Werkoverleg, kampvuurgesprekken, stand ups, geef het beestje een naam. Het kan allemaal nog zo efficiënt en doordacht zijn, toch ergert maar liefst de helft van de Nederlandse werknemers zich aan de overvloed van vergaderingen. 48% pleit zelfs voor een vergaderlimiet.
Vergaderen kan zinloos zijn. Maar liefst 78% van de Nederlandse medewerkers geeft aan wel eens aan een nutteloos overleg te hebben deelgenomen. Dat blijkt uit onderzoek van uitzendbureau Inhuren.com dat 1.157 werknemers in Nederland vroeg naar hun ervaringen met vergaderen. Tijd om minder te overleggen: uw medewerkers willen aan het werk. Ze willen autonomie ervaren in de inrichting van hun werkdag; niet gedurende de dag gefragmenteerd oeverloos en nutteloos aan een tafel zitten kletsen. Vergaderen motiveert vaak niet, het frustreert en put uit. Zit uw medewerker lekker in een flow te werken, moet hij die opnieuw onderbreken voor wéér een werkoverleg.
Twee derde van de ondervraagden zegt dat er te veel mensen bij vergaderingen aanwezig zijn. Dat kan verklaren waarom 71% vergaderen te lang vindt duren. Meer dan de helft geeft aan dat de meeste belangrijke beslissingen buiten de overleggen om worden genomen. Dit gebeurt waarschijnlihjk omdat tijdens vergaderingen niet wordt afgesproken dat ieder vergaderpunt met een concrete actie moet worden afgesloten. 60% zegt na een vergadering minder productief te zijn. Redenen te over om een vergaderlimiet in te stellen. Waar dan ook 48% van de ondervraagden voor pleit, zo blijkt uit het onderzoek.
Zorg voor een vergaderagenda (tool) en stel een voorzitter aan die de agendapunten bewaakt. Nodig alleen de mensen uit die echt onmisbaar zijn. Zo ontlast u uw andere medewerkers van zinloze vergaderingen. Zorg voor een actielijst na afloop waarop staat wie wat gaat doen; in veel organisaties wordt vergaderd om het vergaderen. Stel ook geen tijdslimiet in. Dat klinkt raar, maar als er een uur voor een vergadering staat gepland, gaan mensen er ook een uur voor zitten. Zonde van de tijd als alles ook binnen een half uur besproken kan worden. Tot slot: stel u de vraag of een vergadering echt nodig is. Soms volstaat het om even bij een medewerker binnen te lopen, elkaar één op één te spreken of zelfs een simpele e-mail te sturen.