De meeste terugkerende vergaderingen hebben een aantal vaste onderwerpen, maar het is meestal ook mogelijk voor de deelnemers om een onderwerp aan te dragen. Als elk agendapunt aan de hand van hetzelfde formulier wordt ingediend, kan iedereen zich optimaal voorbereiden en kan de behandeling gestroomlijnd verlopen. Dit algemene voorbeeld is te gebruiken voor zowel eenvoudige als uitgebreide agendapunten.