Randvoorwaarden voor een goed OR-overleg

Het is moeilijk om een goede balans aan te brengen tussen de effectiviteit en de duur van vergaderingen. Het mag niet te lang duren, maar iedereen wil wél zijn zegje kunnen doen. Vergaderingen verschillen in vorm en inhoud. Het kan gaan om brainstormsessies, bijeenkomsten waar knopen moeten worden doorgehakt of om informatiebijeenkomsten waar een spreker zijn kennis overdraagt. Om goed beslagen ten ijs te komen, is het belangrijk dat een OR zich grondig voorbereidt. Maar er zijn ook andere belangrijke randvoorwaarden.

Vergadering beïnvloeden met randvoorwaarden

Hierna volgen de vijf belangrijkste. OR-leden die deze voorwaarden kennen en toepassen in de praktijk, zetten de vergadering ermee naar hun hand.

• Tijd: verreweg de meeste OR-leden kunnen niet al hun tijd aan de OR besteden. Ze zullen dus prioriteiten moeten stellen en kunnen niet alle onderwerpen aanpakken. Een slimme OR werkt doelgericht aan enkele speerpunten. Dat is effectiever dan de aandacht verdelen en daarmee (net) geen spijkers met koppen slaan. 
• Vertegenwoordiging: de OR die bekend staat als een sterke vertegenwoordiger doet het al snel goed bij de bestuurder. De OR moet de achterban niet incidenteel raadplegen, maar een communicatiestructuur opbouwen waardoor de raadsleden weten wat er speelt. Zo beïnvloedt de OR de bestuurder op de juiste manier.
• Informatie: een OR die niet goed op de hoogte is, zal weinig eigen inbreng hebben in de overlegvergadering. Het is vooral de periodieke informatievoorziening die de OR  in staat stelt om met kennis van zaken te spreken. Door die informatie spreken bestuurder en OR vanuit hetzelfde referentiekader. De OR moet samen met de bestuurder werken aan het omzetten van de informatierechten in een continue en relevante informatiestroom. 
• Overlegvaardig: niet iedereen is goed in vergaderen, overleggen of onderhandelen. Een slimme OR neemt geen genoegen met een paar leden die er wel goed in zijn. Dat maakt de raad kwetsbaar en minder flexibel. Scholing kan de overlegvaardigheden aanzienlijk verbeteren. Het scholingsrecht van de OR is vastgelegd in artikel 18, lid 2 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
• Deskundigheid: de OR kan de deskundigheid van de bestuurder niet snel evenaren. De bestuurder is immers vrijgesteld voor zijn functie en krijgt hulp van het MT en toezichthouders. De kracht van OR zit vooral in de hoek van de kennis van de praktijk. Bovendien mag de OR zich laten bijstaan door externe deskundigen voor begeleiding en advies (artikel 16 WOR).