De juiste locatie kiezen voor een vergadering

28 augustus 2017 | Door redactie

Sommige vergaderingen kunnen het beste op een externe locatie worden gehouden. Een verzorgde vergaderlocatie kan helpen om het overleg voorspoedig te laten verlopen. Wat zijn de aandachtspunten bij het selecteren van een vergaderruimte?

Bij het kiezen van een geschikte externe vergaderlocatie spelen een aantal factoren een rol. Zo is het prettig als de locatie makkelijk te bereiken is met de auto of het openbaar vervoer. Het tijdstip van de vergadering speelt ook mee. Voorkom dat de vergadering op een tijdstip is gepland waardoor genodigden geheid in de spits terechtkomen. Verder is het goed om de aangeboden voorzieningen op de vergaderplek (tool) onder de loep te nemen: is er bijvoorbeeld een beamer of televisiescherm nodig? Zorg er ook voor dat het binnen de planning (tool) mogelijk is om vooraf te testen of alles naar behoren werkt. 

Maak heldere prijsafspraken

Aan vergaderen (tools) op een externe vergaderlocatie hangt een prijskaartje. Maak hierover duidelijke afspraken. Zorg dat voor beide partijen duidelijk is hoelang de vergaderplek beschikbaar is, welke faciliteiten zijn inbegrepen, of eten en drinken zijn inbegrepen en wat de kosten zijn voor eventuele (andere) extra’s. Het is handig om aan de kant van uw organisatie een contactpersoon aan te stellen, mochten er problemen ontstaan. Diegene kan bovendien kort voor de bijeenkomst contact opnemen met de locatie om alles nog eens door te spreken, wat aan te raden is als de ruimte ver van tevoren is gereserveerd.

Meer informatie over het goed organiseren van vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.

Bijlagen bij dit bericht

Effectief vergaderen I: doel en opbouw
E-learning | VideoCollege 20 minuten