Verenigingen mogen langer digitaal vergaderen

Vanwege de coronamaatregelen was het lange tijd niet mogelijk om een fysieke ledenvergadering te houden. De wetgever heeft daarom geregeld dat uw organisatie een digitale vergadering kon houden. De tijdelijk wet die dit regelt, is nu verlengd tot 1 december 2021.

20 oktober 2021 | Door redactie

In de statuten van stichtingen en verenigingen kunnen bepalingen zijn opgenomen die regels bevatten voor het bijeenroepen van vergaderingen van het bestuur en de raad van commissarissen. Ook kunnen ze bepalen dat die vergaderingen fysiek plaats moeten vinden. In dat geval is een digitale vergadering (infographic) in strijd met de statuten en kan een organisatie daarin geen geldige besluiten nemen. Om dit soort problemen te voorkomen is op 24 april 2020 de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid in werking getreden. Zoals de naam al zegt is de wet een tijdelijke wet. De wet is met terugwerkende kracht ingegaan en geldt in principe vanaf 23 maart 2020. De vervaldatum was vastgesteld op 1 oktober, maar is recent verlengd tot 1 december 2021.

Afwijking van de wet toegestaan

De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid pakt deze problemen aan. De wet heeft als doel tijdelijke afwijkingen toe te staan van wettelijke en statutaire bepalingen met betrekking tot het houden van vergaderingen. Voor de bestuursvergaderingen bepaalt artikel 5 van de tijdelijke wet dat statutaire bepalingen over het fysiek bijeenkomen van het bestuur, de raad van commissarissen en de algemene vergadering niet van toepassing zijn. Daarnaast gelden de bepalingen die de uitoefening van bevoegdheden van het bestuur op grond van de wet beperken of aan de goedkeuring van een ander orgaan of een derde onderwerpen, ook niet. Zo kunnen het bestuur en raad van commissarissen met instemming van alle leden digitaal vergaderen.

Vragen stellen voor digitale vergadering

Met betrekking tot de algemene vergadering bestond in het Burgerlijk Wetboek al de mogelijkheid om in de statuten te bepalen dat die ook langs digitale weg gehouden mogen worden. Artikel 6 van de tijdelijke wet geeft u als bestuur nu de bevoegdheid om te bepalen dat leden van uw organisatie geen fysieke toegang tot de algemene vergadering hebben, op voorwaarde dat de leden de vergadering elektronisch kunnen volgen en daar (interactief) aan deel kunnen nemen. De leden moeten dan wel tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering de mogelijkheid hebben gehad om vragen te stellen over de onderwerpen van de vergadering. Het bestuur moet deze vragen uiterlijk tijdens de vergadering beantwoorden en moet deze antwoorden ook op de website van de vereniging plaatsen of op een andere wijze digitaal toegankelijk maken.

 

Bijlagen bij dit bericht