Stap voor stap naar een effectieve vergadering

Vergaderingen zien er sinds de coronapandemie in veel organisaties anders uit. Dat iedereen netjes in dezelfde ruimte zit voor een meeting, is  geen gegeven meer. Bij videovergaderingen komen nieuwe knelpunten om de hoek kijken en bij hybride vergaderingen – waar een deel van de deelnemers bij elkaar zit en een deel op een andere locatie – gelden de vertrouwde en nieuwe knelpunten!  Van de voorbereiding tot de verslaglegging; deze toolbox loodst je door elke vergadering heen. Ook de rol van de OR komt aan bod.

  • 1

    Download de interactieve inhoudsopgave

    Stap voor stap naar een effectieve vergadering

    Alle aandachtspunten voor overleg; online, hybride of op locatie

    In de meeste organisaties gaat meer tijd zitten in vergaderingen, overleggen en meetings dan nodig is. Door alleen te vergaderen als er werkelijk iets te bespreken is en dit goed te organiseren, bespaart je organisatie veel tijd. Waar moet u dan allemaal rekening mee houden, ook als het een videovergadering of hybride vergadering betreft? Je ziet het in deze toolbox.

    Elke titel in de interactieve inhoudsopgave bevat de link naar het betreffende onderdeel op Rendement Online. Deze inhoudsopgave is ook te gebruiken als checklist: je kunt items afvinken als je wilt bijhouden welke onderdelen u heeft afgerond.                    

  • 2

    Het doel van vergaderingen

    Doelen van een vergadering

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 01-10-2025

    Kies de juiste vergadervorm om je doel te bereiken. In deze checklist staan de verschillende doelen van een vergadering op een rijtje.

    Wie doet wat in een vergadering?

    Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 14-07-2025

    Overleggen verlopen in onze organisatie vaak nogal rommelig. En nu steeds meer vergaderingen digitaal plaatsvinden, wordt het er niet beter op. Hoe brengen we wat meer structuur aan in onze meetings, bijvoorbeeld door beter af te stemmen wie wat doet?

    De rol van de voorzitter bij een vergadering

    Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 24-04-2025

    Een vergadering moet in goede banen worden geleid; een schone taak voor de vergadervoorzitter. Maar kent die zijn plaats en rol wel goed? Tien tips vind je in deze infographic.

    De 7 vergadergeboden

    Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 17-04-2025

    Op zich is er niets mis met vergaderingen, zolang ze maar nuttig en goed voorbereid zijn en leiden tot concrete actiepunten. Welke zaken moet je regelen om te zorgen dat vergaderingen sneller en beter verlopen?

    Vergaderen in een vreemde taal is nog niet zo makkelijk

    Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    Als je organisatie ook internationaal opereert, is de kans groot dat in sommige of zelfs al jouw (analoge of online) vergaderingen een andere taal de boventoon voert. En bijvoorbeeld bij een gemêleerd internationaal gezelschap zal vast Engels de voertaal zijn. Maar vergaderen in een vreemde taal is niet hetzelfde als een overleg in de moedertaal. That’s quite something!

  • 3

    Vergaderen op kantoor of op locatie

    Vergaderopstellingen

    Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 22-04-2025

    Voor vergaderingen zijn verschillende opstellingen mogelijk. In deze infographic zie je de verschillende opstellingen en de voor- en nadelen van elke opstelling.

    De juiste locatie kiezen voor een vergadering

    Nieuws Vergaderen Publicatiedatum: 11-01-2023

    Sommige vergaderingen kunnen het beste op een externe locatie worden gehouden. Een verzorgde vergaderlocatie kan helpen om het overleg voorspoedig te laten verlopen. Wat zijn de aandachtspunten bij het selecteren van een vergaderruimte?

    Is wandelend vergaderen een werkbare optie?

    Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    Wat zijn de voor- en nadelen van wandelend vergaderen als alternatief voor overleggen aan een vergadertafel?

    Hulpmiddelen bij een interne of externe vergadering

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 01-10-2025

    Als je een vergadering onganiseert, is het verstandig om eerst met deze checklist te controleren of je aan alle hulpmiddelen hebt gedacht

  • 4

    Videovergaderen

    Beter vergaderen op afstand

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 03-04-2025

    Regelmatig vinden vergaderingen op afstand plaats, die onnodig veel tijd kosten en tot ergernis leiden. Enkele tips ter verbetering.

    Missers bij videovergaderen

    Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 22-04-2025

    Bij het videovergaderen zijn er verschillende dingen die mis kunnen gaan. In de infographic zie je verschillende missers bij videovergaderen.

    Veilig videovergaderen

    Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 29-01-2025

    Videovergaderingen hebben een vlucht genomen binnen organisaties. Met deze tips vergader je online net zo veilig als op kantoor.

    Online meeting profiteert van goede randapparatuur

    Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    In deze gekke tijden vindt communicatie op grote schaal via internet plaats met gebruik van videobeelden. Denk aan videobellen, op afstand vergaderen en zelfs heuse online conferenties. Daarvoor heb je natuurlijk goede randapparatuur nodig, want de kwaliteit van het communicatiekanaal is belangrijk. Welkom in de wereld van headsets, speakers, microfoons en webcams.

    Samenwerken in bestanden en bestanden delen

    Verdiepingsartikel Softwaretips Publicatiedatum: 10-12-2024

    Om goed te kunnen overleggen, moeten deelnemers aan meetings vaak over de meest actuele informatie beschikken. Hoe kunnen u en medewerkers relevante grote bestanden het beste delen tijdens onlinevergaderingen, zodat iedereen in één keer live op de hoogte is van de informatie?

    Mogen we bij video-overleg eisen dat werknemer in beeld is?

    Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    Sommige collega’s willen niet in beeld tijdens een video-overleg en doen dan alleen via conference call mee. Kan een manager eisen dat ze in beeld komen?

    Hoe nodig ik externe deskundigen uit voor online meetings?

    Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 14-07-2025

    We willen in het komende online overleg een externe deskundige uitnodigen. Heb je hiervoor wat tips?

  • 5

    Hybride vergaderen

    Hybride vergaderen

    Infographic Vergaderen Publicatiedatum: 30-09-2025

    Een vergadering met twee doelgroepen: online deelnemers en deelnemers die fysiek aanwezig zijn. Zij hebben hetzelfde doel, maar een verschillende beleving van de vergadering. Wat is de etiquette van het nieuwe vergaderen?

    Nieuwe vaardigheden nodig voor hybride vergadering

    Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 12-05-2023

    Veel werknemers combineren thuiswerken met werken op kantoor of een andere locatie. Voor overleggen biedt de hybride vergadering dan uitkomst. Hierbij vergaderen werknemers in de vergaderruimte op kantoor via een scherm met hun thuiswerkende collega’s. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden.

    Hybride vergadering laat de voorzitter jongleren

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 17-06-2025

    Een hybride vergadering, waarbij deelnemers in de vergaderruimte zitten en andere deelnemers inbellen, vergt nogal wat van de voorzitter.

    Online vergaderen vereist andere insteek van notuleren

    Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    Sinds de coronapandemie is vergaderen via online kanalen helemaal ingeburgerd in organisaties. Maar al die online vergaderingen betekenen ook dat notuleren op een andere manier moet. Verslaglegging van online of hybride vergaderingen werkt net even anders dan je misschien al jaren gewend was. Waar moet je op letten?

  • 6

    Een vergadering voorbereiden

    Vergaderagenda opstellen

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 12-11-2024

    Leer met behulp van deze tool een gestroomlijnde agenda op te stellen voor uw vergadering.

    Voorbeeld vergaderagenda

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 10-10-2025

    Dit formulier geeft een voorbeeld van een vergaderagenda met daarin alle vaste onderdelen. Zo houd je eenvoudig structuur in je vergadering!

    Een vergadering maken en beheren in Outlook

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 10-10-2025

    In Outlook kun je eenvoudig een vergadering aanmaken en beheren. Maak hier gebruik van, want je kunt ook de andere deelnemers uitnodigen.

    Voorbeeld agendapunt indienen

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 10-10-2025

    Met dit voorbeeld kunnen deelnemers aan een vergadering efficiënt een agendapunt indienen.

  • 7

    Besluiten nemen in een vergadering

    In negen stappen naar een concreet besluit

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 01-10-2025

    Hoe komt een besluit tot stand? Dit stappenplan helpt u om volgens het BOB-model via beeldvorming en ordening tot een 'besluit' te komen.

    Op welke manieren kunnen besluiten tot stand komen?

    Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    Besluiten kunnen op verschillende manieren worden genomen. Zo kan er over een besluit gestemd worden of iemand kan de knoop doorhakken. De aanpak hangt af van het soort besluit, de deelnemers aan de vergadering en de procedures waarvoor zij hebben gekozen. Het kan ook zijn dat er een reglement is waarin staat op welke wijze de besluitvorming verloopt. In jouw notulen moet je altijd opnemen hoe het besluit tot stand is gekomen. In dit verdiepingsartikel lees je de meest voorkomende soorten van besluitvorming.

    Actiepuntenlijst bij een vergadering

    Tool Vergaderen Publicatiedatum: 10-10-2025

    Het maken van een actiepuntenlijst hoeft niet moeilijk te zijn. Dit model geeft goed aan hoe een eenvoudige actiepuntenlijst er uit ziet.

  • 8

    Verslaglegging van een vergadering

    Wie kunnen we het beste laten notuleren?

    Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 14-07-2025

    We willen graag een goed verslag van onze afdelingsvergaderingen. Is het dan handiger om de notulen te laten maken door een deelnemer van de vergadering of iemand anders aan te wijzen als notulist?

    De optimale vorm kiezen voor het vergaderverslag

    Verdiepingsartikel Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    Het verloop en resultaat van elke vergadering leg je vast in de notulen. Dit document dient vervolgens als naslagwerk of als informatiebron waaraan men de voortgang van projecten kan toetsen. Zo weten deelnemers hoe de zaken ervoor staan, wie welke mening is toegedaan en welke beslissingen zijn genomen. Notulen zijn dus van grote waarde.

    Is een iPad handig om mee te notuleren?

    Vraag & Antwoord Vergaderen Publicatiedatum: 16-07-2025

    Tijdens vergaderingen de iPad gebruiken voor de notulen, is dat nou eigenlijk wel zo handig?

  • 9

    De rol van de OR bij vergaderen

    Zonder instemming van de OR geen videovergadering

    Tool OR en digitale veiligheid Publicatiedatum: 13-10-2022

    Een werkgever die videovergaderen als standaard wil invoeren, moet eerst langs de ondernemingsraad. Die heeft namelijk instemmingsrecht.

    Vergaderen vormt een belangrijk onderdeel van het OR-werk

    Verdiepingsartikel Werkwijze OR Publicatiedatum: 18-06-2024

    Het werk van de ondernemingsraad bestaat voor een groot deel uit overleggen. Uw OR vergadert niet alleen regelmatig binnen uw OR of met de bestuurder, ook andere partijen zijn belangrijke overlegpartners. Welke overleggen moet uw raad voeren en welke spelregels gelden daarbij? Een overzicht.