Vergaderopstelling beïnvloedt verloop vergadering

13 september 2016 | Door redactie

De vergaderopstelling beïnvloedt de manier waarop een vergadering verloopt. Altijd in dezelfde opstelling vergaderen is niet effectief; de vergaderopstelling bepalen aan de hand van het doel van de bijeenkomst is dat wel.

Actieve deelname aan discussies wordt bereikt door een select aantal deelnemers uit te nodigen. In een ronde of ovale vergaderopstelling (tool) kan iedereen elkaar zien en is passief achteroverleunen praktisch onmogelijk. Is er weinig tijd om te vergaderen? De baropstelling, waarbij de deelnemers blijven staan, verkort de vergadertijd wel tot een derde. Bovendien bevordert deze opstelling samenwerking en het gevoel van groepseenheid. Gevoelige onderwerpen kunnen het best worden besproken in een informele setting, de zogenoemde huiskamersfeer.

Vierkant vergaderen is minder effectief

Vergaderen in een setting waarbij tafels en stoelen in een vierkant staan, is vrij gebruikelijk. Uit een onderzoek van TNO blijkt dat deze opstelling minder effectief is. Ten opzichte van de bovengenoemde opstellingen, voelen deelnemers zich in deze opstelling minder betrokken bij de inhoud. De opstelling heeft ook een minder gunstig effect op het groepsgevoel, het aantal mensen in het blikveld, een veilig klimaat en de overlegsfeer.

Informeren en discussiëren

Een cabaretopstelling is geschikt voor een vergadering waarin informatie wordt gedeeld en besproken. Hierbij zitten vier personen aan een rechthoekige tafel. Er is goed zicht op een eventuele presentatie en er is ruimte voor overleg. Als er een discussie op de agenda staat, bijvoorbeeld in een overlegvergadering waarbij de bestuurder een op handen zijnde reorganisatie bespreekt met de ondernemingsraad, kan de Lagerhuisopstelling uitkomst bieden. Twee groepen zitten recht tegenover elkaar en kunnen gemakkelijk voor- en tegenargumenten uitwisselen. Een gespreksleider kan tussen de partijen doorlopen en de regie in handen houden.