Ook wanneer er weer op kantoor gewerkt kan worden, is het door de coronamaatregelen voorlopig niet mogelijk om met z'n allen in een vergaderzaaltje te zitten. De hybride vergadering biedt uitkomst. Hierbij vergaderen werknemers op kantoor via een scherm met hun thuiswerkende collega’s. Hoe werkt dat?
Het gevaar van een hybride vergadering is dat de online aanwezigen worden afgedaan als toeschouwers. Het is voor hen toch een stuk lastiger om zich in het gesprek te mengen. Een goede voorzitter heeft dit in de gaten en springt hier op in door de online deelnemers bij de vergadering te betrekken. Zo voorkomt hij dat zij zich buitengesloten voelen, doordat de brainstorm of discussie alleen aan de tafel plaatsvindt.
Ondersteunende middelen werken voor beide groepen - de fysiek aanwezigen en de online deelnemers - in de vergadering anders. Bepaal vooraf welk middel voor welke groep wordt ingezet. Denk aan hand-outs, presentaties, agenda’s en documenten. Moeten de deelnemers tijdens de vergadering opdrachten maken, dan kunnen de specifieke aspecten van on- of offline vergaderen in hun voordeel werken. Analoge deelnemers kunnen bijvoorbeeld in subgroepen schetsen op papier maken of boeken raadplegen; online deelnemers kunnen in een breakout-room video’s bestuderen en samenvatten. Alle uitwerkingen komen dan later in de bijeenkomst via de voorzitter weer bij elkaar.
Werken met twee verschillende groepen kan aardig wat vergen van de vergadervoorzitter. Als die dan ook nog alle techniek moet beheren en allerlei andere zaken in de gaten moet houden, kan dat wel eens te veel zijn. Zeker bij grotere hybride meetings is het dan ook verstandig dat de voorzitter een (technisch) assistent heeft die daarbij hulp kan bieden.
Laat tot slot alle deelnemers tijdig weten in welke vorm de vergadering wordt gehouden. Voeg eventueel de gewenste vergader-etiquette bij, en wijs nogmaals op het in de organisatie geldende coronabeleid.
Meer informatie over efficiënte vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.