VERDIEPINGSARTIKEL
De optimale vorm kiezen voor het vergaderverslag
Het verloop en resultaat van elke vergadering leg je vast in de notulen. Dit document dient vervolgens als naslagwerk of als informatiebron waaraan men de voortgang van projecten kan toetsen. Zo weten deelnemers hoe de zaken ervoor staan, wie welke mening is toegedaan en welke beslissingen zijn genomen. Notulen zijn dus van grote waarde.
Er moeten notulen komen, maar in welke vorm ga je ze gieten? Dit is voor een groot deel afhankelijk van het doel. Wat zijn de verwachtingen van deelnemers en de voorzitter?
Hoe uitgebreid moet het verslag zijn en wordt het misschien voor verschillende doelgroepen gebruikt? Belangrijk bij je overweging is in ieder geval:
- Wat is het karakter van de bijeenkomst?
- Met welk doel maak je het verslag?
- Zijn er technische beperkingen of juist mogelijkheden?
- Is er sprake van formele eisen, zoals bij een statutenwijziging?
Bij een regelmatig terugkerende vergadering is bovendien belangrijk welke verslagvorm men gewend is.
Het woordelijke verslag
Je snapt het al, bij het woordelijke verslag –