Hoe kunnen we een externe deskundige in een online meeting uitnodigen?

24 november 2020

We willen in het komende online overleg een externe deskundige uitnodigen. Heeft u hiervoor wat tips?

Soms kan inderdaad nodig zijn om een externe uit te nodigen bij een videovergadering. Dit kan bijvoorbeeld een deskundige van buiten de organisatie zijn, die expertise komt delen met de vergaderdeelnemers.

Een leidinggevende van een andere afdeling binnen de organisatie die vergaderdeelnemers bijpraat over de stand van zaken in zijn team, is een collega maar op dat moment eveneens een externe vergadergast.

Toestemming geven

De meeste software voor online vergaderen heeft opties voor het uitnodigen van externen. In Microsoft Teams voert u bijvoorbeeld in plaats van het selecteren van de naam van een collega het e-mailadres van de externe deskundige in.

Deze persoon krijgt dan een mail met een link erin om aan de meeting te kunnen deelnemen. De externe genodigde hoeft hiervoor niet eens zelf over Teams te beschikken. In de uitnodiging heeft de deskundige de keuze om de Windows-app te downloaden, of om deel te nemen via de webversie.

Die laatste mogelijkheid kan dan wel het beste via browsers Microsoft Edge of Google Chrome plaatsvinden. De genodigde hoeft alleen toestemming te geven voor gebruik van de microfoon en camera.

Andere toon van de vergadering

Als het moment daar is, laat de organisator van de online meeting de externe genodigde toe. Het is hierbij belangrijk dat de vergadervoorzitter de genodigde aan de andere deelnemers bekend maakt, het liefst met een kort introductiepraatje.

Bij voorkeur brengt u de overige deelnemers ook al vooraf op de hoogte van de aanwezigheid van een gast. De toon van de vergadering kan of moet soms namelijk anders zijn als er deelnemers ‘van buiten’ aanwezig zijn, dan wanneer men alleen ‘met de eigen collega’s’ is. Ook kan het dat bepaalde vertrouwelijke zaken niet besproken mogen worden.

Bestanden delen

Bestanden delen of chatgesprekken voeren tijdens de televergadering werkt zoals altijd. Maar misschien is de gast niet geheel op de hoogte van hoe dat werkt in de software die uw organisatie gebruikt.

Het verdient dan ook aanbeveling dat de organisator de externe genodigde vooraf duidelijk uitlegt wat er van zijn deelname of bijdrage verwacht wordt, hoe de meeting zal verlopen – denk aan de vergaderagenda en eventuele andere sprekers en presentaties – en wat de mogelijkheden voor delen, samenwerken of (de)centraal overleggen zijn tijdens de online meeting.



Meer informatie over het goed organiseren van vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.