Smartphone leidt deelnemers vergadering af

13 oktober 2014 | Door redactie

Nu iedereen een smartphone heeft, dringt zich steeds vaker de vraag op of dit apparaat wel altijd binnen handbereik moet zijn. In vergaderingen is het storend als deelnemers ondertussen met hun telefoon bezig zijn. Vergadertijd wordt gebruikt voor het checken van e-mail. Tijd voor een vergaderetiquette?

Moet de mobiele telefoon verbannen worden uit de vergaderzaal? U zou denken van wel. Het blijkt dat het apparaat een prima afleiding is voor wie zich verveelt of denkt dat hij iets beters te doen heeft. Uit een onderzoek van Robert Half naar vergaderetiquette zou blijken dat 71% van de respondenten regelmatig meemaakt dat deelnemers aan een vergadering hun e-mail checken op hun smartphone. Dat geldt voor zowel de zakelijke als voor hun privémail. 23% van de ondervraagden keurt dit af en vindt dat smartphones en andere mobiele apparaten tijdens een vergadering uitgeschakeld moeten zijn of niet in de vergaderzaal thuis horen.

Dringende e-mails checken acceptabel

45% vindt het acceptabel als deelnemers tijdens een vergadering e-mail checken en e-mails lezen en beantwoorden, maar alleen het dringend is. En daar wringt de schoen, want wat voor de een dringend is, kan voor de ander wel even wachten. Doet dit probleem zich voor bij u in de organisatie, dan kan het geen kwaad om een vergaderetiquette op te stellen. daarin kunt u bijvoorbeeld de volgende punten opnemen:

  • Zet een out of office aan als u gaat vergaderen, dan is duidelijk dat u even geen e-mail kunt behandelen;
  • Geef aan uw collega’s door dat u gaat vergaderen en vraag eventueel dringende zaken voor u waar te nemen;
  • Zet alle geluidjes van uw smartphone af en leg het toestel weg;
  • Krijgt u toch een belangrijk telefoontje (de crèche, school of het ziekenhuis), excuseer u dan en neem buiten de vergaderruimte het telefoontje aan.

Bijlagen bij dit bericht