Stap voor stap naar een effectieve vergadering
Vergaderingen zien er sinds de coronapandemie in veel organisaties anders uit. Dat iedereen netjes in dezelfde ruimte zit voor een meeting, is geen gegeven meer. Bij videovergaderingen komen nieuwe knelpunten om de hoek kijken en bij hybride vergaderingen – waar een deel van de deelnemers bij elkaar zit en een deel op een andere locatie – gelden de vertrouwde en nieuwe knelpunten! Van de voorbereiding tot de verslaglegging; deze toolbox loodst u door elke vergadering heen. Ook de rol van de OR komt aan bod.
-
1
Download de interactieve checklist
Stap voor stap naar een effectieve vergadering
Alle aandachtspunten voor overleg; online, hybride of op locatie
In de meeste organisaties gaat meer tijd zitten in vergaderingen, overleggen en meetings dan nodig is. Door alleen te vergaderen als er werkelijk iets te bespreken is en dit goed te organiseren, bespaart uw organisatie veel tijd. Waar moet u dan allemaal rekening mee houden, ook als het een videovergadering of hybride vergadering betreft?
-
2
Het doel van vergaderingen
Doelen van een vergadering
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 10-11-2020
Kies de juiste vergadervorm om uw doel te bereiken. In deze checklist staan de verschillende doelen van een vergadering op een rijtje.
Wie doet wat in een vergadering?
Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 03-12-2020
Overleggen verlopen in onze organisatie vaak nogal rommelig. En nu steeds meer vergaderingen digitaal plaatsvinden, wordt het er niet beter op. Hoe brengen we wat meer structuur aan in onze meetings, bijvoorbeeld door beter af te stemmen wie wat doet?
De 7 vergadergeboden
Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 05-09-2019
Op zich is er niets mis met vergaderingen, zolang ze maar nuttig en goed voorbereid zijn en leiden tot concrete actiepunten. Welke zaken moet u regelen om te zorgen dat vergaderingen sneller en beter verlopen?
Vergaderen in een vreemde taal is nog niet zo makkelijk
Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 22-12-2020
Als uw organisatie ook internationaal opereert, is de kans groot dat in sommige of zelfs al uw (analoge of online) vergaderingen een andere taal de boventoon voert. En bijvoorbeeld bij een gemêleerd internationaal gezelschap zal vast Engels de voertaal zijn. Maar vergaderen in een vreemde taal is niet hetzelfde als een overleg in de moedertaal. That’s quite something!
-
3
Vergaderen op kantoor of op locatie
Vergaderopstellingen
Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 09-11-2020
Voor vergaderingen zijn verschillende opstellingen mogelijk. In deze infographic ziet u de verschillende opstellingen en de voor- en nadelen van elke opstelling.
Is wandelend vergaderen een werkbare optie?
Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 22-07-2023
Wat zijn de voor- en nadelen van wandelend vergaderen als alternatief voor overleggen aan een vergadertafel?
De juiste locatie kiezen voor een vergadering
Nieuws Vergaderen Publicatiedatum: 11-01-2023
Sommige vergaderingen kunnen het beste op een externe locatie worden gehouden. Een verzorgde vergaderlocatie kan helpen om het overleg voorspoedig te laten verlopen. Wat zijn de aandachtspunten bij het selecteren van een vergaderruimte?
Hulpmiddelen bij een interne of externe vergadering
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 27-11-2020
Als u een vergadering gaat notuleren is het verstandig om eerst met deze checklist te controleren of u aan alle hulpmiddelen heeft gedacht.
-
4
Videovergaderen
Videovergaderen voor thuiswerkers
Nieuws Thuiswerken en hybride werken Publicatiedatum: 26-03-2020
Zo veel mogelijk thuiswerken is een must om de verspreiding van het coronavirus (COVID-19) in te dammen. Dit leidt wel tot een aantal nieuwe uitdagingen in het contact houden met collega’s. Zo verliep die eerste online vergadering waarschijnlijk niet soepel: collega’s lieten op zich wachten, er waren technische problemen en vervolgens praatte iedereen door elkaar heen. Hoe organiseert u een efficiënte videovergadering?
Zoom, Teams, Meet: effectief vergaderen is zo moeilijk niet
Nieuws Vergaderen Publicatiedatum: 03-12-2020
Er zijn maar weinig mensen die urenlang vergaderen op hun verlanglijstje hebben staan. Helemaal niet via een scherm. Uit onderzoek blijkt dat videovergaderen nog vermoeiender is dan ‘gewoon’ vergaderen. Hoe laat u een videovergadering zo effectief mogelijk verlopen?
Mag werkgever webcams verplichten bij videovergadering?
Nieuws Instemmingsrecht Publicatiedatum: 08-04-2024
In veel organisaties vindt het werkoverleg tegenwoordig (gedeeltelijk) online plaats. Werkgevers kunnen werknemers niet zonder meer verplichten om hun webcam aan te zetten bij een online overleg. Dat kan alleen als de ondernemingsraad (OR) ermee instemt.
Hoe kunnen we een externe deskundige in een online meeting uitnodigen?
Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 24-11-2020
We willen in het komende online overleg een externe deskundige uitnodigen. Heeft u hiervoor wat tips?
Missers bij videovergaderen
Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 06-04-2020
Bij het videovergaderen zijn er verschillende dingen die mis kunnen gaan. In de infographic ziet u verschillende missers bij videovergaderen.
Bestanden delen tijdens online meetings
Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 28-12-2020
Nu veel medewerkers door de coronacrisis weer noodgedwongen thuiswerken, is ‘delen’ in veel organisaties het toverwoord in de samenwerking. Zo moeten bijvoorbeeld deelnemers aan online meetings over alle relevante én meest actuele documenten beschikken. Hoe kunnen u en uw collega’s het beste bestanden delen tijdens e-vergaderingen?
-
5
Hybride vergaderen
Hybride vergaderen
Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 09-06-2021
Een vergadering met twee doelgroepen: online deelnemers en deelnemers die fysiek aanwezig zijn. Zij hebben hetzelfde doel, maar een verschillende beleving van de vergadering. Wat is de etiquette van het nieuwe vergaderen?
Hybride vergaderen met online en fysiek aanwezige deelnemers
Nieuws Vergaderen Publicatiedatum: 04-03-2021
Ook wanneer er weer op kantoor gewerkt kan worden, is het door de coronamaatregelen voorlopig niet mogelijk om met z'n allen in een vergaderzaaltje te zitten. De hybride vergadering biedt uitkomst. Hierbij vergaderen werknemers op kantoor via een scherm met hun thuiswerkende collega’s. Hoe werkt dat?
Nieuwe vaardigheden nodig voor hybride vergadering
Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 12-05-2023
Veel werknemers combineren thuiswerken met werken op kantoor of een andere locatie. Voor overleggen biedt de hybride vergadering dan uitkomst. Hierbij vergaderen werknemers in de vergaderruimte op kantoor via een scherm met hun thuiswerkende collega’s. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden.
Hybride vergadering laat de voorzitter jongleren
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 17-06-2021
Een hybride vergadering, waarbij deelnemers in de vergaderruimte zitten en andere deelnemers inbellen, vergt nogal wat van de voorzitter.
Conferentiecamera voor optimale hybride meeting
Nieuws Vergaderen Publicatiedatum: 24-03-2022
Een hybride meeting is handig als een deel van de deelnemers zich buiten de vergaderruimte bevindt. Om de fysiek aanwezige deelnemers óók digitaal goed in beeld te brengen, kan men een conferentiecamera op tafel zetten.
-
6
Een vergadering voorbereiden
Vergaderagenda opstellen
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 13-08-2019
Leer met behulp van deze tool een gestroomlijnde agenda op te stellen voor uw vergadering.
Voorbeeld vergaderagenda
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 30-11-2020
Dit formulier geeft een voorbeeld van een vergaderagenda met daarin alle vaste onderdelen. Zo houdt u eenvoudig structuur in uw vergadering!
Een vergadering maken en beheren in Outlook
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 27-11-2020
In Outlook kunt u eenvoudig een vergadering aanmaken en beheren. Maak hier gebruik van, want u kunt ook de andere deelnemers uitnodigen.
Voorbeeld agendapunt indienen
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 23-12-2020
Met dit voorbeeld kunnen deelnemers aan een vergadering efficiënt een agendapunt indienen.
De beste truc om eenheid tijdens een meeting te creëren
Nieuws Leidinggeven Publicatiedatum: 08-02-2023
Het kan nogal wat voeten in de aarde hebben om in een vergadering alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Het is makkelijker om draagvlak te krijgen voor een nieuw voorstel als de gesprekspartners er niet door worden overdonderd.
-
7
Besluiten nemen in een vergadering
In negen stappen naar een concreet besluit
Tool Vergaderen Publicatiedatum: 30-11-2020
Hoe komt een besluit tot stand? Dit stappenplan helpt u om volgens het BOB-model via beeldvorming en ordening tot een 'besluit' te komen.
Op welke manieren kunnen besluiten tot stand komen?
Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 23-11-2020
Besluiten kunnen op verschillende manieren worden genomen. Zo kan er over een besluit gestemd worden of iemand kan de knoop doorhakken. De aanpak hangt af van het soort besluit, de deelnemers aan de vergadering en de procedures waarvoor zij hebben gekozen. Het kan ook zijn dat er een reglement is waarin staat op welke wijze de besluitvorming verloopt. In uw notulen moet u altijd opnemen hoe het besluit tot stand is gekomen. In dit verdiepingsartikel leest u de meest voorkomende soorten van besluitvorming.
Functie van de rondvraag in een vergadering
Nieuws Vergaderen Publicatiedatum: 12-11-2020
De vergadering is bijna voorbij, maar dan staat de rondvraag nog op de agenda. Al snel blijken er hele discussies te ontstaan, is er een collega die een ander punt er doorheen probeert te krijgen en loopt de vergadering flink uit. Wat is eigenlijk de functie van de rondvraag, en hoe houdt u die kort en bondig?
-
8
Verslaglegging van een vergadering
Wie kunnen we het beste laten notuleren?
Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 03-12-2020
We willen graag een goed verslag van onze afdelingsvergaderingen. Is het dan handiger om de notulen te laten maken door een deelnemer van de vergadering of iemand anders aan te wijzen als notulist?
De optimale vorm kiezen voor het vergaderverslag
Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 24-11-2020
Het verloop en resultaat van elke vergadering legt u vast in de notulen. Dit document dient vervolgens als naslagwerk of als informatiebron waaraan men de voortgang van projecten kan toetsen. Zo weten deelnemers hoe de zaken ervoor staan, wie welke mening is toegedaan en welke beslissingen zijn genomen. Notulen zijn dus van grote waarde.
Is een iPad handig om mee te notuleren?
Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 27-09-2022
Tijdens vergaderingen de iPad gebruiken voor de notulen, is dat nou eigenlijk wel zo handig?
-
9
De rol van de OR bij vergaderen
Bescherm privacy bij videobellen
Nieuws OR en digitale veiligheid Publicatiedatum: 18-12-2020
Videobellen is als gevolg van de coronacrisis op de werkvloer inmiddels een veel voorkomende vorm van vergaderen. Daarbij kan de privacy van werknemers in het geding zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een aantal aandachtspunten op een rij gezet. Dit is voor de OR een handig hulpmiddel bij de behandeling van de instemmingsaanvraag.
Vergadermomenten voor de ondernemingsraad (OR)
Verdiepingsartikel Werkwijze OR Publicatiedatum: 19-11-2020
Het werk van de ondernemingsraad bestaat voor een flink deel uit overleggen. Onderling, met de bestuurder, maar ook andere partijen zijn belangrijke overlegpartners. Welke overleggen moet de ondernemingsraad voeren en welke spelregels gelden daarbij? In dit verdiepingsartikel vindt u alle ins en outs.
Online vergadering is extra uitdaging voor OR
Nieuws OR en personeelsbeleid Publicatiedatum: 03-05-2023
Online vergaderen heeft door de coronacrisis een vlucht genomen. Ook voor de ondernemingsraad (OR) brengt dit een extra uitdaging met zich mee. Overleggen is immers een belangrijk onderdeel van het OR-werk. Wat zijn belangrijke aandachtspunten bij een online of hybride overleg?
Zonder instemming van de OR geen videovergadering
Tool OR en digitale veiligheid Publicatiedatum: 13-10-2022
Een werkgever die videovergaderen als standaard wil invoeren, moet eerst langs de ondernemingsraad. Die heeft namelijk instemmingsrecht.
-
10
Meer informatie
Effectief vergaderen I: doel en opbouw
E-learning Vergaderen Publicatiedatum: 20-08-2020
Wist u dat vergaderen ook wel eens 'de duurste manier van communiceren' genoemd wordt? Iedere organisatie en medewerker heeft er belang bij om vergaderingen zo ordelijk en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Het eerste deel van de cursus vergaderen neemt u mee langs de geschiedenis van de vergadering, het doel van vergaderingen en de onderdelen waaruit vergaderingen (kunnen) bestaan.
Effectief vergaderen II: van voorbereiding tot verslag
E-learning Vergaderen Publicatiedatum: 20-08-2020
Veel vergaderingen nemen meer tijd in beslag dan strikt noodzakelijk is. Iedere organisatie en medewerker heeft er belang bij om vergaderingen zo ordelijk en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Het tweede deel van deze cursus loodst u stap voor stap door de diverse onderdelen van een vergadering heen, van de voorbereiding tot het verslag van de notulist.
Effectief vergaderen III: besluitvorming en bijzondere vergadervormen
E-learning Vergaderen Publicatiedatum: 20-08-2020
De ene vergadering is de andere niet, maar iedere organisatie en medewerker heeft er belang bij om vergaderingen zo ordelijk en efficiënt mogelijk te laten verlopen. In deel 3 van de uitgebreide cursus Effectief vergaderen verdiept u zich in het proces van besluitvorming tijdens een vergadering en passeren een aantal bijzondere vormen van vergaderen de revue.
Notuleren
E-learning Vergaderen Publicatiedatum: 26-02-2020
De training 'Notuleren' is zo opgezet dat u stap voor stap leert hoe u eenvoudige maar ook meer ingewikkelde vergaderingen of bijeenkomsten deskundig en doelgericht notuleert. In de training wordt niet alleen aandacht besteed aan de opzet van een heldere verslaglegging. Ook krijgt u aanwijzingen om de notulen die u schrijft nuttig te maken met het oog op de volgende vergaderingen. De vuistregels die u in deze training meekrijgt, maken dat u met dat leerproces een zelfverzekerde en krachtige start kunt maken.
Thuiswerken en hybride werken
Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)
Het merendeel van de werknemers wil (gedeeltelijk) thuiswerken, maar in de praktijk blijkt dat veel organisaties hiervoor nog geen beleid hebben opgesteld. De meeste werkgevers komen niet verder dan een regeling waarbij 50% thuis en 50% op kantoor gewerkt kan worden, maar duidelijke afspraken en goede voorzieningen ontbreken. Speciaal daarom organiseert Rendement de training Thuiswerken en hybride werken. Tijdens deze training wordt de belangrijkste wetgeving voor u op een rij gezet en krijgt u praktische tips om uw medewerkers efficiënt en gezond thuis en op kantoor aan het werk te houden.