VERDIEPINGSARTIKEL

De optimale vorm kiezen voor het vergaderverslag

Het verloop en resultaat van elke vergadering legt u vast in de notulen. Dit document dient vervolgens als naslagwerk of als informatiebron waaraan men de voortgang van projecten kan toetsen.

Zo weten deelnemers hoe de zaken ervoor staan, wie welke mening is toegedaan en welke beslissingen zijn genomen. Notulen zijn dus van grote waarde.


24 november 2020 7 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Er moeten notulen komen, maar in welke vorm gaat u ze gieten? Dit is voor een groot deel afhankelijk van het doel. Wat zijn de verwachtingen van deelnemers en de voorzitter?

Hoe uitgebreid moet het verslag zijn en wordt het misschien voor verschillende doelgroepen gebruikt? Belangrijk bij uw overweging is in ieder geval:

  • Wat is het karakter van de bijeenkomst?
  • Met welk doel maakt u het verslag?
  • Zijn er technische beperkingen of juist mogelijkheden?
  • Is er sprake van formele eisen, zoals bij een statutenwijziging?

Bij een regelmatig terugkerende vergadering is bovendien belangrijk welke verslagvorm men gewend is.

Het woordelijke verslag

U snapt het al, bij het woordelijke verslag – ook wel het verbale verslag genoemd – noteert u alles wat een spreker zegt. Niet letterlijk, maar in grote lijnen. Versprekingen en onhandige formuleringen mag u glad strijken.

U maakt een geredigeerd, maar zoveel mogelijk woordelijk verslag van het gesprokene. Hierbij zorgt u ervoor dat u de stijl van de spreker zoveel mogelijk handhaaft. U begrijpt dat deze notuleervorm zeer arbeidsintensief is en de nodige kwaliteiten op stenogebied vereisen.

De verslagen van de Eerste Kamer en Tweede Kamer worden bijvoorbeeld op deze wijze gemaakt: de ‘Handelingen’. Aangezien het veel tijd kost deze verslagen te maken en ook om ze te lezen, is het woordelijke verslag verder een zeldzaamheid.

Deze verslagvorm is wel het overwegen waard als het gaat om interviews, dictaten en lezingen.

Samenvattend verslag

Is het niet nodig dat elk woord op papier staat, maar gaat het meer om de essentie? Dan kunt u als notulist gaan voor het samenvattende verslag.

U maakt zelf een selectie van hetgeen gezegd is in de vergadering. Dit kunt u doen door volgens de essentie-perspreker- aanpak te werk te gaan. Of door voor het beknopte of thematische verslag te kiezen.

Essentie-per-spreker-verslag

In het chronologische of essentie-perspreker- verslag volgt u de volgorde waarin deelnemers spreken. Dit doet u in verkorte vorm, zodat de essentie duidelijk is maar er geen langdradig verhaal ontstaat. Zo laat u herhalingen en niet-relevante opmerkingen achterwege.

U vermeldt de naam van de spreker en vat zijn argument samen. U kunt zich voorstellen dat deze notuleervorm goed werkt als sprekers afgevaardigden zijn van belangengroeperingen.

De achterban kan immers makkelijk uit het verslag opmaken of hun spreker hen goed vertegenwoordigt.

Beknopt of uitgebreid? 

Het verslag per spreker kunt u in beknopte of uitgebreide vorm afnemen. U kunt hetgeen een spreker zegt in grote lijnen weergeven en zo de standpunten en argumenten naar voren laten komen. Dit zal meestal voldoende zijn als het gaat om debatten, workshops en symposia.

Of moet duidelijk zijn welke spreker, op welk moment, welke bijdrage heeft geleverd? Dat is nog wel eens het geval bij bijvoorbeeld fusiebesprekingen, overlegvergaderingen, cao-onderhandelingen, commissie- en gemeenteraadsvergaderingen.

 

Toepassingen
Deze verslagvorm is een favoriet bij bijvoorbeeld de ondernemingsraadvergadering, de aandeelhoudersvergadering en Algemene ledenvergadering of Jaarvergadering. Allemaal bijeenkomsten waarbij vooraf duidelijk is dat waarschijnlijk niet alle genodigden aanwezig zullen zijn.

Omdat het belangrijk is dat standpunten en argumenten van sprekers ook voor de afwezigen na te lezen zijn, kiest men in de praktijk vaak voor essentie- per-spreker-verslag.

Thematisch verslag

Deze vorm van verslaglegging geeft de besproken zaken op logische wijze weer. U volgt dus niet het verhaal in chronologische vorm, maar u haalt alleen de essentie uit de bijeenkomst. Het thematische of beknopte verslag is makkelijker te lezen, maar vraagt meer inlevingsvermogen van de notulist.

U moet geïnformeerd genoeg zijn om alles in de juiste context te kunnen plaatsen. Alleen dan kunt u bepalen wat belangrijk is voor de doelgroep om te weten.

Voordelen

Het beknopte verslag is niet voor niets de meest voorkomende vorm van notulen. Deze verslagvorm:

  • is kort en overzichtelijk;
  • heeft een thematische uitwerking die makkelijk te begrijpen is;
  • is tijdbesparend voor zowel de lezer als de notulist omdat het kort en overzichtelijk is.

Hoe?

Kiest u voor het beknopte verslag, dan beperkt u zich tot een samenvatting per agendapunt. De inhoud gaat hierbij altijd boven het vermelden van bijvoorbeeld de namen van sprekers.

Wat gezegd wordt, is dus belangrijker dan wie het gezegd heeft

Wat gezegd wordt, is dus belangrijker dan wie het gezegd heeft. Namen zijn alleen interessant als het gaat om acties.

Toepassingen

Het beknopte of thematische verslag komt vaak voor bij stafvergaderingen of vergaderingen van het managementteam. Dit zijn frequente vergaderingen, waarbij het informeren van de afwezigen ook een belangrijk punt is.

Om meer doelen te dienen, kunt u het thematische verslag aanvullen met bijvoorbeeld een actiekolom of -planning.

Verslag in een lijst

De meest beknopte vorm van notuleren is een lijst waarin u alleen de te verrichten acties en genomen besluiten vermeldt. Afhankelijk van de wensen maakt u een besluitenlijst, actiepuntenlijst of een combinatie van beide.

Welke vorm u ook kiest, u structureert uw notulen in ieder geval aan de hand van kolommen. Houd uw oren open en licht de genomen besluiten en uit te voeren handelingen eruit. Deze vorm bespaart veel tijd voor lezer en notulist.

Dit verslag maakt het mogelijk om de voortgang van projecten en werkzaamheden te bewaken, maar is niet geschikt als naslagwerk of informatiebron voor mensen die niet aanwezig zijn.

Toepassingen van lijsten

Deze notuleervorm bespaart tijd en geeft de te nemen stappen weer. Precies goed voor zeer regelmatig terugkerende vergaderingen als het werk- of afdelingsoverleg, de projectvergadering of de bestuursvergadering.

Men gaat ervan uit dat alle deelnemers aanwezig zullen zijn en de werkbaarheid van de notulen staat voorop.

Hoe maakt u aantekeningen?

Afhankelijk van de gekozen verslagvorm maakt u op een bepaalde manier aantekeningen. Wilt u elke letter op papier krijgen, dan zult u een snelle pen moeten hebben.

Vraagt men slechts om een actielijst, dan kunt u wellicht aandacht besteden aan een mooie zinsnede. Hieronder geven we praktische tips voor het maken van goede aantekeningen.

Essentie-per-spreker-verslag

Het maken van aantekeningen voor deze verslagvorm is niet heel ingewikkeld. U houdt de sprekers in de gaten en geeft per persoon een samenvatting van zijn mening of argumenten.

De rode draad is dus het chronologische verloop van de vergadering. Wel is het af en toe hard werken om iedereen bij te benen. Een goede registratietechniek moet u dus wel hebben.

Verder komt u met een laptop inclusief microfoons al een heel eind. Zo kunt u tijdens de uitwerking - bij twijfel over uw formulering - de ware toedracht nog eens opzoeken in de geluidsopname.

Thematisch verslag

Gaat u een thematisch verslag opstellen, dan is het maken van aantekeningen niet zo rechttoe rechtaan. U kunt nu niet zomaar chronologisch te werk gaan, maar moet de essentie van de onderwerpen weergeven in het verslag.

U zou niet de eerste zijn die tijdens de vergadering losse zinnen verzamelt en daar later structuur in tracht aan te brengen. Toch is dat niet de beste manier.

Om al tijdens de vergadering de eerste stappen te zetten richting een mooi thematisch verslag, kunt u het beste in kolommen werken. Dit dwingt u om vanaf het begin een logische structuur aan te brengen. Dit is een groot voordeel, maar voor beginnende notulisten meteen ook een bezwaar.

Het is een kwestie van ‘oefening baart kunst'

Soms zult u het gevoel hebben teveel dingen tegelijk te moeten doen. Maar zoals altijd is het een kwestie van ‘oefening baart kunst’. Uiteindelijk zult u alleen maar profiteren van deze werkwijze en zullen uw luister- en schrijfkwaliteit aanzienlijk verbeteren.

Werken met kolommen

Allereerst gaat u na of de agendapunten informatief, probleemoplossend of besluitvormend zijn. Dit bepaalt mede de opzet van uw kolommen. Meestal kunt u volstaan met drie kolommen.

U geeft elk agendapunt/onderwerp een nummer in de linkse kolom en u nummert bovendien voor alle duidelijkheid de bladen. In de middelste kolom heeft u eigenlijk altijd de meeste schrijfruimte nodig en die maakt u dus wat breder dan de andere twee.

Vervolgens schrijft u alle opmerkingen die onder ‘Omschrijving probleem’ vallen in de linker kolom. Denk aan de inleiding van het agendapunt waarin de probleemstelling een toelichting krijgt.

Alle opmerkingen die het probleem nader definiëren, horen daar vervolgens ook thuis. De reactie op de probleemstelling plaatst u in de middelste kolom. Mogelijke oplossingen, meningen en ondersteunende feiten schrijft u allemaal onder ‘Kern/discussie’. Mocht er sprake zijn van een stemming, dan kunt u deze kolom splitsen en de voors en tegens zo scheiden.

Ten slotte zet u – logischerwijs – de geaccepteerde beslissingen in de rechtse kolom. Zo houdt u als het goed is een zeer werkbaar document over, waarop u het thematische verslag kunt baseren. Met wat rangschikken en herformuleren moet u al een heel eind komen.

Mocht u toch vragen hebben, dan kunt u deze altijd nog stellen na de vergadering. Maar probeer altijd om al tijdens of direct na de vergadering antwoorden op uw vragen te krijgen.

Géén aantekeningen?

Het komt voor dat deelnemers brieven, rapporten en conclusies tijdens de vergadering voorlezen. Het is niet nodig om dergelijke voorleessessies één op één over te nemen in uw notulen.

Het voldoet als u een verwijzing of verwijsteken in uw aantekeningen opneemt. Tijdens de uitwerking kunt u de stukken erop naslaan en de nodige informatie in het verslag opnemen.



Meer informatie over het goed organiseren van vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.