Effectief vergaderen met heldere agenda

Door vooraf een agenda op te stellen en u goed voor te breiden, kunt u kort, krachtig en efficiënt vergaderen. Omdat u regelmatig om de tafel zit met uw medebestuurders, is het prettig als een vergadering vlot verloopt en u flink wat knopen kunt doorhakken.

7 mei 2015 | Door redactie

Een vergaderagenda brengt structuur aan in een overleg en bevat alle punten die tijdens het overleg aan bod moeten komen. Daarbij kan ook de maximale tijdsduur per onderwerp worden aangegeven. Dit voorkomt dat discussies eindeloos voortduren of dat belangrijke punten niet worden besproken tijdens de vergadering. Voor een gestructureerd overleg is het belangrijk om de vergaderagenda puntsgewijs af te werken. Uiteraard moet u elk punt voorbereiden door vooraf eventuele vergaderstukken door te nemen. Zo kunt u een relevante bijdrage leveren en ook echt spijkers met koppen slaan. Het is aan de voorzitter om tijdig de agenda en de vergaderstukken te verspreiden. 

Volg een vaste opbouw

Houd u tijdens een vergadering aan een vaste opbouw. De meeste vergaderingen beginnen met de opening (welkomstwoord van de voorzitter), gevolgd door de mededelingen, gelegenheid om de agenda te wijzigen en eventueel het nabespreken of samenvatten van de vorige vergadering. Vervolgens komt de kern van de vergadering: de inhoudelijke onderwerpen die op de agenda staan en aan bod moeten komen. De vergadering eindigt met een rondvraag en een sluiting. Gebruik ook de tool ‘Tips voor efficiënt vergaderen’ voor een vlot en besluitvaardig overleg.
Meer over effectief vergaderen leest u in het meinummer van Bestuur Rendement.