Haperende techniek bij e-meeting irriteert

Uit onderzoek blijkt dat vergaderen op afstand onnodig veel tijd kost, irritaties opwekt, en onvoldoende productief is. Gebrek aan kennis van de techniek en onvoldoende geschikte technologische middelen zijn hier de oorzaak van.

4 mei 2016 | Door redactie

Een voorwaarde voor een effectieve vergadering die virtueel plaatsvindt, is de beschikbaarheid van techniek. Als die niet werkt, houdt alles op. Toch vinden nog regelmatig vergaderingen op afstand plaats die onnodig veel tijd en ergernis kosten doordat de organiserende partij niet over de juiste techniek beschikt en de deelnemers niet goed weten hoe ze ermee om moeten gaan. Uit wereldwijd onderzoek door Plantronics onder meer dan 1.200 werknemers bij grote bedrijven met meer dan 1.000 werknemers, zou blijken dat  technische problemen voor de grootste frustraties zorgen.

Deelnemers vergadering ervaren technische problemen

Uit het onderzoek komen de volgende klachten naar voren:

  • Overload aan vergaderingen
  • Meer dan de helft van de respondenten vergadert 5 tot 10 uur per week, en bijna de helft (46%) vindt dat teveel.
  • Technische problemen voor deelnemers op afstand
  • Bij 42% van de vergaderingen is er een deelnemer op afstand die technische problemen ervaart. Inbelgegevens die niet werken, netwerkproblemen en een inbelproces dat lang duurt zijn veelvoorkomende frustraties.
  • Concentratieproblemen
  • Deelnemers zijn met meerdere (andere) zaken bezig (67%) zoals e-mail afhandelen en werken aan andere projecten.
  • Achtergrondgeluid
  • 52% gaat het grootste deel van de tijd naar een privékamer om zich beter te kunnen concentreren. Tijdens een conference call hoorde 56% ook andere gesprekken.

Tips voor beter vergaderen op afstand

Training en opleiding (tool), en de juiste voorzieningen zorgen ervoor dat vergaderingen goed verlopen. Geef heldere instructies voordat u een virtuele vergadering belegt. Stuur deze rond per e-mail aan alle deelnemers (desnoods in verschillende talen) en richt op intranet een virtuele vergaderkamer in. Daar kunnen deelnemers zien waar zij op moeten letten. Zo is wachten met praten tot de ander helemaal geen geluid meer maakt, belangrijker dan bij fysieke vergaderingen en goed articuleren ook. Let er bij de keuze voor de ruimte op dat deze geluiddicht is en geblindeerde ramen heeft zodat afleiding geen kans krijgt. De onderzoekers presenteren hun bevindingen in The better Meeting Blueprint.

 

Bijlagen bij dit bericht

Effectief vergaderen I: doel en opbouw
E-learning | VideoCollege 20 minuten