Kunnen we gedeclareerde autokosten privégebruik verrekenen met de bijtelling?

Er zijn een aantal medewerkers met een leaseauto die privéautokosten kunnen declareren ter verrekening met de fiscale bijtelling. Mijn vraag is: bestaat er een lijst met welke autokosten medewerkers precies kunnen declareren? We willen namelijk een heldere lijst opstellen als naslagwerk. 

Antwoord

31 oktober 2016

Er bestaat geen lijst van autokosten die uw werknemers kunnen declareren. Als uw werknemers een auto van de zaak hebben, kunnen zij geen kosten meer declareren. Alle autokosten worden in principe door u als werkgever gedragen.

Iedere betaling die uw werknemer aan u doet, kan in mindering gebracht worden op de bijtelling als eigen bijdrage. De voorwaarde hierbij is dat de bijdrage bestemd is voor het privégebruik en u dat vooraf met uw werknemer heeft afgesproken.

Betalingen die uw werknemer aan derden doet, kunt u in principe niet in mindering brengen op de fiscale bijtelling. Dit is anders als de werknemer deze betaling namens u doet. Dan heeft uw werknemer zelf niet iets betaald, maar voorgeschoten en dit bedrag kan deze werknemer bij u declareren. Dit bedrag dat de werknemer dan declareert, mag u verwerken als een eigen bijdrage voor het privégebruik. Daar vallen in principe alle door u genoemde kosten onder, behalve een eigen bijdrage bij schade als deze schade het gevolg is van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van uw werknemer. In dat geval is het een vergoeding voor de schade die u heeft geleden, en niet voor het privégebruik. Het criterium is heel simpel: als u vindt dat de betreffende kosten voor u als werkgever zijn, en deze komen voort uit het gebruik van de auto, mag u deze vergoeden. En als u ze wilt vergoeden en u ziet het als kosten van uw onderneming, mag u ze van de fiscale bijtelling aftrekken. Het kan raadzaam zijn om met uw werknemers samen een lijst op te stellen welke kosten door u vergoed worden en in mindering gebracht worden op de bijtelling. U en uw werknemers tekenen samen voor deze lijst en u bewaart deze bij uw loonadministratie. Dan kan er nooit misverstand ontstaan, zowel niet tussen u en uw werknemers als met de fiscus.

In uw aangifte loonheffingen vermeldt u de waarde van het privégebruik en de eigen bijdrage van uw werknemer, over het saldo moet u loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en premies werknemersverzekeringen afdragen.

Daarnaast kan het saldo van de bijtelling privégebruik auto en de eigen bijdrage voor privégebruik van uw werknemer nooit negatief worden; er kan dus geen aftrek (negatieve bijtelling) ontstaan.

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

Heeft u een vraag over Auto van de zaak?

Bart Agerbeek

Belastingadviseur, Partner

Agerbeek Advies
Adviseur is nu beschikbaar