Bij een OR-vergadering nemen de aanwezigen één van de volgende taakrollen in: voorzitter, notulist of deelnemer. Elke rol vereist andere vaardigheden. Wat is er nodig om de rollen goed te vervullen?
Om een OR-vergadering goed te laten verlopen, is een taakverdeling van belang. Als ieder zijn eigen rol goed vervult tijdens het vergaderen, zijn de verschillende taken en verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld. Zo bewaart de voorzitter van de OR-vergadering – vaak de voorzitter van de OR – de orde tijdens de vergadering, leidt hij discussies in goede banen en zorgt hij ervoor dat deelnemers niet (al te veel) afwijken van de agenda. Hij kan het overzicht bewaren door gesprekken samen te vatten of argumenten kort te herhalen.
Een andere taak bij een vergadering is notuleren. De notulist legt alle besproken onderwerpen zo duidelijk en compleet mogelijk vast. In de notulen van de OR-vergadering is achteraf terug te lezen welke argumenten zijn genoemd, welke beslissingen zijn genomen en wie welke acties uitvoert voor welke deadline. De overige aanwezigen hebben net zo goed een belangrijke taak: ze dragen actief bij aan de vergadering. Dit kunnen ze doen door hun mening te geven over een inhoudelijke discussie of door de overige OR-leden te informeren over een bepaald onderwerp. Ze luisteren goed naar elkaar en delen hun kennis en inzichten. Om dit te kunnen doen, is het belangrijk dat ze zich goed voorbereiden op de OR-vergadering. Overigens volstaan kleinere ondernemingsraden vaak met een kort en bondig vergaderverslag waarvoor geen notulist nodig is.
Bespreek bij het toewijzen van taken ook de objectiviteit van de voorzitter en de notulist. Zijn ze objectief of nemen ze een dubbelrol in? In dat laatste geval dragen ze ook inhoudelijk bij aan discussies en dat kan vervelende situaties opleveren. Zo zou een partijdige voorzitter een discussie kunnen afkappen als die voor hem niet de juiste kant op gaat. Een notulist zou argumenten vanuit zijn eigen standpunt kunnen formuleren in de notulen. Houd hiermee dus rekening bij het bepalen wie welke rol op zich neemt tijdens de OR-vergadering.