geen andere beperking dan dat de werknemer niet meer dan 100 keer zijn gemiddelde wekelijkse arbeidsduur aan vakantieverlof mag opsparen. Tot 1 januari 2021 was dit maximum 50 weken.

Verzekerd van een minimale rustperiode

Bij het verkopen van vakantiedagen gelden meer regels. Zo is het verkopen van wettelijke vakantiedagen alleen toegestaan bij uitdiensttreding. De werkgever moet dan de eindafrekening maken en de nog openstaande vakantiedagen – zowel wettelijke als bovenwettelijke – uitbetalen aan de vertrekkende werknemer. Gedurende het dienstverband kunnen alleen bovenwettelijke vakantiedagen worden verkocht. De gedachte achter het feit dat werknemers hun wettelijke dagen tussendoor niet uitbetaald kunnen krijgen, is dat zij ze daadwerkelijk (kunnen) opnemen en op die manier altijd verzekerd zijn van een minimale rustperiode.

Verklaring vakantiesaldo

Als de werkgever bij de eindafrekening openstaande vakantiedagen uitbetaalt, moet hij de vertrekkende werknemer een verklaring geven waarin staat om hoeveel vakantiedagen het precies gaat. De werknemer heeft deze verklaring nodig, omdat hij bij een nieuwe werkgever de niet-opgenomen vakantiedagen te gelde kan maken.

 

Recht op opname

De nieuwe werkgever kan schriftelijk afspreken dat de werknemer minder bovenwettelijke vakantiedagen opneemt dan er openstonden bij uitdiensttreding bij de vorige werkgever. De werknemer houdt echter altijd recht op opname van zijn openstaande wettelijke vakantiedagen. De nieuwe werkgever hoeft tijdens zo’n opname van oude vakantiedagen geen loon door te betalen, want de werknemer heeft die dagen bij de eindafrekening al uitbetaald gekregen.

Aankopen van vakantiedagen

Het is aan de werkgever om te beslissen of werknemers extra vakantiedagen kunnen kopen, tenzij hierover bijvoorbeeld in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) regels zijn vastgelegd. De vakantiedagen die een werknemer aankoopt, zijn vanzelfsprekend bovenwettelijke dagen. Dat betekent dat er voor deze dagen een verjaringstermijn geldt van vijf jaar na het jaar van aankoop. De werkgever kan echter voor de aangekochte dagen afspreken dat hij ze uitbetaalt als werknemers ze aan het einde van het kalenderjaar van aankoop niet hebben opgenomen.

De werkgever kan een maximum aantal bij te kopen vakantiedagen hanteren

Ook kan de werkgever een maximum verbinden aan de aankoopmogelijkheid. Hij kan bijvoorbeeld instellen dat werknemers maximaal vijf vakantiedagen per jaar mogen aankopen. Hiermee voorkomt de werkgever een opstapeling van vakantiedagen bij werknemers of dat de organisatie planningstechnisch in de problemen komt als werknemers veel van deze extra vakantiedagen opnemen.

Verwerking extra vakantie

De werkgever kan de aankoop van vakantiedagen door werknemers het beste op één van deze drie manieren verwerken:

  • De werknemer op de gewenste vakantiedagen onbetaald verlof laten opnemen onder inhouding van brutoloon die dagen.
  • De werknemer maandelijks voor de extra vakantiedagen laten sparen door de waarde ervan in te houden op zijn brutoloon.
  • De verschuldigde aankoopprijs te verrekenen met het brutobedrag van de vakantiebijslag, een 13e maand of bonus.

Verkopen van vakantiedagen

Het is ook de werkgever die bepaalt – tenzij een cao hierover regels bevat – of werknemers de mogelijkheid hebben om vakantiedagen te verkopen. Werknemers kunnen hun bovenwettelijke vakantiedagen gedurende het dienstverband alleen verkopen als deze mogelijkheid schriftelijk is vastgelegd. Verder moet de werkwijze rond dat verkopen duidelijk schriftelijk zijn vastgelegd.

Het uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen kan een stuwmeer aan vakantiedagen voorkomen

Op grond van de gemaakte afspraken kan de werkgever openstaande bovenwettelijke vakantiedagen bijvoorbeeld na afloop van het kalenderjaar van opbouw (of aankoop) uitbetalen. Hiermee wordt niet alleen een stuwmeer aan vakantiedagen bij werknemers voorkomen, maar ook een ingewikkelde administratie van het bijhouden van verjaren en vervallen van vakantiedagen.

Vakantiedagen aankopen via cafetariaregeling

De werkgever kan de aankoopmogelijkheid van (bovenwettelijke) vakantiedagen bijvoorbeeld via een cafetariaregeling aanbieden. Met andere woorden: dat vakantiedagen een zogeheten doel zijn van die regeling. De werknemers hebben dan geen fiscaal voordeel omdat er geen brutoloon voor nettoloon wordt uitgeruild, maar ze hebben wel – in de toekomst – extra vakantie tot hun beschikking.

De werkgever kan een limiet stellen aan de te kopen vakantiedagen en speciale afspraken over de verjaring van deze aangekochte dagen maken.

De werkgever kan werknemers overigens ook de mogelijkheid bieden om vakantiedagen als zogeheten bron in te zetten in een cafetariaregeling. Werknemers mogen hiervoor alleen bovenwettelijke dagen gebruiken. De werkgever kan verder zelf nog een limiet stellen aan het aantal in te zetten bovenwettelijke vakantiedagen.

Vakantiedagen aankopen via keuzebudget

Werknemers kunnen ook via een individueel keuzebudget (IKB) – ook wel persoonlijk keuzebudget genoemd (PKB) – de mogelijkheid hebben om (bovenwettelijke) vakantiedagen aan te kopen. In dit geval besteden zij een stukje van hun budget aan het doel vakantiedagen. De werkgever kan hierbij ook een aankoopmaximum instellen en een speciale verjaringstermijn voor deze aangekochte dagen afspreken.

Als werknemers willen voorkomen dat zij het restant van hun IKB aan het eind van het jaar uitgekeerd krijgen, kunnen zij dat besteden aan bovenwettelijke vakantiedagen. Die dagen zijn immers over de jaargrens heen geldig (tenzij de werkgever heeft vastgelegd om de aangekochte dagen uit te betalen als ze aan het einde van het jaar niet zijn gebruikt). De werkgever moet hierbij goed in de gaten houden dat de van het IKB aangekochte vakantiedagen in een later jaar niet alsnog uitbetaald mogen worden.

De werkgever bepaalt hoe het IKB is opgebouwd

Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen ook een bron van een IKB zijn. De werknemers ontvangen deze vakantiedagen dan niet meer regulier, maar de geldwaarde ervan wordt in hun IKB ondergebracht. Werknemers hebben hier echter geen keuze in want het is de werkgever die bepaalt hoe het IKB is opgebouwd.

Afhandeling extra dagen

De werkgever kan de van keuzebudget aangekochte vakantiedagen op twee manieren afhandelen:

  • via een uitkering uit het IKB: bij opname van de vakantiedagen neemt de werknemer onbetaald verlof op en ontvangt hij die dagen een uitkering uit zijn IKB;
  • via de aankoop van vakantie-uren uit het IKB: het vakantiesaldo van de werknemer neemt toe ten laste van zijn IKB en bij opname van de vakantiedagen betaalt de werkgever regulier zijn loon door.

Wat is een vakantiedag waard?

In de wet is niets vastgelegd over wat een vakantiedag waard is. In feite kunnen werkgever en werknemer samen een waarde afspreken, tenzij een cao de waarde van een vakantiedag voorschrijft. Er kan als waarde bijvoorbeeld worden uitgegaan van het basissalaris verhoogd met de vakantiebijslag van 8%. Voor een fulltime werknemer zou dat neerkomen op 1,08 maal zijn brutomaandloon, dat vermenigvuldigd met 12 (maanden) en vervolgens gedeeld door 52 (weken). Dit verkregen weekloon gedeeld door 5 (dagen) levert dan de waarde van een (vakantie)dag op.

Het is verstandig om de waardebepaling van tevoren duidelijk vast te leggen

Of als waarde wordt het salaris aangehouden dat de werknemer uitbetaald zou krijgen als hij de vakantiedag regulier zou opnemen. Op grond van jurisprudentie zou de waarde van een vakantiedag naast het basissalaris en de vakantiebijslag alle andere loonbestanddelen moeten bevatten die intrinsiek samenhangen met de werkzaamheden van de werknemer en waarvoor hij financiële compensatie ontvangt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een vaste 13e maand, vaste eindejaarsuitkering, onregelmatigheidstoeslag, ploegentoeslag en winstuitkering. Van welke waarde voor een vakantiedag ook wordt uitgegaan, het is verstandig om die van tevoren duidelijk vast te leggen.