Aparte afspraken over studiekosten?

Een werknemer heeft een half jaar geleden op onze kosten een opleiding afgerond. Onlangs heeft hij ontslag genomen. Kunnen wij hem (een deel van) de studiekosten laten terugbetalen? In het personeelsreglement staat wel een studiekostenbeding, maar we weten niet of dit voldoende is of dat we een apart contract hadden moeten opstellen.

Antwoord

30 maart 2015

Als een werknemer op kosten van uw onderneming een opleiding volgt, wilt u natuurlijk liever niet dat hij de opgedane kennis en vaardigheden meteen na afronding van de opleiding ergens anders in praktijk brengt. U heeft dan in de werknemer geïnvesteerd, maar krijgt daar niets voor terug. Om dit te voorkomen, kunt u een studiekostenbeding afspreken. Dat is een beding waarin staat dat een werknemer (een deel van) zijn studiekosten moet terugbetalen als hij in een bepaalde periode na het afronden van de opleiding uw onderneming verlaat.

Geldigheid

Een studiekostenbeding is alleen geldig als u het schriftelijk met de werknemer bent overeengekomen. Dat hoeft niet per se in de arbeidsovereenkomst of een apart contract. Als het beding in het personeelsreglement staat en de werknemer getekend heeft voor dit reglement, is dat voldoende. In de wet staat namelijk niet welke vorm een studiekostenbeding moet hebben, als de werknemer er maar voor getekend heeft. Als in de getekende arbeidsovereenkomst een verwijzing naar het personeelsreglement staat, valt dat ook onder een getekend studiekostenbeding. Dat geldt overigens niet voor andere bedingen, zoals het proeftijdbeding en het concurrentiebeding. De regels daarvoor zijn een stuk strenger. U moet er wel voor zorgen dat het studiekostenbeding duidelijk geformuleerd is.

Specifiek

Het studiekostenbeding mag niet vaag geformuleerd zijn. Het moet zowel voor u als voor de werknemer duidelijk zijn welke afspraken u heeft gemaakt. U moet bijvoorbeeld duidelijk vermelden welke kosten de werknemer moet terugbetalen als hij uit dienst treedt. Zijn dat alleen de kosten van de opleiding, of ook die van het studiemateriaal en reiskosten? Ook het loon dat u doorbetaald heeft tijdens de opleiding van de werknemer kunt u in het studiekostenbeding opnemen. U kunt ook een deel van deze kosten in het beding opnemen.

Glijdend

U moet ook een periode aan de geldigheid van het studiekostenbeding verbinden. Het zou immers vreemd zijn als een werknemer lang na het afronden van de opleiding nog studiekosten moet terugbetalen als hij uit dienst gaat. Een glijdende schaal is gebruikelijk. Dat betekent dat een werknemer minder hoeft terug te betalen als het langer geleden is dat hij zijn opleiding afgerond heeft. Bijvoorbeeld:

  • Vertrekt een werknemer binnen zes maanden, dan betaalt hij alle kosten terug.
  • Vertrekt een werknemer binnen een jaar, dan betaalt hij 50% van de kosten terug.
  • Vertrekt hij binnen twee jaar, dan betaalt hij 25%.

Schuld

Het is van belang of de werknemer zelf ontslag neemt of niet. Het studiekostenbeding houdt minder snel stand als u de werknemer ontslaat. Alleen als de werknemer zelf schuld heeft aan zijn ontslag kunt u hem wel aan de terugbetalingsregeling houden. Dat is bijvoorbeeld het geval bij ontslag op staande voet of disfunctioneren. U moet ook rekening houden met het wettelijk minimumloon (WML). Door de terugbetalingsregeling mag de werknemer niet minder dan dit WML overhouden.

Noodzakelijk

Ook als de werknemer er niet vrijwillig voor kiest om een opleiding te volgen, maar deze noodzakelijk is voor zijn functie, kunt u hem in de meeste gevallen houden aan een studiekostenbeding. U investeert als werkgever immers in de vakbekwaamheid van de werknemer en moet daar dan ook enige tijd profijt van kunnen hebben. Op rendement.nl/salaristools vindt u een voorbeeld van een studieovereenkomst met studiekostenbeding.

banner-prinsjesdag-2017-738x110-G-rev02

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

Heeft u een vraag over Studiekostenbeding?

Hans van der Spek

Manager Kenniscentrum HRM

Berenschot
Adviseur is nu beschikbaar