Afvallen, meer sporten, minder drinken, het riekt naar goede voornemens. Doe uw medewerkers een plezier en neem uzelf ook iets goeds voor op de werkvloer. Efficiënter vergaderen bijvoorbeeld. Dat scheelt een hoop kostbare werktijd.
Vergaderen kan een zinloos en langdradig tijdverdrijf zijn. Niet voor niets worden er steeds nieuwe variaties bedacht om de vergaderkwelling te verkorten, zoals de ‘stand-up’. Wie nu associaties maakt met comedy, heeft het mis. Tijdens een stand-up staat iedereen rechtop in plaats van lafjes aan een vergadertafel weg te doezelen. Staand vergaderen moet ervoor zorgen dat vergaderingen korter duren. Niemand loopt graag spataderen op of staat vrijwillig met een blocnote op zijn knie te krabbelen. Arbotechnisch valt er echter nog wel wat af te dingen op staand vergaderen. Neem liever onderstaande tips over terugkerende vergaderzaken ter harte.
Tijd is kostbaar: begin op het afgesproken tijdstip. Zorg dat alles klaar staat voor de vergadering, zoals beamers of koffie. Stel vooraf een agenda op die de voorzitter tijdig aan de deelnemers uitdeelt zodat iedereen zich kan voorbereiden. Laat de vergadering niet langer duren dan 1,5 uur. Beter nog is 1 uur, in die tijdspanne zijn de aanwezigen nog scherp. Wat betreft het aantal aanwezigen: laat de vergadering uit niet meer dan 7 man bestaan. Bij meer mensen daalt de besluitvaardigheid met 10% met elke persoon die erbij komt.
Een goede voorzitter is onmisbaar. Deze leidt de vergadering en moet daarvoor beschikken over ervaring en een bepaald overwicht. Hij houdt de tijd per onderwerp in de gaten, laat mensen aan het woord of kapt ze af en geeft een korte samenvatting na ieder agendapunt. Een notulist zorgt dat alles kort en krachtig op papier komt. Het liefst SMART: Specifiek, Meetbaar (wie doet wat?), Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (wanneer gebeurt wat?). Stuur de notulen zo spoedig mogelijk na de vergadering rond.
Een agenda biedt houvast door alle onderwerpen puntsgewijs aan bod te laten komen, het liefst met een korte inleiding die uitlegt waar de deelnemers over na moeten denken. Door een maximale tijdsduur per onderwerp vast te leggen, voorkomt u oeverloze discussies en zorgt u ervoor dat alle punten worden behandeld. Zijn er (te) veel agendapunten? Prioriteer ze dan.
En, voor de meeste efficiëntie: vraag u af en toe af of vergaderen wel nodig is. Het is geen doel op zich, soms kunnen zaken ook per e-mail of één op één worden afgehandeld.