VERDIEPINGSARTIKEL

Vergaderen in een vreemde taal is nog niet zo makkelijk

Als uw organisatie ook internationaal opereert, is de kans groot dat in sommige of zelfs al uw (analoge of online) vergaderingen een andere taal de boventoon voert. En bijvoorbeeld bij een gemêleerd internationaal gezelschap zal vast Engels de voertaal zijn. Maar vergaderen in een vreemde taal is niet hetzelfde als een overleg in de moedertaal. That’s quite something!


22 december 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


In vergaderingen komt veel informatie aan de orde. Die moet worden uitgewisseld of gepresenteerd. Daarnaast is het de bedoeling dat iedereen over de agendapunten helder zijn mening geeft, met elkaar in discussie gaat, brainstormt of nieuwe ideeën bedenkt.

Als dat in een andere taal dan uw moedertaal geschiedt, kan dat heel wat problemen geven. Want niet iedereen kan perfect communiceren in een vreemde taal. Sterker nog: gedachten uitdrukken, nuances aanbrengen of nauwkeurige details uitwerken in een taal die iemand niet als ‘(near) native speaker’ beheerst, is knap lastig. En voor de meeste vreemdetaalsprekers een brug te ver. Behalve spreken, is ook luisteren, en vooral begrijpen wat er precies is gezegd, erg moeilijk.

Exotische talen

Mocht uw organisatie veel zaken doen met landen waar nogal ‘exotische’ talen worden gesproken – denk aan China, India, Marokko of Turkije – dan zult u toch al een aardig mondje in die taal moeten kunnen spreken om er succesvol in te kunnen vergaderen. Wat dan vaak gebeurt, is dat overleg in het Engels gaat. Dat heeft zowel een voor- als nadeel.

Veel van het gebruikte Engels blijkt ‘dunglish’

Aan de ene kant kan iedereen tot op zekere hoogte met elkaar communiceren. Maar aan de andere kant beheersen de gesprekspartners de taal niet als moedertaalspreker waardoor de taaluitingen relatief eenvoudig zullen blijven. Want velen (met de Nederlanders voorop) denken weliswaar dat zij perfect Engels spreken en verstaan, maar dat blijkt in de praktijk nogal tegen te vallen. Veel van het gebruikte Engels blijkt ‘dunglish’ (verengelst Nederlands), wat door de gesprekspartners niet wordt begrepen. En van de Engelse boodschap begrijpt lang niet iedereen de essentie, de details of de nuances.

Het is maar weinigen gegeven om in een vreemde taal vrij te uiten, te brainstormen of te discussiëren over een onderwerp dat alleen met wat steekwoorden op de agenda stond. Met die gedachte in het achterhoofd, kunt u beter voor de strategie kiezen om gedetailleerde omschrijvingen of uitwerkingen van de agendapunten vooraf te verspreiden onder de deelnemers aan de vergadering. Zo kunnen ze zich in alle rust in de onderwerpen of kwesties verdiepen, en antwoorden, oplossingen of ideeën voorbereiden om te bespreken tijdens de vergadering. Waarbij ze essentiële woorden of begrippen van tevoren kunnen opzoeken.

Hulptroepen

Overigens zijn er soms wel medewerkers in uw organisatie die zich van huis uit, van oorsprong of door studie uitstekend in een bepaalde (vreemde) taal kunnen uitdrukken. Denk aan migranten van Chinese, Indiase, Marokkaanse of Turkse afkomst die in uw organisatie werkzaam zijn. Mocht dat het geval zijn, maak daar dan ook dankbaar gebruik van.

Een alternatief zou een tolk kunnen zijn, maar dat heeft ook wel weer nadelen. Zo moet u die op de hoogte stellen van uw gebruikelijke jargon. Verder kost het vertalen tijdens de meeting een heleboel extra tijd. Bovendien moet de tolk in lange vergaderingen af en toe ook pauzeren omdat het heel vermoeiend is.

Zakelijke taalbeheersing

Iets vergelijkbaars geldt voor de Nederlanders ook met Duits als de gemeenschappelijk gekozen communicatietaal. En misschien nog wel meer, want zowat iedereen hier te lande denkt prima Duits te spreken en te verstaan, omdat die taal zo dichtbij het Nederlands komt. De verwantschap is er wel, maar toch is professionele (zakelijke) communicatie in het Duits iets waarvoor u best een speciale cursus zou kunnen volgen.

Voor andere West-Europese talen die ons als ‘dichtbij’ voorkomen zoals het Frans, Spaans, Italiaans of de Scandinavische talen geldt in veel mindere mate dat u die tijdens een internationale vergadering zou bezigen. Want die blijken uiteindelijk toch niet zo gekend, anders dan van vakanties en uitstapjes. Dat is bepaaldelijk geen garantie voor professioneel zakelijk overleg. Meestal is dat taalniveau hooguit voldoende voor wat algemene uitwisseling van vriendelijkheden of plichtplegingen. Wat overigens best een goed gebruik is om de sfeer en het wederzijds respect te benadrukken.

Nog lastiger ligt het met Slavische, Arabische, Afrikaanse of Aziatische talen. Als uw organisatie bijvoorbeeld samenwerkt met lagelonenlanden, zult u dergelijke talen regelmatig tegenkomen bij de partnerbedrijven. Dan komt al snel Engels weer als metataal bovendrijven om te communiceren of overleggen. Maar hoe goed spreekt men dat in Verweggistan? Meestal niet om over naar huis te graveren.

Cultuurverschillen

Behalve de taal kan ook de manier van vergaderen in andere landen heel anders zijn dan wat u hier gewend bent. Elke cultuur kent immers zijn eigen gebruiken, afspraken en (on)geschreven regels.

Zo schijnen Fransen, Italianen en ook Britten liever niet met de zwaarste kwesties te willen beginnen, terwijl de Nederlander graag direct ‘de koe bij de horens vat’. In sommige culturen is het geen probleem om tijdens een vergadering te bellen of te appen, in andere is dat ‘not done’. Dat verschil kan ook bestaan als het gaat om grapjes en humor, koetjes en kalfjes, hapjes en drankjes, en dergelijke. Ook de inbreng of inmenging van assistenten of junior medewerkers wordt niet in alle culturen gewaardeerd of getolereerd.

Respect en begrip

Gebrek aan begrip en/of respect voor elkaars cultuur en de aspecten die daarin belangrijk zijn, blijkt in 40% de oorzaak te zijn van het mislukken van internationale vergaderingen, zo bleek uit een onderzoek in opdracht van de Europese Commissie.

Niet beslissen tijdens het overleg

Maar wat te doen met al die hobbels en valkuilen als er beslissingen genomen moeten worden? Ook hier geldt dat het vooraf verspreiden van informatie – en liefst in de (moeder)talen van de deelnemers – verstandig is als er tijdens de internationale vergadering belangrijke knopen zijn door te hakken. Zodat iedereen voorafgaand aan de vergadering zijn standpunt al min of meer kan bepalen.

Maar dit uitwisselen van informatie geldt ten aanzien van de beslissingen zeker ook achteraf. In een meeting waarbij de (meeste) deelnemers niet in hun eigen taal overleggen, is het vaak verstandig om beslissingen pas achteraf te nemen nadat alle standpunten en eventuele conclusies zijn uitgewerkt en iedereen die heeft kunnen bestuderen.

Dat is in veel culturen ook gebruikelijk: geen beslissingen nemen in overlegsituaties, maar achteraf. Vergaderen is dan bedoeld om te overleggen, vaak vanuit de relatie die de deelnemers onderling hebben. Behalve dat taal dan veel minder een probleem is, worden zo ook geen overhaaste beslissingen genomen. En daar wordt uiteindelijk iedereen beter van.

Vermijd Dunglish ...

Ook Engels is voor velen een lastige taal om in te vergaderen als het niet hun moedertaal is. Vaak wordt een letterlijke vertaling uit het Nederlands gebruikt in de conversatie, maar dat is meestal onbegrijpelijk voor een native speaker. Dan leidt dat vaak tot verwarring, oftewel ‘crommunicatie’. Let vooral op woorden/uitdrukkingen die in beide talen gelijk lijken, maar die toch iets anders kunnen betekenen of gebruikt worden. 

Zeg niet: Als u bedoelt:
agenda (voor afspraken) schedule, calender, diary
control (data, cijfers) check
facture invoice
function (werk of baan) job
present (aanwezig) attendee
notes minutes
that's not nothing (da's niet niks)     that's quite something
under four eyes face-to-face

 



Meer informatie over het goed organiseren van vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.