VERDIEPINGSARTIKEL

Op welke manieren kunnen besluiten tot stand komen?

Besluiten kunnen op verschillende manieren worden genomen. Zo kan er over een besluit gestemd worden of iemand kan de knoop doorhakken. De aanpak hangt af van het soort besluit, de deelnemers aan de vergadering en de procedures waarvoor zij hebben gekozen. Het kan ook zijn dat er een reglement is waarin staat op welke wijze de besluitvorming verloopt. In uw notulen moet u altijd opnemen hoe het besluit tot stand is gekomen. In dit verdiepingsartikel leest u de meest voorkomende soorten van besluitvorming.


23 november 2020 7 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Unanieme besluitvorming

Unanieme besluitvorming wil zeggen dat iedereen volledig achter de genomen beslissing staat. Daarmee is unanimiteit (letterlijk: eenstemmigheid) de mooiste manier om tot besluiten te komen, maar bepaald niet de gemakkelijkste.

Het zou natuurlijk prachtig zijn als alle deelnemers aan een vergadering van harte instemmen met één van de mogelijke oplossingen. In de praktijk komt het echter veel vaker voor dat verschillende mensen verschillende oplossingen als de beste zien, vooral als de deelnemers aan een vergadering verschillende belangen hebben die in de diverse oplossingsmogelijkheden tot uitdrukking komen.

Gelukkig is unanimiteit ook lang niet altijd nodig

Gelukkig is unanimiteit ook lang niet altijd nodig. Het nastreven van unanimiteit komt vooral voor bij erg belangrijke beslissingen, waarbij het te verwachten is dat er veel tegenstand van buitenaf komt. Het is dan van groot belang om intern niet verdeeld te zijn, maar ‘de neuzen in dezelfde richting’ te hebben als het besluit eenmaal wordt uitgevoerd.

Een bekend voorbeeld van unanieme besluitvorming is de Amerikaanse juryrechtspraak, waarbij iemand alleen maar schuldig verklaard wordt als alle juryleden er voor honderd procent van overtuigd zijn dat de verdachte ook daadwerkelijk de dader is.

Vetorecht om besluit tegen te houden

Eigenlijk is het vetorecht het spiegelbeeld van unanimiteit. Waar bij besluitvorming op basis van unanimiteit het vinden van een gezamenlijk gedragen oplossing vooropstaat, betekent het vetorecht dat één van de deelnemers een besluit tegen kan houden door zijn veto (uit het Latijn: ‘ik verbied’) uit te spreken.

In vergaderingen waarin tussen de leden grote belangentegenstellingen kunnen bestaan, kunnen de deelnemers een vetorecht toegekend krijgen om te voorkomen dat de meerderheid over de belangen van de minderheid heen walst.

Bekende voorbeelden van vergaderingen met vetorecht zijn de bijeenkomsten van de Europese Raad van Ministers en van de Veiligheidsraad van de Verenigde Naties, waarin de permanente leden een besluit kunnen tegenhouden.

Maar ook in andere organisaties komt een dergelijke besluitvorming voor. Denkt u bijvoorbeeld aan de medezeggenschapsraad van een school, waarin de afzonderlijke geledingen (leerkrachten, leerlingen en ouders) een vetorecht hebben.

Consensus bereiken

Veel mensen verwarren unanimiteit met consensus, dat letterlijk overeenstemming betekent. Het zijn echter twee verschillende begrippen.

Bij besluitvorming volgens het principe van consensus hoeft niet iedereen het voor de volle honderd procent met een besluit eens te zijn, maar is het voldoende als niemand zich tegen dat besluit verklaart.

Na het bereiken van consensus moet iedereen zich wel scharen achter het genomen besluit en de consequenties daarvan dragen. Ook moet iedereen loyaal meewerken aan de uitvoering. Aangezien niemand echt tegen het besluit was, hoeft dat niet zo te moeilijk zijn.

Bekende voorbeelden van consensusbesluitvorming zijn cao-onderhandelingen tussen werkgevers en werknemers en de formatieonderhandelingen voor een nieuw kabinet. Maar ook binnen organisaties vindt besluitvorming vaak op deze manier plaats.

Denkt u bijvoorbeeld aan de onderhandelingen tussen de ondernemingsraad en de directie van een bedrijf over de secundaire arbeidsvoorwaarden. Het resultaat daarvan is vrijwel altijd een compromis, waarover consensus bereikt moet worden.

Compromis Consensusbesluiten

Compromis Consensusbesluiten zijn vaak het resultaat van onderhandelingen tussen verschillende partijen. De uitkomst is vrijwel altijd een compromis, waarbij niemand volledig zijn zin heeft gekregen maar waarbij is geprobeerd om iedereen tegemoet te komen.

Vaak kost het veel tijd om tot overeenstemming te komen, zeker als de belangen ver uit elkaar lijken te liggen. Het vergt dan veel discussie en ook veel luisteren om te ontdekken waar de gemeenschappelijke punten van de verschillende partijen liggen.

Ook voor u als notulist zijn consensusbesluiten niet bepaald de makkelijkste: het betekent dat u de hele tijd nauwkeurig moet luisteren naar de sprekers en de essentie van hun soms zeer diverse standpunten eruit moet halen.

Het meerderheidsbesluit

Wanneer er geen sprake is van unanimiteit en er zelfs geen consensus tussen alle deelnemers gevonden kan worden, dan is het onmogelijk dat een besluit door de hele vergadergroep wordt gedragen. Dan moet de beslissing door een kleinere groep worden genomen: de meerderheid van de deelnemers.

Het meerderheidsprincipe leidt altijd tot een besluit

Voordeel is dat deze oplossing altijd tot een besluit leidt. Er zijn echter mensen die grote moeite hebben met het meerderheidsprincipe. Zij zien niet in waarom een meerderheid het beter zou weten dan een minderheid.

In principe weet een meerderheid het ook niet beter, het gaat immers om een keuze tussen oplossingen waarvan er niet één objectief beter is dan een andere. Was dat wel zo, dan zou er wel consensus ontstaan! Maar als een meerderheid het in principe niet beter weet, weet een minderheid het in principe ook niet beter…

Besluitvorming via het meerderheidsprincipe heeft het voordeel dat zo min mogelijk mensen teleurgesteld worden. De meerderheid is het er immers mee eens!

Om tot een meerderheidsbesluit te komen, is altijd een stemming nodig. Hoewel erg effectief, heeft meerderheidsbesluitvorming ook een nadeel: er resteren altijd een of meer groepen die het niet eens zijn met het genomen besluit.

Het is daarom erg belangrijk dat de vergadergroep vooraf bedenkt of de tegenstanders van het besluit zich moeten committeren aan het genomen besluit, of de vrijheid houden hun eigen mening te verkondigen.

Er zijn verschillende manieren van meerderheidsbesluiten mogelijk

Hoeveel? Er zijn verschillende manieren van meerderheidsbesluiten mogelijk. De meest voor de hand liggende is het systeem van de ‘absolute’ of gewone meerderheid. Hierin is het voldoende als de helft plus één van de aanwezigen instemt met een besluit.

Daarnaast kennen we nog besluitvorming door middel van een gekwalificeerde of gewogen meerderheid. In zo’n systeem worden besluiten pas van kracht wanneer deze door een vooraf vastgesteld percentage van de aanwezige deelnemers worden gesteund.

Het vereiste percentage moet dan vooraf afgesproken zijn, bijvoorbeeld in een vergaderreglement. Meestal gaat het dan over een tweederde meerderheid, maar in principe is elke meerderheid mogelijk. Wat de stemming ook uitwijst, u moet de uitslag opnemen in de notulen.

Het hangt van de gewoonten en procedures af of u daarbij ook de namen van degenen die voor of tegen hebben gestemd, daarbij vermeldt.

Delegeren van beslissingsbevoegdheid

Het is ook mogelijk dat de vergadergroep de besluitvorming delegeert naar een kleinere groep. Dat kan gaan om een subgroep uit de vergadering, maar ook om een groep van belanghebbenden of een groep van deskundigen.

De deelnemers geven daarmee de beslissingsbevoegdheid uit handen; het besluit wordt elders genomen en ligt dan vast.

Bij het delegeren van de beslissingsbevoegdheid is het van groot belang dat duidelijk wordt gemaakt binnen welke randvoorwaarden het besluit moet passen, om te voorkomen dat een subgroep een besluit neemt dat niet realiseerbaar is.

Voor- en nadelen autoritaire methode

Een andere optie is dat aan één persoon, vrijwel altijd de voorzitter of de leidinggevende, de beslissingsbevoegdheid wordt toegekend. De vergadering fungeert dan feitelijk alleen maar als adviesorgaan. Zij reikt ideeën aan en bespreekt de mogelijkheden, maar heeft niet de macht om zelfstandig een beslissing te nemen.

Deze autoritaire methode heeft als voordeel dat beslissingen snel genomen en goed op elkaar afgestemd kunnen worden, maar heeft ook grote nadelen. De relatie tussen de deelnemers aan de vergadering en de leider staat snel onder druk: de deelnemers moeten zich schikken in een onderdanige rol en de bevoegdheid van de leider accepteren.

Ook is deze manier van besluitvorming nogal afhankelijk van de capaciteiten van de persoon die de beslissing neemt.

Loten als laatste optie

Wanneer er op geen enkele manier een rationeel besluit genomen kan worden en uitstel van een beslissing niet langer kan, blijft er maar één optie over: loten. Het is een snelle, zekere en neutrale manier om een besluit te nemen.

Het heeft als grote nadeel dat er geen sprake meer van rationele afwegingen is. Bij belangrijke beslissingen wordt er dan ook zelden geloot. 

Stemming over voorstellen

Vaak zal een besluitvormingsproces eindigen met een stemming over een of meer voorstellen. Daarop zijn twee uitzonderingen mogelijk.

Wanneer de vergadergroep niet de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft (omdat deze is gedelegeerd of omdat een leidinggevende beslist) of wanneer uit de discussie al blijkt hoeveel steun er voor een voorstel is, is stemming overbodig. Tenzij een vergaderreglement stemming voorschrijft, natuurlijk.

Voorstellen die de overduidelijke steun van de meerderheid genieten en waarover dus niet gestemd hoeft te worden, worden ook wel hamerstukken genoemd. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat ze geen plek in de notulen verdienen…

Een veel gebruikte vergaderregel luidt: als niemand stemming vraagt over een voorstel, dan is dat voorstel aangenomen. Het is belangrijk om deze regel te kennen. Vaak moeten deelnemers, als zij duidelijk willen maken dat zij het met een voorstel niet eens zijn of een voorstel tegen willen houden, zelf om stemming vragen!

Wanneer zij dat niet doen, dan kunnen zij nog slechts vragen om een aantekening in de notulen dat zij ‘willen worden geacht tegen te hebben gestemd’, waarmee er dus niets meer aan een genomen besluit verandert.

Collectief stemmen

Collectief stemmen gaat doorgaans bij handopsteken. De voorzitter vraagt wie vóór een voorstel is, en de voorstanders steken hun hand op.

Collectief stemmen gaat doorgaans bij handopsteken

De voorzitter of de notulist telt of schat het aantal opgestoken handen, waarna de tegenstanders hun hand opsteken. Wanneer iemand niet wil stemmen, steekt hij zijn hand niet op. Hij onthoudt zich dan van stemming.

Het is een snelle en zichtbare manier van stemmen. Binnen enkele seconden is duidelijk of een voorstel al dan niet is aangenomen. Ook is direct duidelijk wie voor en wie tegen is.

Hoofdelijk stemmen

Als een collectieve stemming geen duidelijke meerderheid oplevert, kan er ook hoofdelijk worden gestemd. Hierbij vraagt de voorzitter om beurten aan ieder vergaderlid of hij vóór of tegen een voorstel is.

Zich onthouden van stemming is hierbij niet mogelijk; de enige manier om niet aan een hoofdelijke stemming mee te doen is door de vergaderruimte (tijdelijk) te verlaten.

Schriftelijk stemmen

Schriftelijk stemmen vindt vooral plaats wanneer er gestemd wordt over personen. Ook over zaken kan schriftelijk gestemd worden, bijvoorbeeld wanneer een collectieve of hoofdelijke stemronde geen duidelijk resultaat oplevert of wanneer de vergadergroep zo groot is dat niet duidelijk is wie er allemaal aanwezig zijn.

De procedure verloopt als volgt: u geeft alle aanwezigen een stembriefje waarop zij hun stem moeten invullen. Wanneer het een geheime stemming betreft, moeten de stembriefjes opgevouwen ingeleverd worden.

Bij schriftelijke stemmingen kan ook blanco of ongeldig gestemd worden. Een blanco stem is een stembriefje waarop niets is ingevuld, een ongeldige stem is een stembriefje waarop iets anders is ingevuld dan is gevraagd.

Na de stemming

Direct na de stemming stelt de voorzitter de uitslag formeel vast. Daartoe telt hij het aantal voor- en tegenstemmen, die hij daarna aan de vergadering meedeelt.

Het is van belang dat vooraf duidelijk is wat er gebeurt met ongeldige en blanco stemmen! U neemt de uitslag van de stemming op in het verslag van de vergadering. Hierdoor weten alle deelnemers welke besluiten genomen zijn.



Meer informatie over het goed organiseren van vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.