Studiekostenbeding apart afspreken?

Een werknemer van ons heeft onlangs ontslag genomen. Een half jaar vóór zijn ontslag heeft hij op onze kosten een opleiding afgerond. Wij willen hem (een deel) van zijn studiekosten laten terugbetalen. Er staat een studiekostenbeding in het personeelsreglement. Is dit voldoende of hadden we hem een apart contract moeten laten tekenen?

Antwoord

13 april 2015

Een studiekostenbeding is een beding waarin u afspreekt dat een werknemer (een deel van) zijn studiekosten moet terugbetalen als hij in een bepaalde periode na het afronden van de opleiding uw organisatie verlaat. Voor de geldigheid van een studiekostenbeding is het belangrijk dat u dit schriftelijk bent overeengekomen.

Personeelsreglement

Als u in het personeelsreglement een studiekostenbeding heeft opgenomen en de werknemer hier bij indiensttreding voor getekend heeft, is dit in principe voldoende. Er staat namelijk niet in de wet hoe u dit beding moet opnemen, als u er maar voor zorgt dat de werknemer hiervoor getekend heeft. Dit hoeft dus niet in een apart contract; het studiekostenbeding kan ook in het personeelsreglement zijn opgenomen. Ook kan er in de (getekende) arbeidsovereenkomst een verwijzing staan naar het personeelsreglement waarin het studiekostenbeding is opgenomen. Dat een werknemer het personeelsreglement misschien alleen bij indiensttreding heeft bekeken en er daarna niet meer heeft ingekeken, kan de werkgever niet worden aangerekend. Het studiekostenbeding is dan gewoon geldig. Overigens gelden voor andere bedingen, zoals het proeftijdbeding en het concurrentiebeding vaak wel specifieke regels voor hoe dit moet worden opgenomen.

Kosten

Zorg er wel voor dat het studiekostenbeding duidelijk is geformuleerd. Zo is het belangrijk om te vermelden welke kosten de werknemer precies moet terugbetalen als hij uit dienst treedt. Dit kunnen de kosten van de opleiding zelf zijn, maar ook de kosten van het studiemateriaal of de loonkosten van de dagen die de werknemer aan de studie heeft besteed. Daarnaast moet er een bepaalde periode aan de geldigheid van het studiekostenbeding zijn verbonden. Meestal wordt er bij het studiekostenbeding een glijdende schaal aangehouden. Hoe langer het geleden is dat de werknemer zijn opleiding heeft afgerond, hoe lager het bedrag is dat hij aan u moet terugbetalen. Zo kunt u in het studiekostenbeding afspreken dat een werknemer die binnen zes maanden vertrekt, de volledige opleidingskosten moet terugbetalen. Vertrekt de werknemer binnen 12 maanden, dan betaalt hij een vergoeding van 50% en vertrekt de werknemer binnen 24 maanden dan is 25% een redelijke vergoeding.

Disfunctioneren

Daarnaast maakt het een verschil of een werknemer zelf ontslag neemt of dat u de werknemer ontslaat. In het laatste geval zal een studiekostenbeding minder snel stand houden. Dit is anders als het ontslag aan de werknemer zelf te wijten is, bijvoorbeeld bij disfunctioneren. In dat geval kunt u de werknemer vaak wel aan de terugbetalingsregeling houden. Verder moet u rekening houden met de grens van het minimumloon. Het werkelijke salaris van een werknemer mag door de terugbetalingsregeling namelijk nooit onder het minimumloon komen. Denk hieraan bij de eindafrekening.

Verplicht

Soms kiest een werknemer er niet vrijwillig voor om een opleiding te volgen, maar is dit noodzakelijk voor zijn functie. Het is dan de vraag of u de werknemer kunt verplichten om de studiekosten terug te betalen. Meestal is dit wel het geval. De werkgever investeert immers in de vakbekwaamheid van de werknemer. Hij moet hier dan ook enige tijd profijt van kunnen hebben. Een voorbeeld van een studieovereenkomst met studiekostenbeding vindt u op rendement.nl/hrtools.

Gerelateerd aan dit antwoord

Laatst toegevoegd

Meest gelezen

Heeft u een vraag over Studiekostenbeding?

Naomi Giling

Advocaat

L&A advocaten
Adviseur is nu beschikbaar