Met al dat thuiswerken naar aanleiding van de maatregelen rond COVID-19 (coronavirus) is vergadersoftware zoals Zoom en Skype nog nooit zo populair geweest. Maar er zijn nogal wat opties om gratis online te vergaderen: welke past het best bij uw organisatie?
De populairste gratis softwarepakketten om mee te vergaderen zijn Zoom, Google Meet, Skype en GoToMeeting (daarnaast zijn Jabber en Slack betaalde opties). Met deze programma’s houden werknemers eenvoudig contact met elkaar als zij vanuit huis werken. Dit doen zij door te chatten, te bellen en te videovergaderen (tool).
Het basispakket van Zoom is gratis en accepteert maximaal 100 deelnemers waarvan er 49 tegelijkertijd zichtbaar zijn. In de gratis versie kunnen vergaderingen met drie of meer deelnemers maximaal 40 minuten duren. Werknemers hebben een MeetingID nodig om een vergadering bij te wonen, maar het is niet nodig om een account aan te maken. Onlangs waren er beveiligings- en privacyproblemen. Zoom zegt zich de komende periode te gaan focussen op een oplossing, maar tot die tijd is het dus riskant om Zoom zakelijk te gebruiken: uw organisatie wil geen datalek (tool) hebben.
Ook GoToMeeting biedt een gratis basispakket (en een proefperiode van 14 dagen op de betaalde versie). Daarin zijn vergaderingen van maximaal 40 minuten mogelijk met maximaal drie deelnemers. Werknemers hebben een meeting link, MeetingID of de naam van de meeting room nodig.
Via Skype kunnen maximaal 50 werknemers aan één videovergadering deelnemen. Om werknemers uit te nodigen voor een vergadering moet wel iedereen individueel toegevoegd worden. Het is op dit moment niet meer nodig om een Skype-account te hebben om deel te kunnen nemen aan een vergadering; alleen de organisator moet een account hebben. De organisator kan dan een link genereren die andere werknemers toegang biedt tot de online vergadering.
Google Hangouts Meet heeft ruimte voor maximaal 30 werknemers in één videovergadering. Het werkt met een uitnodigingslink om aan de vergadering deel te kunnen nemen waarna een ‘meeting code’ moet worden ingevoerd. Het is mogelijk om deel te nemen aan vergaderingen, maar zelf een vergadering starten kan niet zonder te betalen voor G Suite. Tot en met 1 juli 2020 zijn extra opties uit duurdere abonnementen gratis voor alle G Suite-gebruikers om organisaties te helpen met thuiswerken vanwege het coronavirus. Dat betekent onder andere dat er 250 deelnemers voor één videovergadering uitgenodigd kunnen worden.