Wie doet wat in een vergadering?

3 december 2020

Overleggen verlopen in onze organisatie vaak nogal rommelig. En nu steeds meer vergaderingen digitaal plaatsvinden, wordt het er niet beter op. Hoe brengen we wat meer structuur aan in onze meetings, bijvoorbeeld door beter af te stemmen wie wat doet?

Binnen een vergadering zijn er drie rollen te onderscheiden: voorzitter, notulist en deelnemer. Vooral de eerste is essentieel om de vergadering georganiseerd te laten verlopen. De voorzitter leidt het gesprek in goede banen en de notulist noteert wat er gezegd en besloten wordt. De deelnemers zijn degenen die inhoudelijk aan de vergadering bijdragen. Voor de rolverdeling doet het er niet toe of de vergadering op locatie of via een videocall plaatsvindt.

Voorzitter houdt de regie

Het is aan de voorzitter om grenzen te stellen. Dit doet hij bijvoorbeeld door van tevoren aan te geven wat er van de deelnemers verwacht aan voorbereiding en input. Tijdens de (video)vergadering houdt de voorzitter de regie; hij zorgt dat iedereen zijn zegje kan doen, dat agendapunten binnen de afgesproken tijd worden behandeld én dat het doel wordt bereikt. Het is verder handig als de voorzitter ter afsluiting van een agendapunt een samenvatting geeft van de discussie, conclusie of beslissing.

Bijsturen door voorzitter accepteren

Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemers aan de vergadering om zich goed voor te bereiden, op tijd bij de vergadering aanwezig te zijn en actief mee te praten en te luisteren. Daarbij is het essentieel dat ze bijsturing door de voorzitter accepteren. Het komt de vergadering meestal ten goede als de voorzitter duidelijke kaders schetst en de ingrijpt als de vergadering buiten die kaders dreigt te komen.

Liever geen inhoudelijke rol voor voorzitter

Zeker als de overleggen in uw organisatie niet zo gestructureerd verlopen, is het handig als de voorzitter kan focussen op zijn regisseursrol en niet ook inhoudelijk een grote rol heeft bij agendapunten.



Meer informatie over het goed organiseren van vergaderingen vindt u in de toolbox Stap voor stap naar een effectieve vergadering.