Hybride vergadering laat de voorzitter jongleren
Externe web-tool
17-06-2021
Hybride vergaderingen worden steeds normaler. Bij zo'n vergadering zitten er deelnemers in de vergaderruimte én bellen er deelnemers in vanuit thuis of vanuit een andere locatie. In de vergaderruimte zijn hiervoor een groothoekcamera en een centraal geplaatste microfoon nodig. En ook een groot scherm om de online deelnemers en presentaties op te laten zien.
De voorzitter van een hybride vergadering krijgt nogal wat voor zijn kiezen. Want hij moet enerzijds de techniek in de gaten houden. En anderzijds ook nog oog hebben voor twee groepen deelnemers, die de vergadering verschillend beleven. Het is dan ook verstandig om het beeld en geluid tijdens de vergadering door iemand anders te laten regelen dan de voorzitter.
De voorzitter moet steeds de belangen van beide groepen deelnemers behartigen. Onderonsjes in de vergaderruimte moet hij in de kiem smoren. En het is slim om de online deelnemers voorrang te geven bij vragenrondjes. Want voor hen is het lastiger om betrokken te blijven bij het gesprek dat grotendeels in de vergaderruimte plaatsvindt.