De vergadering is bijna voorbij, maar dan staat de rondvraag nog op de agenda. Al snel blijken er hele discussies te ontstaan, is er een collega die een ander punt er doorheen probeert te krijgen en loopt de vergadering flink uit. Wat is eigenlijk de functie van de rondvraag, en hoe houdt u die kort en bondig?
De rondvraag is bedoeld om alle deelnemers van de vergadering – ook de notulist – één voor één de kans te geven om korte opmerkingen te maken, mededelingen te doen of vragen te stellen. Het gaat bijvoorbeeld om zaken die niet bij één van de eerdere agendapunten (tool) aan bod konden komen. In de rondvraag is het goed mogelijk om naar korte feiten te vragen of iemand te feliciteren met een nieuwe functie, maar het is niet de bedoeling om inhoudelijke vragen te stellen die terugslaan op een eerder besproken onderwerp op de agenda. Ook hoort er geen uitgebreide discussie te ontstaan. Het is zeker niet de bedoeling om nog een beslissing te nemen in de rondvraag.
Aan de voorzitter de taak om de touwtjes in handen te nemen en in te grijpen als het fout dreigt te gaan. Als niet duidelijk is waar de rondvraag voor is bedoeld, is het een idee om dit in de vergadering kort uit te leggen. Achteraf feedback geven aan een collega die in de rondvraag een discussie uitlokte, is ook een optie. Het is ook een mogelijkheid om vergaderdeelnemers te vragen om zich vooraf aan te melden met een punt voor de rondvraag. Verder kunt u de term ‘rondvraag’ veranderen in ‘mededelingen’, zodat duidelijker is dat het om korte opmerkingen gaat. Leidt een punt uit de rondvraag tóch tot discussie, dan kan worden besloten om dit op de vergaderagenda voor de volgende keer te zetten.
Qua notuleren (e-learning) zorgt de rondvraag nog wel eens voor verrassingen, want u kunt zich immers niet op de vragen voorbereiden. Er zijn een aantal aandachtspunten bij de notulen. Bij de rondvraag vermeldt u altijd wie de vraag heeft gesteld. Ook benoemt u alle vragen of opmerkingen die aan bod zijn gekomen, niet alleen de meest relevante. Doe dit bondig en gebruik vanaf twee punten opsommingstekens om een helder overzicht te creëren.
Meer informatie over efficiënte vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.