Mag onze werkgever eisen dat er een portretfoto op de visitekaartjes komt?

De bestuurder heeft op advies van de afdeling Marketing besloten dat het goed is voor de herkenbaarheid van de organisatie als er pasfoto’s komen op de visitekaartjes van werknemers. Maar kan hij de werknemers daartoe wel verplichten? Sommige werknemers hebben bezwaar gemaakt en zij krijgen nu geen nieuwe visitekaartjes meer.

Antwoord

9 april 2015

Los van het feit dat hier sprake is van het portretrecht, worden (portret)foto’s beschouwd als zeer gevoelige persoonsgegevens: men kan zien van welk ras iemand is en van welk geslacht. Maar soms ook of hij een medische beperking heeft. Daarmee is de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van toepassing. Daarnaast kan uw OR beroep doen op het instemmingsrecht op basis van artikel 27 lid 1k van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Herkenbaarheid

Uit uw vraag blijkt dat werknemers (nog) niet verplicht zijn om visitekaartjes te gebruiken waarop hun portretfoto staat. Men kan blijkbaar bezwaar maken met als gevolg dat de organisatie dan geen visitekaartjes meer verstrekt aan die werknemers. Daarmee lijkt het nieuwe visitekaartjesbeleid averechts te werken. De foto’s op de kaartjes moeten tenslotte de herkenbaarheid van de organisatie en de werknemers vergroten. Maar zodra werknemers dit weigeren, krijgen zij helemaal geen visitekaartjes meer. Als straks de helft van uw collega’s rondloopt met een stapel portretfoto’s in de binnenzak van hun jasje en de andere helft niet, dan kunt u zich afvragen of de organisatie hiermee aan herkenbaarheid wint. De volgende stap die de bestuurder dus zou moeten nemen om zijn doel te laten slagen, is het verplicht stellen van de foto op de visitekaartjes. Maar dat mag hij niet zomaar doen!

Toestemming

Zelfs als de werkgever de foto op de visitekaartjes niet verplicht stelt, is de WBP van toepassing – en daarmee ook het instemmingsrecht van de OR. Het gaat immers om ‘verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling van persoonsgegevens’. Als uw bestuurder de foto op de visitekaartjes toch verplicht stelt, moet de werknemer – zelfs als de OR instemt – op grond van de WBP zijn individuele toestemming geven. Het kan dus heel goed zijn dat een groot deel van de werknemers besluit om niet akkoord te gaan. Daartoe hebben zij het volste recht volgens de wet en het College bescherming persoonsgegevens (CBP) dat toeziet op een correcte naleving van die wet.

Beveiligingspas

In principe mag de werkgever gegevens die samenhangen met de foto niet verwerken. Op die regel zijn drie uitzonderingen. De werknemer maakt zelf zijn foto openbaar (1), hij geeft uitdrukkelijk zijn toestemming (2) of het is noodzakelijk voor de identificatie van de persoon (3). Dat laatste doet zich bijvoorbeeld voor bij een beveiligingspas die dient als toegangspas. Voor het werken met een visitekaartje is een afbeelding van de persoon niet noodzakelijk. Daar ligt dan ook meteen een aandachtspunt voor uw OR. U moet erop toezien dat de werkgever de wet naleeft en dat betekent dat de te verwachten instemmingsaanvraag in ieder geval moet voorzien in het uitdrukkelijk toestemming vragen aan de individuele werknemer. Daarbij moet hem wel een alternatief worden geboden: een visitekaartje zonder foto. U kunt zich terecht afvragen of het zinvol is om zowel met als zonder foto’s op de visitekaartjes te werken.

Benadeling

Zal het uitdelen van kaartjes zonder foto niet leiden tot een (onbewuste) benadeling van deze werknemer? In de visie van het management werkt deze immers zijn herkenbaarheid tegen? Weegt dit bedrijfsbelang eigenlijk wel op tegen dat van de meer op hun privacy gestelde werknemers? Dat zijn de vragen die u moet beantwoorden voordat u besluit om al dan niet in te stemmen met de maatregel.

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Wet- en regelgeving voor ondernemers
    • Videocollege 29 minuten

    De cursus 'Wet en regelgeving voor ondernemers' bespreekt achtereenvolgens de hoofdzaken van de Arbowet, de Wet bescherming persoonsgegevens, Regelgeving voor bedrijf en omgeving en...

  • Professionele personeelsadministratie
    • Videocollege 14 minuten

    Zelfs als u maar één naam op uw loonlijst heeft staan, bent u verplicht een personeelsadministratie bij te houden. Daar komt best veel bij kijken. Veel ondernemers weten...

  • Meldplicht datalekken
    • Videocollege 7 minuten

    De meldplicht datalekken geldt sinds 1 januari 2016. Het houdt in dat uw organisatie een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er sprake is van een ernstige...

Heeft u een vraag over Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)?

Jan Pieter Schuitema

IT-jurist

IT-jurist
Adviseur is nu beschikbaar