Deelnemers aan een OR-vergadering moeten zich zo goed mogelijk voorbereiden. Het helpt daarbij als zij weten wat het doel van de vergadering is.
Een OR kan om verschillende redenen bijeenkomen. De OR-leden kunnen elkaar bijvoorbeeld een update geven over bepaalde speerpunten – denk aan arbeidsomstandigheden of gelijke beloning – of gezamenlijk een antwoord formuleren op een adviesaanvraag (tool). Grofweg zijn er vijf soorten vergaderingen te onderscheiden:
Hoe een OR-lid zich voorbereidt op de vergadering, hangt af van het soort vergadering en de taak die het OR-lid heeft voor de vergadering. Een voorzitter moet uiteraard op de hoogte zijn van de onderwerpen die op de agenda staan, het doel en wie er deelnemen. Ook een notulist heeft er baat bij om te weten wat de deelnemers gaan bespreken, zodat hij betere notulen (tool) kan maken. Op welke manier de overige deelnemers zich voorbereiden, hangt af van de overlegvorm. Bij een instructie of kennisuitwisseling hoeft een deelnemer soms alleen maar te zitten en te luisteren. Als een mening is vereist, doet een deelnemer er goed aan zich in te lezen en na te denken over een standpunt.