Hoe registeren we het geslacht van onze werknemers?

8 april 2021

Zijn wij verplicht om het geslacht van onze werknemers te registreren, bijvoorbeeld in onze personeelsadministratie? Zo ja, welke opties zijn er voor het correct registreren van geslacht?

Of uw organisatie verplicht is om het geslacht of de sekse van iemand te registreren, hangt af van het doel. In sommige gevallen is er een wettelijke verplichting om sekse of geslacht te registreren. Soms is sekseregistratie relevant voor de diensten of producten die uw organisatie aanbiedt.

In veel andere gevallen is sekseregistratie onnodig en komt het vooral voort uit gewoonte. Atria, Kennisinstituut voor emancipatie en vrouwengeschiedenis, heeft een toolkit voor organisaties gepubliceerd om onnodige sekseregistratie tegen te gaan.

Nadelen sekseregistratie

Uitgangspunt is om geslacht of sekse vanuit privacyoverwegingen alleen te registreren als dat echt nodig is. Eén van de redenen om sekse niet te registreren, is omdat het onprettig kan zijn voor mensen die zich niet volledig herkennen in de indeling man en vrouw. Het dwingt hen in een hokje dat voor hen niet past.

Ook draagt sekseregistratie bij aan het in stand houden van de indeling man en vrouw, terwijl deze typerende indeling in veel situaties niet van belang is. Tot slot kan het terugdringen van onnodige sekseregistratie zorgen voor een efficiëntere en doelmatigere verwerking van gegevens.

Soms is sekseregistratie verplicht of relevant

Er zijn een zeer beperkt aantal situaties te bedenken waarin sekseregistratie verplicht is binnen organisaties. Zoals gezegd kan er een wettelijke verplichting zijn om sekse te registreren of te verwerken, bijvoorbeeld omdat u bepaalde gegevens aan een (overheids)instantie moet verstrekken.

Het is aan te raden bij de betreffende instantie na te vragen welke gegevens precies nodig zijn voor het beschreven doel. U kunt de werknemer uitleggen wat de redenen zijn van de registratie. Dit is vanuit de privacywetgeving vaak een vereiste.

In andere situaties kan sekseregistratie relevant of nodig zijn om bepaalde redenen, bijvoorbeeld omdat uw organisatie een voorkeursbeleid voert om meer vrouwen aan de top te krijgen. Het kan dan nodig zijn om statistische gegevens over sekse van specifieke individuen te verzamelen. Hierbij moet u wel onder meer rekening houden met de gelijkebehandelingswetgeving.

Onnodige registratie van geslacht

Uit het bovenstaande blijkt dat sekseregistratie vaak onnodig is. Voorbeelden van onnodige sekseregistratie door organisaties zijn bijvoorbeeld:

  • sekseregistratie bij sollicitatieprocedures, tenzij hier een speciaal doel mee wordt gediend, zoals een emancipatiebeleid;
  • sekseregistratie van werknemers in personeelssystemen, bijvoorbeeld salarisadministratie, computersystemen, toegangspasjes en lidmaatschappen.

Is er geen aanleiding of noodzaak om sekse te registreren, dan doet u er goed aan dat niet (meer) te doen. Hiervoor moet u mogelijk formulieren wijzigen.

Overig

Is het technisch, juridisch of beleidsmatig niet mogelijk om de registratie helemaal af te schaffen, dan kunt u overwegen om een derde optie toe te voegen naast de twee bestaande opties ‘man’ en ‘vrouw’. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor de optie ‘ik identificeer me als’, gevolgd door een open veld waar de werknemer zelf iets kan invullen.

U kunt ook kiezen voor de optie ‘anders dan bovenstaande’. Probeer wel voorzichtig te zijn met termen als ‘anders’ en ‘overig’, omdat mensen deze als stigmatiserend kunnen ervaren. Eventueel kunt u als optie ‘dat vind ik niet relevant’ of ‘dat zeg ik liever niet’ toevoegen.

Voor communicatiedoeleinden kunt u ook vragen naar de gewenste aanspreekvorm, zoals ‘mevrouw’, ‘meneer’ of alleen de (achter)naam. Dit voorkomt bovendien dat u in de communicatie met de werknemer de verkeerde aanhef gebruikt.

Nationaliteit registeren

Komt een werknemer bij uw organisatie in dienst, dan bent u verplicht om zijn identiteit te controleren. De nieuwe werknemer moet een origineel identiteitsbewijs tonen, bijvoorbeeld een paspoort, identiteitskaart of een vreemdelingendocument (geen rijbewijs).

U moet het identiteitsbewijs controleren op de pasfoto, fysieke kenmerken (leeftijd en lengte), handtekening, nationaliteit en geldigheid. U hoeft niet te controleren en registreren wat het geslacht is van de werknemer.