Hebben wij instemmingsrecht bij de aanschaf van een personeelssysteem?

Onze werkgever is van plan om software en hardware aan te schaffen voor een nieuw personeelsinformatie- en salarissysteem. Nu vraagt onze OR zich af of alleen al voor de aanschaffing van dit systeem instemming van de OR is vereist.

Antwoord

30 maart 2015

Of de aanschaf van het nieuwe systeem op zichzelf al instemmingsplichtig is, is afhankelijk van de functies ervan. Uw instemmingsrecht is inderdaad van toepassing als het gaat om voorzieningen die gebruikt (kunnen) worden voor de ‘waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties’ van werknemers. Maar ook als dat niet zo is, kunt u mogelijk een beroep doen op uw instemmingsrecht.

Kritisch

Systemen voor personeelsmanagement zijn voorzieningen waarmee de bestuurder persoonsgegevens opslaat en verwerkt. Daarom moet er een – met instemming van de OR vastgestelde – regeling zijn die voldoet aan de verplichtingen van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). Waarschijnlijk is er al zo’n regeling, omdat er sprake is van vervanging van het huidige systeem. De vraag is dan of de bestaande regeling moet worden aangepast vanwege het nieuwe systeem. Die kans is groot, want nieuwe personeelssystemen kunnen steeds meer. Dan ligt het voor de hand dat uw ondernemingsraad weer kritisch kijkt naar de informatie die wordt verzameld, waarvoor deze wordt gebruikt en wie inzage krijgt. Als er nog geen regeling was voor de verwerking van persoonsgegevens, geeft de geplande aanschaf aanleiding om hierop aan te dringen. U moet minimaal toetsen of de gegevensverzameling en -verwerking voldoet aan het vrijstellingsbesluit van de WBP. Zie hiervoor de Handreiking Vrijstellingsbesluit op cbpweb.nl. Als dat niet zo is, heeft de werkgever een meldingsplicht.

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Instemmingsrecht van de OR
    • Videocollege 11 minuten

    Het instemmingsrecht is één van de vier belangrijkste bevoegdheden van de OR. Het instemmingsrecht is een krachtig middel om het organisatiebeleid te beïnvloeden,...

Heeft u een vraag over Instemmingsrecht?

Elke Schulting

Adviseur Belonen en Organisatie-ontwerp

STYR & company
Adviseur is nu beschikbaar