Wie kunnen we het beste laten notuleren?

3 december 2020

We willen graag een goed verslag van onze afdelingsvergaderingen. Is het dan handiger om de notulen te laten maken door een deelnemer van de vergadering of iemand anders aan te wijzen als notulist?

Binnen de vergadering zijn er twee notulist-rollen te onderscheiden, te weten de notulist-deelnemer en de toegevoegde notulist. Voor beide opties is iets te zeggen, het verschilt per organisatie of zelfs vergadering welke oplossing de voorkeur heeft.

Notulist-deelnemer

Als de rol van de notulist wordt toegewezen aan één van de deelnemers, dan is hij een notulist-deelnemer. Hij heeft een actieve rol binnen de vergadering en moet zijn aandacht weten te verdelen tussen het notuleren en zijn normale rol: het meedenken en het beargumenteren van zijn standpunten.
De notulen horen objectief opgeschreven te worden. Als de notulist ook deelnemer is, kunnen zijn belangen een objectieve weergave in de weg staan.

Toegevoegde notulist

De toegevoegde notulist heeft uitsluitend als taak de vergadering correct weer te geven op papier. Inhoudelijk hoeft hij niet mee te praten. Dat maakt de verslaglegging objectiever. Het gevaar is hierbij dat iemand die niet inhoudelijk bij een agendapunt betrokken is, ook niet altijd in staat is om de nuances weer te geven. Vanuit dat oogpunt is het praktischer om een deelnemer de notulen te laten maken.