Moet ik reiskosten blijven vergoeden tijdens het ouderschapsverlof?

Mijn werknemer rijdt in een auto van de zaak. Over twee maanden neemt hij gespreid over een langere periode ouderschapsverlof op. Mag ik hem dan een eigen bijdrage vragen voor het privégebruik van de auto tijdens zijn afwezigheid? En hoe werkt dit als een werknemer in een soortgelijke situatie een reiskostenvergoeding ontvangt?

Antwoord

10 april 2015

Ouderschapsverlof is het recht van een werknemer om maximaal 26 weken – zonder aanspraak op loon – verlof op te nemen, totdat het kind acht jaar oud is. Een werknemer kan het ouderschapsverlof aaneengesloten opnemen of in deeltijd. Doordat hij in deze periode geen recht heeft op loon vervallen ook andere beloningen, zoals het recht op vakantiebijslag en de opbouw van vakantiedagen.

Verrekenen

Het privégebruik van een auto van de zaak is loon in natura. U mag dus verlangen dat een werknemer de auto van de zaak inlevert aan het begin van een aaneengesloten periode van ouderschapsverlof. De bijtelling vervalt in dat geval gedurende de maanden waarin de auto is ingeleverd. Behoudt de werknemer de auto tijdens het ouderschapsverlof, dan moet u bijtelling blijven afdragen. Om de auto te mogen blijven gebruiken, moet de werknemer maandelijks een bedrag aan uw bv betalen. Dit kunt u via een personeelslening regelen. Als u een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto afspreekt, mag deze niet hoger zijn dan de bijtelling. U kunt deze eigen bijdrage met de bijtelling verrekenen.

Gespreid

Bij gespreid ouderschapsverlof mag de werknemer de auto privé blijven gebruiken. Omdat hij op de dagen van het ouderschapsverlof niet naar kantoor reist en er ook geen sprake is van zakelijke ritten, hoeft u ook geen brandstofkosten te betalen. In deze situatie wordt er meestal geen eigen bijdrage in rekening gebracht.

Bijstellen

Een vaste reiskostenvergoeding berekent u op basis van 214 werkdagen per jaar. Bij dit aantal is al rekening gehouden met kortdurende afwezigheid vanwege vakantie, ziekte of verlof. De Belastingdienst staat toe dat u een vaste reiskostenvergoeding gedurende maximaal zes aaneensluitende weken doorbetaalt zonder dat de werknemer werkt. Een belaste reiskostenvergoeding – vergoedingen boven € 0,19 per kilometer – wordt als loon gezien en mag u direct stopzetten. Een werknemer maakt immers geen zakelijke reizen tijdens voltijd ouderschapsverlof. Als hij het ouderschapsverlof in deeltijd opneemt, moet u de vaste reiskostenvergoeding na zes weken evenredig naar beneden bijstellen.

Jaarabonnement

Heeft u uw werknemer een jaarabonnement verstrekt en past u de werkkostenregeling nog niet toe, dan mag u het abonnement volledig blijven vergoeden zolang uw werknemer het abonnement regelmatig gebruikt voor reizen voor het werk. Alleen bij voltijd ouderschapsverlof moet een correctie plaatsvinden, doordat de waarde van de – niet zakelijk gebruikte – ov-jaar(traject)kaart in de periode van verlof wordt beschouwd als loon.

Aantonen

Maakt u wel gebruik van de werkkostenregeling, dan bepaalt de omvang van de zakelijke kilometers in het gehele jaar of de kosten van de ov-jaarkaart belast zijn of niet. De verstrekking blijft onbelast als u kunt aantonen dat de reiskosten op basis van het aantal zakelijk gereisde kilometers in het jaar, vermenigvuldigd met € 0,19 per gereisde kilometer, ten minste even hoog zouden zijn geweest als de daadwerkelijke kosten van het ov-abonnement van de werknemer.

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

E-learningcursussen

  • Fiets van de zaak
    • Videocollege 8 minuten

    Binnen de werkkostenregeling zijn er verschillende manieren om het vervoer van werknemers onbelast te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen, zo ook de fiets van de zaak....

Heeft u een vraag over Reiskosten?

Gert-Jan van Bodegraven

HRM Adviseur

Visser & Visser
Adviseur is nu beschikbaar