VERDIEPINGSARTIKEL
Veelgestelde vragen over de vakantieregels
U zult regelmatig tegen vraagstukken aanlopen over de vakantieregels. Denk aan het wel of niet kunnen opnemen van vakantie, wat te doen bij ziekte tijdens de vakantieperiode, het laten uitbetalen van vakantiedagen of het tegengaan van vakantiestuwmeren. Daarom: een aantal veelgestelde vragen en antwoorden over vakantie.
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online
Iedere werknemer heeft recht op vakantie, dat staat in de wet. De basisregel rondom vakantiedagen is relatief eenvoudig: als een werknemer het hele jaar in dienst is heeft hij in ieder geval recht op 4 maal zijn overeengekomen arbeidsduur per week aan vakantiedagen. In de praktijk zijn dat 4 werkweken vakantie. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Daarnaast krijgen werknemers in veel organisaties extra dagen: de bovenwettelijke vakantiedagen.
1 Wanneer mogen wij de vakantiedagen van een werknemer uitbetalen?
De wettelijke vakantiedagen van een werknemer mag u alleen bij uitdiensttreding uitbetalen, en dus niet tijdens het dienstverband. De bovenwettelijke dagen mag u wel tijdens het dienstverband van de werknemer uitbetalen. Dit moet dan wel in de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement of de arbeidsovereenkomst zijn overeengekomen.
2 Zit er een maximum aan het aantal collectieve vakantiedagen dat we aan onze werknemers mogen opleggen?
Er is geen wettelijk maximum voor het aantal vrije dagen dat u verplicht kunt opleggen. In sommige sectoren bepaalt de werkgever bijna alle vrije dagen, denk aan de bouw of het onderwijs. Collectieve vakantiedagen moeten wel in de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement of de arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd.
3 Een werknemer is aan het re-integreren en wil vakantie opnemen. Hoe gaan we hier mee om?
Een werknemer die re-integreert heeft – net als een gezonde werknemer – het recht om op vakantie te gaan, tenzij dit de re-integratie belemmert. Of dit laatste het geval is, moet de bedrijfsarts beoordelen. Oordeelt de bedrijfsarts dat de vakantie het herstel van de werknemer belemmert, dan mag u het vakantieverzoek van de werknemer weigeren.
Vrijgesteld van re-integratieverplichtingen
Is dit niet het geval, dan mag de werknemer gewoon op vakantie. Hij is in die periode dan vrijgesteld van re-integratieverplichtingen en de vrije dagen gaan gewoon van zijn vakantiesaldo af.
4 Mogen we – om vakantiestuwmeren te voorkomen – een maximum stellen aan het aantal vakantiedagen dat een werknemer meeneemt naar volgend jaar?
Nee, dit is wettelijk gezien niet toegestaan. Bij het bepalen van een vervaltermijn van vakantiedagen bent u namelijk gebonden aan de wet. Op basis hiervan vervallen de wettelijke vakantiedagen van een werknemer een half jaar na het jaar van opbouw. De bovenwettelijke vakantiedagen verjaren vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. U mag hier niet in het nadeel van de werknemer van afwijken.
5 Mogen we een langere vervaltermijn voor vakantiedagen afspreken dan in de wet staat?
U mag in het voordeel van de werknemer afwijken van de vervaltermijn van vakantiedagen. Zo’n afspraak moet u dan wel schriftelijk vastleggen, bijvoorbeeld in het arbeidsvoorwaardenreglement of de arbeidsovereenkomst. Een alternatieve vervaltermijn afspreken moet in overleg met de werknemers gebeuren, maar in de praktijk hebben de meeste werknemers er geen probleem mee als u een langere geldigheidsduur voorstelt. Als werknemers zelf vragen om een langere geldigheidsduur, dan hoeft u daar in principe geen gehoor aan te geven.
6 Mogen we het vakantieverzoek van een werknemer weigeren vanwege piekdrukte in die periode?
Om een vakantieverzoek van een werknemer te kunnen weigeren, moet u een zwaarwegend bedrijfsbelang hebben. Dienen veel werknemers in uw organisatie een vakantieverzoek in voor de zomer en is dat juist de periode waarin uw organisatie de meeste omzet binnenhaalt, dan kan dat een reden zijn om het vakantieverzoek van een werknemer te weigeren. U moet dan wel goed kunnen onderbouwen dat u het werk van de werknemer niet kunt opvangen door bijvoorbeeld vakantie- of uitzendkrachten in te zetten.
Vakantieverzoek weigeren moet binnen twee weken
Als u het vakantieverzoek van een werknemer weigert, moet u dit binnen twee weken na het indienen van het verzoek schriftelijk aan hem laten weten. U moet dan ook aangeven waarom hij tijdens die periode niet op vakantie kan. Geeft u niet binnen twee weken een reactie op het vakantieverzoek, dan mag de werknemer ervan uitgaan dat u toestemming heeft gegeven om tijdens de geplande periode op vakantie te gaan. Een eenmaal vastgestelde vakantie kunt u alleen intrekken als u hier gewichtige redenen voor heeft en na overleg met de werknemer.
7 Een werknemer heeft zijn vakantieverzoek ingetrokken terwijl wij net vervanging hadden geregeld. Wat nu?
In dit geval zal het belang van de werkgever bij het laten doorgaan van de vakantie (omdat hij al vervanging heeft geregeld) afgewogen moeten worden tegen het belang van de werknemer om het vakantieverzoek in te trekken. Het is dus afhankelijk van de omstandigheden: wat is de reden van de werknemer om zijn vakantieverzoek in te trekken, hoe ver van tevoren wil hij zijn vakantieverzoek weer intrekken en wat zijn de kosten voor uw organisatie om de vervanging weer af te zeggen? Trekt de werknemer zijn vakantieverzoek bijvoorbeeld in vanwege een sterfgeval in zijn familie, dan ligt het voor de hand dat u het intrekken van zijn vakantieverzoek accepteert.
8 Een werknemer is ziek geworden tijdens zijn vakantie. Gelden deze dagen als ziektedagen of vakantiedagen?
Is een werknemer ziek op vakantie, dan gelden deze dagen als ziektedagen, tenzij de werknemer ermee instemt dat u deze dagen als vakantiedagen aanmerkt. Gaat het om ziektedagen, dan moet de werknemer zich wel bij u ziek melden, zich wenden tot een buitenlandse arts en een verklaring van deze arts kunnen overleggen. Het is verstandig om deze regels vast te leggen in het ziekteverzuimprotocol of arbeidsvoorwaardenreglement van uw organisatie.
Geen zin om een artsverklaring te regelen
In de praktijk hebben de meeste werknemers geen zin om tijdens hun vakantie naar een buitenlandse arts te gaan en melden zij zich daarom niet ziek bij hun werkgever. In dat geval blijven de dagen die de werknemer ziek is vakantiedagen. Daarnaast kunnen over de bovenwettelijke vakantiedagen afwijkende afspraken zijn gemaakt in de cao, het arbeidsvoorwaardenreglement of de arbeidsovereenkomst. Hierin kan namelijk staan dat de werkgever bij ziekte de ziektedagen van de werknemer tijdens zijn vakantie met de bovenwettelijke vakantiedagen mag verrekenen.
9 Kunnen werknemers hun vakantiedagen overdragen aan collega’s?
Uw organisatie kan toestaan dat werknemers hun bovenwettelijke dagen overdragen aan collega’s (bijvoorbeeld voor het verlenen van mantelzorg). De wettelijke vakantiedagen van een werknemer zijn ontastbaar en deze mogen werknemers dus niet weggeven. U bent niet verplicht om mee te werken aan het verzoek van een werknemer om zijn vakantiedagen te delen. Hier komt namelijk best wat administratie bij kijken. Als u het delen van vakantiedagen toestaat, moet u ook aangeven in welke situaties werknemers hier gebruik van kunnen maken en welke voorwaarden gelden.
Niet op vakantie kunnen
De wettelijke verval- en verjaringstermijn van vakantie geldt niet als de werknemer ‘redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen’. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de werknemer te ziek is om op vakantie te gaan of hij het te druk heeft om op vakantie te gaan. De werknemer moet wel zelf aantonen dat hij niet in staat is om op vakantie te gaan en dat zijn vakantiedagen dus niet mogen vervallen.
