VERDIEPINGSARTIKEL

Vakantieplanning in coronatijd

Het aantal gevaccineerden loopt op en dus laten landen de beperkende coronamaatregelen steeds meer los. Met het vervallen van maatregelen gaan werknemers ongetwijfeld van hun vrijheid genieten door vakantie te nemen. Tegelijkertijd zullen veel organisaties er juist volop tegenaan willen om hun onzekere positie te verbeteren. Wat kunt u doen?


27 mei 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Rond het vervallen van de coronamaatregelen en het openstellen van landen is nog veel onduidelijk, maar in ieder geval in Europa zijn de overheden erop gericht om hun burgers deze zomer weer meer bewegingsruimte te geven. Veel werknemers zullen voorzichtig zijn geweest bij het inplannen van vakanties, ook voor in de zomer, maar het zou zomaar kunnen dat zij straks massaal de hort op willen gaan. Uw organisatie moet daar niet alleen verstandige instructies over meegeven; het is ook goed om alvast een plan van aanpak te hebben voor de personeelsbezetting in deze nieuwe fase.

In goed overleg tot een vakantieplanning te komen

Uiteraard proberen afdelingen en teams altijd eerst in goed overleg tot een vakantieplanning (tool) te komen en meestal lukt dat ook. Als vanuit de organisatie helder wordt gecommuniceerd wat de verwachtingen, risico’s en regels zijn rond vakanties in de komende periode – mogelijk voortkomend uit een vakantiereglement – kunnen werknemers en leidinggevenden samen een passende werk- en vakantieplanning opstellen.

Lijkt iemands vakantie te resulteren in onderbezetting, dan is in onderling overleg en met een beroep op het verantwoordelijkheidsgevoel doorgaans wel een oplossing te vinden. Bijvoorbeeld door met vakantietijdvakken te schuiven, eventuele toezeggingen over latere vakanties, de tijdelijke inzet van versterkingen van buitenaf of het toekennen van een bepaalde compensatie.

Vakantieverzoek en gewichtige redenen

Vakantieplanningen worden vaak ruim op tijd gemaakt, maar in coronatijd zijn ze omgeven met onzekerheden. Het is dan ook denkbaar dat in sommige situaties toch een discussie ontstaat over de vakantieplanning. Mogelijk komt het zelfs zover dat u een vakantie wilt verbieden. U heeft dan te maken met de vakantiewetgeving, die is vastgelegd in artikel 634 tot en met 645 van Burgerlijk Wetboek 7.

In de wet staat dat u werknemers jaarlijks in de gelegenheid moet stellen om in ieder geval hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Een belangrijke bepaling is dat werknemers in principe zelf beslissen wanneer zij hun vakantiedagen benutten.

Ook moeten zij de kans krijgen om in elk geval twee aaneengesloten weken of tweemaal een hele week met vakantie te zijn.

Wil een werknemer met vakantie, dan laat hij zijn leidinggevende – die hier de rol van werkgever vertolkt – schriftelijk weten op welke data hij vrij wil nemen. De leidinggevende moet dit verzoek accepteren, tenzij er zogenoemde gewichtige redenen aanwezig zijn om het verzoek te weigeren.

Bent u als werkgever later met uw schriftelijke reactie, dan geldt dat de vakantie is vastgesteld zoals de werknemer heeft voorgesteld in zijn verzoek

De werknemer behoort dit dan binnen twee weken na het indienen van zijn vakantieverzoek via een schriftelijke reactie te vernemen. Bent u als werkgever later met uw schriftelijke reactie, dan geldt dat de vakantie is vastgesteld zoals de werknemer heeft voorgesteld in zijn verzoek.

Gewichtige redenen ná goedkeuring van het vakantieverzoek

Het kan ook zo zijn dat een leidinggevende een vakantieverzoek al lang en breed heeft geaccepteerd, maar hij alsnog tot de conclusie komt dat de werknemer in de periode van zijn vakantie onmisbaar is. Als hij dit goed kan motiveren – er is sprake van een gewichtige reden – mag hij na overleg met de werknemer het vastgestelde tijdvak van de vakantie wijzigen.

Let daarbij op de regel dat uw organisatie een vakantie van de werknemer zo tijdig moet vaststellen dat hij de nodige voorbereidingen voor de besteding van de vakantie kan treffen.

Bovendien heeft de werknemer mogelijk al allerlei kosten gemaakt voor de vakantie. Denk aan dure vliegtickets en de betaling van een accommodatie. Hiervoor is in de wet bepaald dat uw organisatie de schade die de werknemer lijdt door de wijziging van het vakantietijdvak, aan hem moet vergoeden. Vanwege deze regel doet u er goed aan een vakantietijdvak alleen te wijzigen als u echt met de handen in het haar zit.

Wanneer is sprake van een gewichtige reden?

Voor de komende periode is relevant in welke situaties u kunt stellen dat er een gewichtige reden is om een vakantieverzoek voor een bepaalde periode te weigeren, mocht onverhoopt blijken dat een vakantieplanning toch niet eensgezind tot stand komt. Ofwel: wat als risicovolle onderbezetting dreigt en de werknemers voor de opname van hun vakantiedagen op hun strepen gaan staan?

Besef dat van een gewichtige reden niet snel sprake is

Besef dat van een gewichtige reden niet snel sprake is. Uw organisatie moet dan echt in de problemen komen door de vakantie van een werknemer. Mogelijk dat dit in de (post-)coronatijd wel vaker speelt, zeker in kleine organisaties waarvan het voortbestaan afhangt van de omzet die in de komende periode gedraaid wordt en die afhankelijk zijn van een paar werknemers.

Toch ligt de lat hiervoor hoog. Om aan te nemen dat een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering of zelfs faillissement ontstaat door de vakantie van één werknemer, moet iets bijzonders aan de hand zijn. Uw organisatie moet dan ook in alle redelijkheid geen mogelijkheden hebben om het werk op te vangen.

In dat kader is het verstandig om een plan te hebben voor het inschakelen van tijdelijke vervangers, zoals oproepkrachten, uitzendkrachten of zzp’ers. Maak zo nodig een pool en zorg dat deze vervangers vóór de vakantieperiode goed ingewerkt zijn. Wilt u een vakantieverzoek desondanks weigeren, dan is de kans niet zo groot dat de werknemer juridische stappen onderneemt, maar u zult de arbeidsrelatie er natuurlijk niet mee verbeteren.

Afwijken van de wettelijke vakantieregels

Van de wettelijke regels voor het vaststellen van vakanties is af te wijken via een cao of schriftelijke overeenkomst met de werknemers (zoals de arbeidsovereenkomst). Dat biedt u als werkgever de mogelijkheid om uzelf meer zeggenschap te geven over het vaststellen van vakanties en om bijvoorbeeld vast te leggen wanneer vakantieaanvragen door werknemers ingediend moeten zijn.

Deze optie om af te wijken van de wet vormt ook de basis voor het aanwijzen van (collectieve) vakanties, zoals via sommige cao’s en arbeidsvoorwaardenregelingen gebeurt. Bekende voorbeelden hiervan zijn de bouwvak en de schoolvakanties. Bij zo’n regeling staat de planning wel meer vast, wat ook betekent dat u minder kunt doen om een werkpiek na corona op te vangen.

Meer discussiepunten rond vakanties in coronatijd

  • Een werknemer kan verzoeken om een eerder vastgestelde vakantie te annuleren omdat voor het gebied waar hij naartoe wil weer een reisbeperking of -verbod is ingesteld. Juridisch gezien is uw organisatie dan niet verplicht om de vakantiedagen weer in te trekken. Kan de werknemer in de praktijk echter geen gebruik maken van de ‘herstelfunctie’ van zijn vakantiedagen en heeft u weinig nadeel van het intrekken van de vakantie, dan moet u toch akkoord gaan met het verzoek. Goed werkgeverschap speelt hierbij een rol.
  • Per 1 juli vervallen de nog niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen die de werknemer in 2020 heeft opgebouwd, op voorwaarde dat u de werknemer in staat heeft gesteld om de vakantiedagen tijdig op te nemen en u hem schriftelijk heeft geïnformeerd over de vervaltermijn. Heeft u dit niet gedaan of kunt u dit niet bewijzen, dan verjaren de wettelijke vakantiedagen van 2020 pas vijf jaar na het jaar van opbouw en kunnen werknemers deze dagen dus in de zomer nog opnemen.
  • U mag bij coronagerelateerde drukte aan de werknemer vragen om bovenwettelijke vakantiedagen te laten uitbetalen in plaats van op te nemen. Maar u kunt dit niet eenzijdig besluiten.
  • De werknemer kan op vakantie willen naar een gebied waar als reisadvies een kleurcode oranje (alleen noodzakelijke reizen) of rood (niet reizen) voor geldt. Hij neemt daarmee risico’s en moet mogelijk bij thuiskomst in quarantaine. Voor steeds meer gebieden geldt een minder strikt reisadvies, maar veel is onzeker. U kunt daarom een beleid opstellen (of voortzetten), waarin staat in welke vakantiesituaties de werknemer zijn recht op loon tijdelijk verliest. Denk aan een reis naar een land dat vooraf al als oranje is aangemerkt. Laat u hierbij wel goed adviseren door een jurist en blijf de actualiteiten volgen!

Wilt u meer leren over de vakantiewetgeving? Volg dan de training Verlofregelingen en vakantiewetgeving