Nu veel medewerkers vanuit huis werken om de verspreiding van het coronavirus te beperken, is de wekelijkse teammeeting lastiger te realiseren. Toch bestaan er in deze digitale wereld prima online alternatieven voor de klassieke face-to-face-vergadering.
Wie online wil vergaderen, zal zich eerst moeten verdiepen in de software die hij daarbij het beste kan gebruiken. Twee bekende aanbieders van zakelijke communicatiesoftware zijn Cisco Jabber en Slack. Beide platforms bieden medewerkers de mogelijkheid om elkaar direct berichten te sturen, te bellen en videovergaderingen te houden. Berichten sturen kan in groepsverband, maar ook individueel. Het is mogelijk om het beeldscherm te delen, zodat het eenvoudig is om onder andere informatie of de werking van software te laten zien. Ook kunnen medewerkers bestanden delen met collega’s. Zowel Slack als Jabber zijn te gebruiken op pc en laptop, maar ook op Android- en iOS-apparaten.
Jabber is eigenlijk een vervanging van een vast telefoontoestel. Het maakt het mogelijk om zowel intern als extern te bellen. Ook kunnen inkomende gesprekken worden doorgezet naar een mobiel nummer. Jabber heeft de optie om agenda’s te integreren, zodat een vergadering in Jabber makkelijk kan beginnen op basis van de agenda’s van de deelnemers. Verder laat Jabber het zien als een medewerker via Jabber een presentatie aan het geven is; collega’s weten dat ze dan even niet moeten storen. Medewerkers hebben toegang tot Cisco Jabber als de organisatie al een licentie bij Cisco heeft.
Bij Slack gaat inloggen via het e-mailadres van medewerkers. Slack werkt met kanalen om de communicatie te ordenen. Creëer dus verschillende kanalen voor verschillende onderwerpen en groepen. Het is mogelijk om flink wat andere applicaties met Slack te integreren. Denk aan Google Drive, OneDrive en Outlook. Daarnaast is Slack gezellig in het gebruik, helemaal nu collega’s tijdelijk geen gezamenlijke lunchpauzes meer hebben. Het programma geeft namelijk toegang tot vele emoji’s en GIFs (met de Giphy-app); een laagdrempelige, collegiale communicatiewijze om de samenhang in het team te behouden. Slack heeft een gratis instapversie, maar daarin zijn alleen 1-op-1-videogesprekken mogelijk. Aan versies met meerdere mogelijkheden zijn maandelijkse kosten verbonden.