Uit onderzoek blijkt dat vergaderen op afstand onnodig veel tijd kost, irritaties opwekt, en onvoldoende productief is. Gebrek aan kennis van de techniek en onvoldoende geschikte technologische middelen zijn hier de oorzaak van.
Een voorwaarde voor een effectieve vergadering die virtueel plaatsvindt, is de beschikbaarheid van techniek. Als die niet werkt, houdt alles op. Toch vinden nog regelmatig vergaderingen op afstand plaats die onnodig veel tijd en ergernis kosten doordat de organiserende partij niet over de juiste techniek beschikt en de deelnemers niet goed weten hoe ze ermee om moeten gaan. Uit wereldwijd onderzoek door Plantronics onder meer dan 1.200 werknemers bij grote bedrijven met meer dan 1.000 werknemers, zou blijken dat technische problemen voor de grootste frustraties zorgen.
Uit het onderzoek komen de volgende klachten naar voren:
Training en opleiding (tool), en de juiste voorzieningen zorgen ervoor dat vergaderingen goed verlopen. Geef heldere instructies voordat u een virtuele vergadering belegt. Stuur deze rond per e-mail aan alle deelnemers (desnoods in verschillende talen) en richt op intranet een virtuele vergaderkamer in. Daar kunnen deelnemers zien waar zij op moeten letten. Zo is wachten met praten tot de ander helemaal geen geluid meer maakt, belangrijker dan bij fysieke vergaderingen en goed articuleren ook. Let er bij de keuze voor de ruimte op dat deze geluiddicht is en geblindeerde ramen heeft zodat afleiding geen kans krijgt. De onderzoekers presenteren hun bevindingen in The better Meeting Blueprint.