Door hevige brand is de administratie vernietigd, wat moeten we nu doen?

Enige tijd geleden brak er brand uit in ons bedrijfspand. De schade is beperkt, maar de ruimte waar de administratie van onze onderneming bewaard werd, heeft ernstige waterschade opgelopen. Hierdoor is een groot deel van de administratie verloren gegaan. Wat moeten we op de financiële administratie nu doen?

Antwoord

8 april 2015

De Belastingdienst moet altijd in staat zijn om uw aangiftes te controleren. U mag dus gerust spreken van een kleine ramp als uw boekhouding of andere belangrijke documenten uit de administratie verloren zijn gegaan. Het is daarom verstandig om de Belastingdienst zo snel mogelijk in te lichten. Maak hierbij gebruik van een inspectierapport van uw brandverzekeraar of een proces-verbaal. Zo laat u zien dat u getroffen bent door overmacht.

Duplicaten

De Belastingdienst zal in veel gevallen coulant zijn en de fiscus denkt in zo’n geval graag met u mee. Maar als u denkt dat deze zaak daarmee afgehandeld is, heeft u het mis. Want hier blijft het niet bij. Ondanks de overmacht moet u zich ook aantoonbaar inzetten om de verloren gegane boekhouding zoveel mogelijk te herstellen. In veel gevallen ligt de bewijslast namelijk bij u. Probeer daarom na te gaan waar er kopieën zijn, bijvoorbeeld bij de externe accountant van uw onderneming. U kunt ook contact opnemen met leveranciers om te vragen om zogenoemde duplicaatfacturen. Het is sowieso raadzaam om uw boekhouding op meerdere plekken te bewaren, ook digitaal. De fiscus heeft de eisen hiervoor op zijn website gepubliceerd. Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, moet u zeven jaar bewaren. Documenten die te maken hebben met onroerende zaken moet u tien jaar bewaren. Alles wat te maken heeft met uw pensioen moet u nog langer bewaren.

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Financiële administratie
    • Videocollege 20 minuten

    Bij ondernemen hoort het bijhouden van alles wat er in en met uw organisatie gebeurt. Alleen als u goed geïnformeerd bent, valt er werkelijk te sturen. Uw financiële administratie...

  • Werken met de kolommenbalans
    • Videocollege 14 minuten

    De cursus 'Werken met de kolommenbalans' maakt u snel vertrouwd met de kolommenbalans, het afsluiten van het grootboek en de boekingsgang. U leert het onderscheid tussen de proefbalans,...

  • Werken met het grootboek
    • Videocollege 14 minuten

    Na elk financieel feit zou de balans moeten worden aangepast. Dit is echter een zeer omslachtige manier van werken. Hoe moet het dan met de registratie en administratie van financiële...

Heeft u een vraag over Boekhouden?

Hans Broekhuis

Adviseur financiële administratie, fiscale zaken en non-profit

Finovion
Adviseur is nu beschikbaar